20 voorbeelden van herinneringen voor vergaderingen (e-mail en sms om te kopiëren)

Mensen slaan zelden met opzet een vergadering over. Ze vergeten het, of de uitnodiging verdwijnt onder een week aan e-mail, of de link zit verstopt in een mailwisseling van vorige week dinsdag. Een korte herinnering op het juiste moment lost alle drie op, en het is de makkelijkste manier om geen uren meer kwijt te raken aan no-shows.

Elk sjabloon hier heeft 2 versies: een e-mail met alle details, en een sms die kort genoeg is om op een vergrendelscherm te lezen. Klik op Kopiëren, vervang de [haakjes] door uw gegevens en verstuur. Wilt u nooit meer met de hand een herinnering sturen? Aan het eind van dit artikel ziet u hoe ze vanzelf de deur uitgaan. Wilt u juist klanten of patiënten herinneren? Gebruik dan deze sjablonen voor herinneringen aan afspraken.

Wat hoort er in een herinnering voor een vergadering?

Een herinnering voor een vergadering moet in één oogopslag 4 vragen beantwoorden: wat de vergadering is, wanneer die begint, waar men naartoe moet en wat te doen als de plannen veranderen. Zet de naam van de vergadering en de tijd in de onderwerpregel, zodat de herinnering haar werk doet, ook als niemand de e-mail opent.

• Een onderwerpregel die alles zegt. "Herinnering: budgetoverleg morgen om 14.00 uur" werkt al vanuit de inbox. Bij "Korte vraag" of "Even opvolgen" moeten mensen de e-mail openen om erachter te komen, en velen doen dat niet.
• De dag, de tijd en de tijdzone. Schrijf "dinsdag om 14.00 uur Nederlandse tijd", niet "morgenmiddag". Zitten mensen in verschillende tijdzones, geef de tijd dan in die van hen.
• Waar men naartoe moet. De videolink, of het adres met de zaal of de verdieping. Niemand zou door de uitnodiging van vorige week moeten graven om die te vinden.
• Waarom het ertoe doet. Eén regel agenda, of één ding om voor te bereiden. Een herinnering met een reden wordt gelezen; een kaal "niet vergeten!" wordt vluchtig bekeken.
• Een manier om te verzetten. Een link om een nieuwe tijd te kiezen maakt van een waarschijnlijke no-show een nieuwe boeking. Het is de nuttigste regel van de hele herinnering. (Moet u de vergadering zelf verzetten? Zo verzet u een vergadering beleefd.)
• Van wie het bericht komt. Dit telt vooral bij een sms. Begin met uw naam of uw bedrijf, zodat het bericht niet op spam lijkt.

Stem de toon af op de vergadering

Dezelfde herinnering kan vriendelijk klinken voor een collega en opdringerig voor een klant. Kies de toon op basis van wie het bericht krijgt:

Wanneer stuurt u een herinnering voor een vergadering?

Stuur voor de meeste vergaderingen 1 dag van tevoren een herinnering per e-mail en 1 tot 2 uur van tevoren een korte sms. Voeg 1 week vooraf een herinnering toe voor vergaderingen die ver vooruit zijn geboekt, en een seintje 15 minuten vooraf voor videogesprekken, wanneer mensen de link meteen nodig hebben.

Twee herinneringen werken beter dan één, en drie is ruim voldoende. Meer dan dat voelt al snel als zeuren. Elke herinnering moet ook iets nieuws toevoegen: de e-mail een week vooraf bevestigt de datum, de e-mail een dag vooraf brengt de agenda, en de sms brengt de link.

Gebruik e-mail voor de details en een sms voor het seintje. Mensen scannen hun inbox, maar een sms verschijnt op het vergrendelscherm, minuten voordat ze de deur uitgaan. Houd een sms onder de 160 tekens, zodat die als 1 bericht aankomt, en laat emoji weg: één emoji verlaagt de limiet naar 70 tekens.

Korte en algemene herinneringen voor vergaderingen

Elk sjabloon hieronder heeft een e-mailversie en een sms-versie. De sms-versies blijven onder de 160 tekens als u ze met korte gegevens invult, zodat elk als één bericht verstuurd wordt. Om dezelfde reden gebruiken ze alleen gewone tekens.

1. Korte, vriendelijke herinnering

Gebruik deze voor de meeste vergaderingen met mensen die u al kent.

Hoi [voornaam],

Even een korte herinnering dat we elkaar op [dag] om [tijd] [tijdzone] spreken. Hier is de link om deel te nemen: [videolink]

Tot dan!
[uw naam]

Hoi [voornaam], korte herinnering: [vergadering] is op [dag] om [tijd]. Deelnemen: [videolink]. Tot dan! - [uw naam]

2. Formele of professionele herinnering

Gebruik deze voor klanten, leidinggevenden en iedereen die u voor het eerst ontmoet.

