Collectieve planning voor afspraken met meerdere hosts
Boek via één link één afspraak met meerdere mensen uit uw team. Klanten zien alleen tijden waarop elke host vrij is, dus niemand hoeft agenda's naast elkaar te leggen.
Collectieve planning gratis proberen
Vertrouwd door toonaangevende merken, van snelgroeiende startups tot grote ondernemingen.
zcal is een planningsapp voor personen en teams, en met de collectieve links van zcal boekt u één afspraak met meerdere mensen uit uw team. zcal controleert de agenda van elke host en toont klanten alleen de tijden waarop ze allemaal vrij zijn. Als een klant boekt, krijgt iedereen dezelfde agenda-uitnodiging, met één videolink. Nooit meer een mailketen om drie agenda's op elkaar af te stemmen.
Inhoudsopgave
Hoe het werkt
1. Voeg uw team toe
Maak een team in zcal en nodig de mensen uit die bij deze afspraken aansluiten. Iedereen koppelt de eigen agenda van Google, Outlook of Apple, zodat zcal altijd weet wanneer iemand bezet is.
2. Kies de hosts
Kies wie bij elke afspraak moet zijn. Iemand die de uitnodiging moet krijgen, maar geen tijden mag blokkeren, kan een optionele host zijn.
3. Kies wiens uren tellen
Combineer de eigen werkuren van elke host, of stel aparte uren in voor alleen deze link. In beide gevallen controleert zcal de agenda van elke verplichte host voordat er een tijd verschijnt.
4. Deel de link, en iedereen is geboekt
Zet de link in een e-mail, een offerte of op uw website. De klant kiest een tijd, en zcal stuurt de klant en elke host één agenda-uitnodiging, met de videolink erin.
Hoe zcal een tijd vindt die voor iedereen werkt
Hier is één middag op een kick-offlink met drie hosts. Alex en Jordan moeten erbij zijn, en Sam is optioneel.
| Tijd | Alex | Jordan | Sam (optioneel) | Kan de klant deze tijd boeken? |
|---|---|---|---|---|
| 13.00 uur | Vrij | Bezet | Vrij | Nee. Jordan is bezet |
| 14.00 uur | Vrij | Vrij | Bezet | Ja. Sam is optioneel, dus de agenda van Sam telt niet mee |
| 15.00 uur | Vrij | Vrij | Vrij | Ja |
| 16.00 uur | Bezet | Vrij | Vrij | Nee. Alex is bezet |
De klant ziet 14.00 en 15.00 uur, en verder niets. Welke tijd de klant ook kiest, alle drie de hosts krijgen de uitnodiging, en Sam sluit aan als het lukt.
Elke verplichte host die u toevoegt, is weer een agenda waar elke tijd in moet passen. Houd de lijst dus bij de mensen die er echt bij moeten zijn, en maak de rest optioneel.
Collectief, round robin of groepsevenement?
Alle drie zetten meer dan twee mensen op één link, maar ze doen elk iets anders:
- Collectief: elke afspraak heeft meerdere hosts, en klanten zien alleen de tijden waarop ze allemaal vrij zijn. Gebruik het voor een kick-off, een salesdemo met een specialist of een interviewpanel.
- Round robin: elke afspraak gaat naar één host uit uw team. Gebruik het voor salesdemo's, supportgesprekken en eerste sollicitatiegesprekken. Lees hoe round robin-planning werkt.
- Groepsevenement: één host, veel gasten in hetzelfde tijdslot. Gebruik het voor lessen, workshops en webinars.
Bekijk alle manieren om met meer dan één persoon te plannen bij groepsplanning.
Waarom zcal voor collectieve planning?
Geen agenda-gepuzzel meer
Drie agenda's via e-mail op elkaar afstemmen kan dagen duren. Met een collectieve link kiest de klant in een minuut een tijd, en die werkt meteen voor iedereen.
Elke agenda gecontroleerd
Elke host koppelt alle agenda's van Google, Outlook en Apple die hij of zij gebruikt. zcal controleert ze allemaal voordat er een tijd verschijnt, zodat niemand wordt geboekt voor een afspraak waar hij niet bij kan zijn.
Optionele hosts
Nodig mensen uit die graag aansluiten, zonder dat hun agenda's uw vrije tijden inperken. Ze krijgen de uitnodiging hoe dan ook.
Uw uren of die van hen
Gebruik de eigen werkuren van elke host, of stel één tijdvenster in voor alleen deze link, zoals dinsdag- en donderdagmiddag. De agenda's worden nog steeds gecontroleerd.
Eén uitnodiging voor iedereen
De klant en elke host krijgen dezelfde agenda-uitnodiging, met één link voor Zoom, Google Meet of Microsoft Teams. Iedereen neemt deel aan hetzelfde gesprek.
