Wat is Calendly? Zo werkt het, functies en prijzen (2026)

Waarvoor wordt Calendly gebruikt?

Calendly vervangt de e-mailwisseling vol "Wanneer kunt u?". In plaats van tijden heen en weer te sturen, stuurt u één link, en de ander boekt een tijdslot dat vrij is in uw agenda. Mensen gebruiken het voor:

• Salesgesprekken en demo's. Prospects boeken een gesprek vanuit een e-mail of een website, zonder op een antwoord te wachten.
• Sollicitatiegesprekken. Kandidaten kiezen zelf hun tijd voor het gesprek.
• Klantafspraken. Consultants, coaches en freelancers delen een link voor kennismakingsgesprekken en sessies.
• Spreekuren. Docenten en managers zetten een paar tijdslots per week open voor iedereen die ze nodig heeft.
• Groepsplannen. Met een vergaderpeiling stemt een groep over een tijd.

Het is wel geen videotool. Calendly plant de afspraak in en voegt er een Zoom-, Google Meet- of Microsoft Teams-link aan toe, maar het gesprek zelf vindt plaats in die videoapp.

Hoe werkt Calendly?

Calendly instellen gaat in 4 stappen. Zo ziet elke stap eruit in de app.

1. Koppel uw agenda

Meldt u zich aan met Google of Microsoft, dan koppelt Calendly die agenda. Het controleert de agenda voordat het een tijd aanbiedt, zodat niemand u kan boeken als u al bezet bent. Met het gratis abonnement controleert Calendly maar 1 agenda, dus een tweede werk- of privéagenda blijft voor Calendly onzichtbaar.

2. Maak een event type aan

Een event type is één soort afspraak, zoals een "kennismakingsgesprek van 30 minuten". In de app biedt de knop Create deze opties:

• One-on-one: "1 host → 1 invitee", de klassieke boekingslink.
• Group: "1 host → Multiple invitees", voor webinars en lessen (alleen betaalde abonnementen).
• One-off meeting: "Offer time outside your normal schedule", een tijd buiten uw normale schema.
• Meeting poll: "Let invitees vote on a time to meet", een peiling waarin genodigden over een tijd stemmen.

Elk event type heeft een duur, een locatie (zoals Zoom of een telefoongesprek) en een paar vragen voor de persoon die boekt.

3. Stel uw beschikbaarheid in

Vertel Calendly daarna wanneer u afspraken aanneemt. Een nieuw event type gebruikt uw schema Working hours, en standaard geldt "Invitees can schedule 60 days into the future with at least 4 hours notice": genodigden kunnen tot 60 dagen vooruit boeken, en minstens 4 uur van tevoren. U kunt buffertijd tussen afspraken toevoegen, een maximum aantal afspraken per dag instellen, en datums blokkeren waarop u weg bent.

4. Deel uw link

Elk event type krijgt een eigen link, en uw account heeft een hoofdpagina met alle links. Plak de link in een e-mail, zet hem op uw website of in uw e-mailhandtekening. Onze gids over uw Calendly-link laat elke manier zien om hem te vinden, te delen en aan te passen.

Wat uw gasten zien

Uw gast opent de link en ziet uw naam, de afspraak en een kalender. Ze kiezen een dag, en de vrije tijden verschijnen ernaast, al in hun eigen tijdzone.

Een leuk detail: onze testbrowser was aangemeld bij Calendly, dus de pagina markeerde "times you're available" met een groene stip, op basis van onze eigen agenda. Gebruikt uw gast ook Calendly, dan ziet die in één oogopslag welke tijden u allebei uitkomen.

Na het kiezen van een tijd klikt de gast op Next en vult een kort formulier in: naam, e-mailadres, een optie om gasten toe te voegen, en alles waar u om hebt gevraagd. Een Calendly-account is niet nodig.

Klikt de gast op Schedule Event, dan komt de afspraak in uw agenda en in die van de gast. Calendly stuurt u ook bij elke nieuwe boeking een e-mail. Die e-mail komt van Calendly zelf, en u kunt hem niet uitzetten.

