Cos'è la doppia prenotazione? Cause, soluzioni e cosa dire

Cosa significa doppia prenotazione?

Prenotare due volte significa assegnare lo stesso orario a 2 persone o a 2 eventi. In inglese lo troverà scritto double booking, double-booking o double-booked: significano tutti la stessa cosa.

Succede in diversi contesti:

• Il Suo calendario: una chiamata con un cliente alle 14, sopra un appuntamento dal dentista.
• Appuntamenti: 2 clienti prenotati alle 10 con lo stesso parrucchiere, terapeuta o insegnante privato.
• Sale e attrezzature: 2 team che hanno prenotato entrambi la sala riunioni grande per il lunedì mattina.
• Hotel, compagnie aeree e ristoranti: 2 ospiti a cui è stata promessa la stessa camera, lo stesso posto o lo stesso tavolo.

Spesso la si confonde con 2 termini simili:

Perché succedono le doppie prenotazioni

Ecco la causa più comune in un'immagine. La pagina di prenotazione controlla solo il calendario di lavoro, quindi non vede mai l'appuntamento dal dentista in quello personale:

L'elenco completo delle cause:

1. Un calendario che nessuno controlla. Ha un calendario di lavoro, uno personale e magari un calendario di famiglia condiviso. Un link di prenotazione che ne legge solo uno proporrà orari già occupati negli altri. Unire i calendari Google La aiuta a vedere i conflitti, ma lo strumento di prenotazione deve comunque controllare tutti i calendari.
2. Eventi segnati come "libero". In Google Calendar e Outlook può segnare un evento come libero invece che occupato. Gli strumenti di prenotazione considerano quindi quell'orario disponibile. Gli eventi di un'intera giornata sono spesso segnati come liberi per impostazione predefinita, quindi controlli i Suoi.
3. Inviti a cui non ha risposto. Alcuni strumenti ignorano gli eventi che non ha accettato. Le pagine di prenotazione di Google, per esempio, non lasciano che gli eventi non accettati o provvisori blocchino un orario.
4. Prenotazioni fuori dal sistema. Un cliente prenota per telefono, SMS o email, e nessuno lo aggiunge al calendario. Il calendario continua a mostrare l'orario come libero.
5. Due persone prenotano nello stesso momento. Se uno strumento controlla il calendario solo quando la pagina si carica, 2 persone possono prendere la stessa fascia oraria a pochi secondi di distanza.
6. Un team che non vede i calendari degli altri. Una receptionist prenota un professionista che è già in una riunione visibile solo a lui.
7. Confusione tra fusi orari. Le "15" in un'email indicano orari diversi a New York e a Londra. Qualcuno prenota quello sbagliato.
8. Sincronizzazione lenta. Un calendario che copia gli eventi una volta all'ora, o un calendario in abbonamento che si aggiorna lentamente, lascia una finestra in cui un orario occupato sembra ancora libero.

Come evitare la doppia prenotazione

1. Colleghi ogni calendario al Suo link di prenotazione. Lavoro, personale, condiviso: se può contenere un evento, lo strumento di prenotazione deve leggerlo.
2. Tenga un'unica fonte di verità. Scelga un solo posto in cui finisce ogni prenotazione, anche quelle fatte per telefono. Se un cliente chiama, la aggiunga lì prima di riattaccare.
3. Segni gli eventi reali come occupati. Verifichi che gli eventi importanti, e quelli di un'intera giornata come i giorni di viaggio, siano segnati come "occupato" e non come "libero".
4. Invii un link di prenotazione invece di scambiarsi email. Un link mostra gli orari realmente liberi nel fuso orario dell'ospite, così nessuno deve indovinare.
5. Aggiunga un tempo di buffer. Una pausa di 10-15 minuti fa sì che una riunione che si prolunga non si scontri con la successiva.
6. Imposti un preavviso minimo. Eviti che qualcuno La prenoti tra 10 minuti, prima che Lei abbia avuto modo di accorgersene.
7. Limiti la Sua giornata. Un limite giornaliero di prenotazioni impedisce che una giornata piena diventi un ingorgo.
8. Usi la pianificazione per team con i team. Con un link round robin, ogni prenotazione va a un host libero. Con un link collettivo, i clienti vedono solo gli orari in cui tutti gli host sono liberi.