Beste [voornaam],

Hierbij een herinnering aan onze afspraak op [datum] om [tijd] [tijdzone].

Onderwerp: [vergadering]
Locatie: [adres of videolink]
Duur: [30 minuten]

Wilt u de tijd wijzigen? Dan kunt u hier een nieuwe kiezen: [link om te verzetten]. Ik kijk uit naar ons gesprek.

Met vriendelijke groet,
[uw naam]
[functietitel], [bedrijf]

Beste [voornaam], hier [uw naam] van [bedrijf]. Een herinnering aan onze afspraak op [datum] om [tijd]. Verzetten: [link om te verzetten]

3. Informele herinnering voor collega's

Gebruik deze voor een korte afstemming met uw eigen team.

Hoi [voornaam],

Even een seintje: [vergadering] is vandaag om [tijd]. Neem [iets om voor te bereiden] mee, dan zijn we in [20] minuten klaar.

Link: [videolink]

[uw naam]

Hoi [voornaam], [vergadering] is vandaag om [tijd]. Neem [iets om voor te bereiden] mee. Link: [videolink]

Herinneringen voor een vergadering volgende week, morgen, vanavond of over 15 minuten

4. Een week van tevoren

Gebruik deze voor vergaderingen die weken geleden zijn geboekt, wanneer de plannen veranderd kunnen zijn.

Hallo [voornaam],

[vergadering] is over een week, op [datum] om [tijd] [tijdzone].

Is er aan uw kant iets veranderd? Dan is dit het makkelijkste moment om te verzetten: [link om te verzetten]. Ik stuur de agenda een dag van tevoren.

Met vriendelijke groet,
[uw naam]

Hallo [voornaam], [vergadering] is over een week: [datum] om [tijd]. Nieuwe tijd nodig? [link om te verzetten] - [uw naam]

5. Vergadering morgen

De herinnering die de meeste mensen zouden moeten sturen. Die gaat 24 uur van tevoren de deur uit, als er nog tijd is om voor te bereiden of te verzetten.

Hallo [voornaam],

Ik kijk uit naar onze vergadering morgen, [dag], om [tijd] [tijdzone].

Locatie: [adres of videolink]
Wat we bespreken: [een regel agenda]

Is er iets tussengekomen? Dan kunt u hier een nieuwe tijd kiezen: [link om te verzetten].

Tot morgen,
[uw naam]

Hallo [voornaam], tot morgen om [tijd] voor [vergadering]. Deelnemen: [videolink]. Lukt het niet? [link om te verzetten]

6. Vergadering vandaag of vanavond

Stuur deze 's ochtends op de dag van de vergadering. Voor een vergadering 's avonds stuurt u hem vroeg in de middag, voordat mensen andere plannen maken.

Hallo [voornaam],

Een korte herinnering dat we vandaag om [tijd] [tijdzone] vergaderen, op [adres of videolink].

Is uw planning veranderd? Laat het me weten, of kies hier een nieuwe tijd: [link om te verzetten].

Tot straks,
[uw naam]

Hallo [voornaam], herinnering: [vergadering] is vanavond om [tijd] op [adres]. Tot dan! - [uw naam]

7. Begint over 15 minuten

Gebruik deze voor videogesprekken. Zo hoeven mensen op het laatste moment niet naar de link te zoeken.

Hallo [voornaam],

We beginnen over 15 minuten. Hier is de link nog een keer, zodat u hem niet hoeft te zoeken: [videolink]

Tot zo,
[uw naam]

[vergadering] begint over 15 minuten. Deelnemen: [videolink] - [uw naam]

Herinneringen voor elk type vergadering

8. Team- of werkoverleg

Een herinnering voor een werkoverleg werkt het best met de agenda erin, zodat mensen hun updates klaar hebben.

Hoi allemaal,

Een herinnering dat ons [wekelijkse] werkoverleg op [dag] om [tijd] is, in [ruimte of videolink].

Op de agenda:
1. [onderwerp]
2. [onderwerp]
3. [onderwerp]

Zet jullie updates vóór de start in [gedeeld document], dan houden we het bij [30] minuten.

Bedankt,
[uw naam]

Team: werkoverleg op [dag] om [tijd] in [ruimte]. Zet jullie updates voor de start in [document]. Bedankt! - [uw naam]

9. 1-op-1-gesprek

Zet de ander centraal: een herinnering voor een 1-op-1 die naar diens onderwerpen vraagt, levert een beter gesprek op.

Hoi [voornaam],

Onze 1-op-1 is op [dag] om [tijd]. Dit is jouw tijd, dus zet alles waarover je wilt praten in [link naar document], dan beginnen we daar.

