Round robin-planning: wat het is en hoe het werkt

Deelt uw team één inbox voor demoaanvragen, supportgesprekken of sollicitatiegesprekken? Dan kent u het probleem: de één verdrinkt in afspraken terwijl de ander niets te doen heeft, en iemand verspilt tijd met de vraag wie de volgende is. Round robin-planning lost dat op. In deze gids leest u hoe het werkt, op welke manieren een tool de volgende persoon kan kiezen, wanneer u het gebruikt en hoe u het instelt.

Zoekt u iets anders? In de informatica is round robin een manier om processortijd te verdelen: elke taak krijgt om de beurt een even groot tijdsblok. En een "round robin-vergadering" kan ook een overleg zijn waarin iedereen om de beurt spreekt. Dat behandelen we aan het eind. Deze gids gaat over afspraken met klanten.

Wat is round robin-planning?

Round robin-planning is een manier om boekingen na elkaar over een groep mensen te verdelen. U deelt één link voor het hele team. Een klant kiest een tijd waarop iemand in het team vrij is, en de afspraak gaat naar de persoon die aan de beurt is.

Teams gebruiken het voor:

• Salesdemo's: elke lead komt snel terecht bij een salesmedewerker die vrij is.
• Support- en onboardinggesprekken: niet één persoon draagt de hele last.
• Eerste sollicitatierondes: kandidaten boeken elk vrij tijdslot binnen het recruitmentteam.
• Bureaus en praktijken: klanten boeken "een consultant" of "een zorgverlener", niet één bepaalde persoon.

Hoe round robin de volgende persoon kiest

Niet elke tool verdeelt de beurten op dezelfde manier. Dit zijn de 4 gangbare methoden:

De meeste teams willen een mix: om de beurt, wie bezet is overslaan, en een manager die sommige mensen voorrang kan geven. Zo doet zcal het.

Een uitgewerkt voorbeeld

Zo verdeelt zcal de eerste 6 boekingen op een nieuwe teamlink met 3 hosts. Alle 3 hebben dezelfde prioriteit, en Alex staat bovenaan de lijst met hosts.

In de praktijk tellen nog twee regels:

• Een geannuleerde boeking telt niet. Annuleert een klant, dan schuift die host weer op in de rij.
• Een verzette afspraak blijft bij dezelfde host. De klant kiest een nieuwe tijd uit de agenda van die host, zodat niemand de kennismaking hoeft over te doen.

Round robin vs. collectief vs. 1-op-1

Round robin geeft klanten de meeste vrije tijden, omdat maar één host vrij hoeft te zijn. Collectief geeft er de minste, omdat dan iedereen vrij moet zijn.

Voor- en nadelen van round robin-planning

Voordelen:

• Standaard eerlijk. Afspraken worden verdeeld zonder dat iemand hoeft te tellen.
• Meer tijden voor klanten. Een klant ziet elk tijdslot waarop iemand vrij is, en boekt dus sneller.
• Snellere opvolging van leads. Een nieuwe lead boekt meteen een salesmedewerker, in plaats van te wachten tot iemand hem toewijst.
• Minder dubbele boekingen. Een goede tool controleert de agenda van elke host en slaat iedereen over die bezet is.

Nadelen:

• Klanten kunnen de persoon niet kiezen. Wil een klant een bepaalde salesmedewerker, deel dan de eigen boekingslink van die persoon.
• Niet elke afspraak is gelijk. De 5 afspraken van de ene host kunnen allemaal grote deals zijn, en die van een ander allemaal kleine. Kijk naar de resultaten, niet alleen naar het aantal.
• Elke agenda moet gekoppeld zijn. Ontbreekt de agenda van een host, dan krijgt die afspraken waar hij niet bij kan zijn.

Onze mening: nemen 2 of meer mensen hetzelfde soort afspraken aan, gebruik dan round robin. Afspraken met de hand verdelen is traag, en het voelt altijd voor iemand oneerlijk.

Zo stelt u round robin-planning in met zcal

Met de hand betekent dit een spreadsheet met wie de volgende is en een hoop berichtjes als "kan iemand deze overnemen?". zcal, een gratis planningsapp, doet het voor u met een round robin-link:

1. Maak een team aan en nodig uw hosts uit. Elke persoon koppelt zijn eigen agenda van Google, Outlook of Apple, zodat zcal weet wanneer hij bezet is.
2. Klik op Nieuwe link, kies uw team en kies daarna "Round robin uitnodiging".

3. Kies de hosts en hun prioriteit. Geef elke persoon een lage, gemiddelde of hoge prioriteit. Hosts met hoge prioriteit krijgen elke afspraak waarvoor ze vrij zijn, en alle anderen delen de rest.

4. Stel de duur, de tijden en de locatie in. Kies voor elke host diens eigen videoapp, zodat elke afspraak een Zoom-, Google Meet- of Microsoft Teams-link krijgt van de persoon die hem aanneemt.
5. Deel de link. Zet hem op uw website, in e-mails of in uw salesopvolging. Klanten zien één pagina met alle vrije tijden.

Round robin zit in zcal Pro, vanaf $7 per gebruiker per maand, en in Business, vanaf $12. Beide hebben een gratis proefperiode van 14 dagen. Bekijk hoe het werkt op de pagina round robin-planning.

Tips voor een round robin die vanzelf loopt

• Houd elke agenda gekoppeld. Round robin is maar zo goed als de agenda's erachter.
• Gebruik prioriteit spaarzaam. Een of twee hosts met hoge prioriteit is genoeg. Heeft iedereen hoge prioriteit, dan heeft niemand het.
• Voeg een buffer toe. Een pauze van 10 tot 15 minuten geeft elke host tijd om notities te maken voor het volgende gesprek.
• Maak één link per afspraakduur. Een demo van 30 minuten en een verdiepend gesprek van 60 minuten werken beter als 2 links dan als één.
• Bekijk de cijfers elke maand. Kijk wie welke afspraken kreeg, en pas de prioriteiten aan als iemand achterblijft.

Round robin-vergaderingen waarin iedereen om de beurt spreekt

"Round robin-vergadering" heeft een tweede betekenis: een overleg waarin iedereen om de beurt spreekt, zodat elke stem gehoord wordt. Het is populair voor teamupdates, brainstorms en retrospectives.

Zo leidt u er een:

1. Kies één vraag of onderwerp, zoals "Wat staat er deze week in de weg?"
2. Leg vooraf een volgorde vast, bijvoorbeeld alfabetisch of de tafel rond.
3. Geef iedereen even veel tijd, bijvoorbeeld 2 minuten, en gebruik een timer.
4. Niemand onderbreekt. De anderen schrijven hun vragen op en stellen ze na de ronde.
5. Rond het af. Vat de belangrijkste punten samen en spreek de volgende stappen af.

Veelgestelde vragen