Come zcal evita le doppie prenotazioni

Una pagina di prenotazione può proteggere solo i calendari che vede. Per questo la maggior parte delle doppie prenotazioni avviene con strumenti che controllano un solo calendario, o solo una sua parte.

zcal è un'app di pianificazione gratuita pensata per controllarli tutti:

• Tutti i calendari, con ogni piano. Colleghi fino a 10 account di calendario di Google, Outlook e Apple (iCloud), e scelga quali calendari controllare per i conflitti.
• Gli inviti senza risposta contano come occupati. zcal blocca l'orario per gli eventi a cui non ha ancora risposto e per quelli provvisori. Ignora solo gli eventi che ha rifiutato o segnato come liberi.
• Un secondo controllo al momento della prenotazione. zcal ricontrolla i Suoi calendari nell'istante in cui un ospite conferma, così un orario occupato un secondo prima non può essere prenotato.
• Posti che si fermano al limite. In un evento di gruppo, la fascia oraria si chiude quando è al completo.
• Buffer, preavviso e limiti. Aggiunga un buffer prima o dopo ogni riunione, un preavviso minimo e un limite di prenotazioni al giorno o alla settimana.

Crei una pagina di prenotazione gratuita, colleghi i Suoi calendari, e i Suoi ospiti vedranno sempre e solo gli orari in cui è davvero libero.

Quando prenotare due volte di proposito ha senso

Alcune attività prenotano due volte di proposito:

• Le cliniche prenotano 2 pazienti in alcune fasce orarie, perché una parte dei pazienti non si presenta.
• I saloni iniziano con un secondo cliente mentre il colore del primo è in posa.
• Le sessioni di gruppo mettono di proposito più persone nella stessa fascia oraria, come una lezione o un workshop.

Può riempire i tempi morti. Ma quando si presentano tutti, qualcuno aspetta, il professionista va di fretta e i 3 appuntamenti successivi slittano. Quell'ultimo cliente potrebbe non tornare più.

Il nostro parere: per la maggior parte delle piccole attività, meglio di no. Combatta le assenze con i promemoria. Un promemoria il giorno prima non costa niente e non fa aspettare nessuno. Se organizza sessioni di gruppo, usi uno strumento di prenotazione con un limite di posti, così la fascia oraria si chiude quando è al completo.

Cosa fare quando ha fatto una doppia prenotazione

1. Lo comunichi subito. Prima scrive, più opzioni ha l'altra persona. Non aspetti l'inizio della riunione.
2. Si assuma la responsabilità. Una breve scusa. Nessuna lunga spiegazione sul perché è successo.
3. Renda facile prenotare di nuovo. Proponga 2 o 3 nuovi orari, o il Suo link di prenotazione, così l'altra persona può scegliere in un solo passaggio.
4. Rimedi se ha avuto un costo. Un cliente pagante che ha riorganizzato la propria giornata merita uno sconto o 15 minuti in più.
5. Risolva la causa. Individui quale delle cause qui sopra è stata, perché non succeda di nuovo.

Può copiare questi messaggi:

Gentile [nome],

mi scuso: per un mio errore ho fissato un altro impegno in concomitanza con il nostro incontro di [giorno] alle [ora].

Possiamo spostarlo a uno di questi orari? Tutti gli orari sono espressi in [fuso orario].
1. [giorno] alle [ora]
2. [giorno] alle [ora]

Oppure può scegliere qui l'orario che preferisce: [link di prenotazione]

La ringrazio per la pazienza e mi scusi ancora per il disagio.

Cordiali saluti,
[il Suo nome]

Buongiorno [nome], mi scusi, ho fatto una doppia prenotazione per il nostro incontro di [giorno] alle [ora]. Può scegliere un nuovo orario qui? [link di prenotazione]

Domande frequenti