Tot dan,
[uw naam]

Hoi [voornaam], onze 1-op-1 is op [dag] om [tijd]. Zet wat je wilt bespreken in [link naar document]. - [uw naam]

10. Klantgesprek

Vertel de klant wat het gesprek oplevert, en maak het makkelijk om te verzetten als de plannen veranderen.

Beste [voornaam],

Ik kijk uit naar ons gesprek op [dag] om [tijd] [tijdzone]. Ik [loop het eerste concept met u door], en we houden tijd over voor uw vragen. Wilt u, als dat lukt, [wat u van de klant nodig hebt] meenemen?

Locatie: [adres of videolink]

Veranderen uw plannen? Dan kunt u hier een nieuwe tijd kiezen: [link om te verzetten].

Met vriendelijke groet,
[uw naam]

Hallo [voornaam], met [uw naam] van [bedrijf]. Tot [dag] om [tijd]: [videolink]. Nieuwe tijd nodig? [link om te verzetten]

11. Salesdemo

Herinner prospects eraan waarom ze boekten: noem het probleem waarover ze u vertelden, niet alleen het product.

Hallo [voornaam],

Uw demo van [product] is op [dag] om [tijd] [tijdzone]. In [30] minuten laat ik u zien hoe [product] [het genoemde probleem oplost], en we houden tijd over voor uw vragen.

Nodig gerust anderen uit die het ook moeten zien.

Deelnemen: [videolink]
Andere tijd nodig? [link om te verzetten]

Tot snel,
[uw naam]

Hallo [voornaam], uw demo van [product] is op [dag] om [tijd]. Deelnemen: [videolink]. Andere tijd nodig? [link om te verzetten] - [uw naam]

12. Sollicitatiegesprek

Een kandidaat is al zenuwachtig genoeg. Vertel wie de kandidaat spreekt, waar die naartoe moet en wat die moet meenemen. Gebruik voor het eerste bericht deze sjablonen voor een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek.

Beste [voornaam],

We kijken uit naar uw sollicitatiegesprek voor de functie van [functie] op [dag] om [tijd] [tijdzone].

U spreekt: [namen en functietitels]
Locatie: [adres en waar u zich meldt, of videolink]
Duur: [45 minuten]
Meenemen: [portfolio, identiteitsbewijs of helemaal niets]

Hebt u vooraf nog vragen? Beantwoord dan gewoon deze e-mail.

Veel succes,
[uw naam]

Hallo [voornaam], een herinnering: uw sollicitatiegesprek voor [functie] bij [bedrijf] is op [dag] om [tijd], op [adres]. - [uw naam]

13. Bestuursvergadering

Een herinnering voor een bestuursvergadering heeft de stukken vroeg nodig en een duidelijke manier om af te melden, zodat u weet dat er een quorum is.

Beste [voornaam],

Hierbij een herinnering dat de bestuursvergadering van [kwartaal] plaatsvindt op [datum] om [tijd] [tijdzone], op [adres of videolink].

De agenda en de vergaderstukken vindt u hier: [link]. Wij verzoeken u ze vóór de vergadering te lezen. Kunt u niet aanwezig zijn, laat het me dan uiterlijk [datum] weten.

Met vriendelijke groet,
[uw naam]
[functietitel]

Herinnering: bestuursvergadering [organisatie] op [datum] om [tijd], [locatie]. Stukken: [link]. Graag een reactie als u niet kunt komen.

14. Webinar of online evenement

Zet de link om deel te nemen helemaal bovenaan. Bij een evenement is dat het enige wat de meeste mensen nodig hebben.

Hallo [voornaam],

U bent aangemeld voor [evenement] op [dag] om [tijd] [tijdzone]. Hier is uw link om deel te nemen: [link]

Kunt u niet live kijken? [We sturen de opname naar iedereen die zich heeft aangemeld.]

Tot dan,
[uw naam]

Hallo [voornaam], [evenement] begint vandaag om [tijd] [tijdzone]. Uw link om deel te nemen: [link]. Tot dan!

15. Vergadering op locatie

Geef de details die mensen onderweg nodig hebben: het adres, de ingang en waar ze kunnen parkeren.

Hallo [voornaam],

Een herinnering dat we elkaar op [dag] om [tijd] persoonlijk ontmoeten, op dit adres:

[adres]

[Meld u bij de receptie op de 2e verdieping. Bezoekers kunnen achter het gebouw parkeren.]

Mijn mobiele nummer is [telefoonnummer], voor het geval u later bent.

Tot dan,
[uw naam]

Hallo [voornaam], tot [dag] om [tijd] op [adres]. [Parkeertip]. Later dan gepland? Sms me op dit nummer. - [uw naam]

16. Wekelijkse of terugkerende vergadering

Mensen lezen een herinnering die elke week hetzelfde is niet meer. Noem het ene ding dat deze keer nieuw is.