Herinneringen tegen no-shows
Elke boeking krijgt herinneringen per e-mail, en met Pro kunt u klanten ook een sms sturen. Hoe meer mensen in een afspraak, hoe meer één no-show kost.
Wie gebruikt collectieve evenementen?
Salesteams
Neem een solutions engineer mee naar een demo, of een manager naar een afsluitend gesprek. De prospect boekt één keer, en u bent allebei vrij.
Bureaus en consultants
Boek in één stap een kick-off met de accountmanager, de designer en de developer, zodat de klant vanaf dag één het hele team leert kennen.
Recruitmentteams
Laat kandidaten een panelgesprek boeken met de hiring manager en twee interviewers, zonder een recruiter midden in elke e-mail.
Customer success en support
Koppel een customer success manager aan een productspecialist voor onboardinggesprekken en lastige supportvragen.
Collectieve evenementen in zcal, Calendly en Cal.com
Met alle drie de apps kan een klant meerdere hosts tegelijk boeken, en geen van de drie biedt het in het gratis plan. zcal kost het minst per persoon in uw team.
| zcal | Calendly | Cal.com | |
|---|---|---|---|
| Plan dat u nodig hebt | Pro | Standard | Teams |
| Prijs per gebruiker per maand | Vanaf $7 | Vanaf $10 | Vanaf $12 |
Vergelijkt u meer apps? Bekijk onze lijst met alternatieven voor Calendly.
Tips voor collectieve links die vollopen
- Houd de lijst met verplichte hosts kort. Elke verplichte host die u toevoegt, laat minder vrije tijden over. Maak de rest optioneel.
- Koppel elke agenda. Vraag elke host om alle agenda's te koppelen die hij of zij gebruikt, anders kan een klant boeken over een afspraak die zcal niet ziet.
- Voeg buffertijd toe. Een pauze van 10 tot 15 minuten ervoor en erna geeft iedereen tijd om van het ene gesprek naar het volgende te gaan.
- Geen tijden zichtbaar? Open de beschikbaarheidsprobleemoplosser in zcal om te zien welke uren of agenda-afspraken uw link blokkeren.
Meer manieren om als team te plannen
- Round robin. Verdeel klantafspraken over uw team, één host per afspraak.
- Groepsplanning. Polls, groepsevenementen, collectief en round robin naast elkaar.
- Boekingspagina's. Geef iedereen in uw team een eigen boekingslink.
- SMS-herinneringen. Stuur klanten vóór elke afspraak een sms, zodat minder mensen hem missen.
Veelgestelde vragen
Wat is een collectief evenement?
Een collectief evenement is een afspraak met meerdere hosts en één klant, geboekt via één link. De boekingspagina toont alleen de tijden waarop elke verplichte host vrij is, en de afspraak komt in de agenda van elke host. Calendly noemt het een Collective event type, en sommige apps noemen het een afspraak met meerdere hosts.
Wat is het verschil tussen collectieve planning en round robin?
Een collectief evenement zet meerdere hosts in één afspraak, dus klanten zien alleen tijden waarop ze allemaal vrij zijn. Round robin geeft elke afspraak aan één host uit uw team, zodat het werk verdeeld wordt. Beide zitten in de plannen Pro en Business van zcal.
Wat is een optionele host?
Een optionele host krijgt de uitnodiging voor elke boeking, maar zijn of haar agenda bepaalt niet welke tijden klanten zien. Gebruik dit voor iemand die graag aansluit maar er niet bij hoeft te zijn, zoals een manager die aanschuift als het lukt.
Kan de klant de afspraak verzetten of annuleren?
Ja. De klant verzet of annuleert vanuit de uitnodiging en kiest een nieuwe tijd waarop elke verplichte host nog vrij is. zcal mailt elke host over de wijziging, zodat niemand het hoeft door te geven.
Heeft elke host een zcal-account nodig?
Ja. Elke host is lid van uw zcal-team en koppelt de eigen agenda, zodat zcal kan zien wanneer hij of zij vrij is. Betaalde plannen kosten een bedrag per gebruiker.
Werkt collectieve planning met Google Agenda en Outlook?
Ja. Elke host koppelt de eigen agenda's van Google, Outlook of Apple, en een team kan alle drie door elkaar gebruiken. zcal controleert elke agenda voordat er een tijd wordt aangeboden.
Wat kost collectieve planning?
Collectieve evenementen horen bij zcal Pro, vanaf $7 per gebruiker per maand, en Business, vanaf $12 per gebruiker per maand. Pro bevat één team, en Business heeft geen limiet op teams. Beide hebben een gratis proefperiode van 14 dagen.