De belangrijkste functies van Calendly

Naast de boekingslink is Calendly uitgegroeid tot een grote app. Dit zijn de onderdelen waar de meeste mensen naar vragen:

• Vergaderpeilingen. Een groep stemt over een paar tijden, en u boekt de winnaar. Ze zitten in het gratis abonnement.
• Links voor eenmalig gebruik. Een link die maar één keer kan worden geboekt, handig voor een VIP of een eenmalig gesprek.
• Workflows. Herinneringen en opvolgberichten per e-mail en sms, vóór en na een afspraak. Ze zitten alleen in betaalde abonnementen, dus gratis gebruikers kunnen geen automatische herinneringen sturen.
• Teamplanning. Round robin verdeelt nieuwe afspraken over een team, en collectieve evenementen vinden een tijd waarop meerdere hosts allemaal vrij zijn. Voor round robin hebt u het abonnement Teams nodig.
• Routing forms. Een kort formulier dat elke lead naar de agenda van de juiste persoon stuurt, voor salesteams.
• Integraties. Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, Stripe, PayPal en nog veel meer.
• AI-tools. Callie, een assistent die afspraken via e-mail inplant, en Notetaker, die uw gesprekken opneemt en samenvat. Beide zitten in de "Plus"-abonnementen.

Wat kost Calendly?

Calendly heeft een gratis abonnement en betaalde abonnementen met een prijs per seat (gebruiker):

De abonnementen Standard Plus en Teams Plus voegen de AI-tools toe voor $8 meer per seat. Voor elke grens van het gratis abonnement en wat een team echt betaalt, lees Is Calendly gratis?

Voor- en nadelen van Calendly

In onze test: de kant van de gast is bij Calendly uitstekend. De boekingspagina is overzichtelijk en vertrouwd, en mensen weten hoe ze hem moeten gebruiken. De kant van de host is een ander verhaal. Ons gratis account stond vol met AI-assistenten, contacten, routing forms en knoppen "Upgrade plan", allemaal rond het ene ding waarvoor de meeste mensen komen: een link. En met het gratis abonnement komt die link niet ver. Ons tweede event type stond uit, met een knop "Turn On" die naar het upgradevenster leidde.

Wat we goed vonden:

• Een boekingspagina die gasten herkennen en vertrouwen.
• Tijdzones worden voor elke gast geregeld, zonder instellingen.
• De stippen bij "times you're available", als uw gast ook Calendly gebruikt.
• Vergaderpeilingen in het gratis abonnement.

Wat we minder goed vonden:

• Het gratis abonnement stopt bij 1 actief event type en 1 agenda, dus u kunt geen kennismakingsgesprek en een langere sessie naast elkaar aanbieden.
• Geen herinneringen zonder te betalen, terwijl dat juist de functie is die no-shows vermindert.
• Prijzen per seat lopen op. Een team van 5 met Teams betaalt $960 per jaar, jaarlijks gefactureerd.
• Een drukke app voor mensen die alleen hun vrije tijden willen delen.

Een eenvoudiger gratis alternatief: zcal

Bevalt de werking van Calendly, maar het gratis abonnement niet? zcal is een gratis planningsapp rond hetzelfde idee: koppel uw agenda, deel een link, en mensen boeken vrije tijden. Het verschil is wat u gratis krijgt:

• Onbeperkt boekingslinks en agenda's, zodat het kennismakingsgesprek en de betaalde sessie elk hun eigen link krijgen.
• Een herinnering per e-mail vóór elke afspraak, om no-shows te verminderen.
• Vergaderpeilingen en groepsevenementen, met maximaal 5 personen per tijdslot.
• Een boekingspagina die bij uw merk past, met een omslagfoto, een welkomstvideo en een korte introductie.

Het betaalde abonnement van zcal, Pro, begint bij $7 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd, en voegt sms-herinneringen, round robin en collectieve evenementen toe. Maak een gratis boekingslink, of vergelijk zcal met andere Calendly-alternatieven.

Veelgestelde vragen