Hoi allemaal,

[vergadering] is zoals altijd op [dag] om [tijd]. Deze week focussen we op [het belangrijkste onderwerp]. [Naam], wil jij beginnen met [update]?

Link: [videolink]

Bedankt,
[uw naam]

[vergadering] is vandaag om [tijd]. Deze week: [onderwerp]. Link: [videolink]

Herinneringen om te laten bevestigen, een duwtje te geven en op te volgen

17. Vraag om een bevestiging

Gebruik deze als een no-show u iets zou kosten, bijvoorbeeld bij een lange sessie met een klant of een vergadering waarvoor iemand moet reizen. Wilt u een boeking bevestigen zodra die is gemaakt? Stuur dan een afspraakbevestiging.

Hallo [voornaam],

We hebben afgesproken op [dag] om [tijd] [tijdzone]. Wilt u met "Ja" antwoorden om te bevestigen dat de tijd nog steeds uitkomt?

Komt het niet uit? Geen probleem. U kunt hier een nieuwe tijd kiezen: [link om te verzetten].

Alvast bedankt,
[uw naam]

Hallo [voornaam], gaat [dag] om [tijd] nog door? Antwoord JA om te bevestigen, of kies een nieuwe tijd: [link om te verzetten] - [uw naam]

18. Agenda en voorbereiding

Stuur deze 1 of 2 dagen voor een werksessie, zodat mensen tijd hebben om de stukken te lezen.

Hallo [voornaam],

Voorafgaand aan [vergadering] op [dag] om [tijd] is dit het plan:
1. [agendapunt] ([10] minuten)
2. [agendapunt] ([15] minuten)
3. Vervolgstappen ([5] minuten)

Om het meeste uit onze tijd te halen, vraag ik u [het document te lezen of uw cijfers mee te nemen]: [link]

Bedankt,
[uw naam]

Hallo [voornaam], wilt u voor [vergadering] op [dag] [het document lezen]? [link] Bedankt! - [uw naam]

19. Beleefde herinnering als iemand nog niet heeft gereageerd

Een beleefde herinneringsmail werkt het best als hij kort is en uitgaat van het beste: de ander heeft het druk en negeert u niet.

Hallo [voornaam],

Ik weet dat u het deze week druk hebt, dus dit is slechts een kleine herinnering aan [vergadering] op [dag] om [tijd]. Ik heb nog geen reactie op de uitnodiging gezien. Komt de tijd u nog steeds uit?

Zo niet, dan kunt u hier een andere kiezen: [link om te verzetten].

Bedankt,
[uw naam]

Hallo [voornaam], een kleine herinnering aan [vergadering] op [dag] om [tijd]. Komt het nog uit? Zo niet: [link om te verzetten]

20. Na een gemiste vergadering

Blijf vriendelijk. De meeste no-shows zijn een eerlijke vergissing, en een vriendelijk bericht met een boekingslink brengt veel van hen terug. Rekent u kosten voor gemiste afspraken? Zeg dat dan vooraf in een duidelijk annuleringsbeleid, niet achteraf.

Hallo [voornaam],

We zouden elkaar vandaag om [tijd] spreken, maar ik heb u niet zien deelnemen. Geen probleem, er kan altijd iets tussenkomen.

Wilt u nog steeds praten? Dan kunt u hier een nieuwe tijd kiezen: [boekingslink].

Met vriendelijke groet,
[uw naam]

Hallo [voornaam], jammer dat we elkaar om [tijd] misliepen. Wilt u een nieuwe tijd kiezen? [boekingslink] - [uw naam]

Zo plant u een herinneringsmail of -sms in

U kunt een herinnering nu schrijven en later laten versturen, zodat u er niet aan hoeft te denken om hem te sturen.

In Gmail

1. Schrijf uw e-mail.
2. Klik naast Verzenden op de pijl omlaag.
3. Klik op Verzenden plannen en kies een tijd, of kies zelf een datum en tijd.

Gmail houdt de e-mail in de map Gepland tot hij verstuurd wordt, en u kunt maximaal 100 geplande e-mails hebben.

In Outlook

In de nieuwe Outlook en Outlook op het web klikt u op de pijl naast Verzenden, kiest u Verzenden plannen en kiest u een tijd. De e-mail wacht tot dan in Concepten.

In het klassieke Outlook voor Windows klikt u op de kleine pijl Message Options in de groep Tags, vinkt u Do not deliver before aan en stelt u de datum en tijd in. Klik op Sluiten en daarna op Verzenden. Het klassieke Outlook verstuurt de e-mail alleen als het op dat moment open en online is.

Op een iPhone

1. Open het gesprek in Berichten.
2. Tik op + en daarna op Send Later.
3. Tik op de tijd en kies wanneer het bericht verstuurd moet worden.
4. Typ uw bericht en tik op de verzendknop.

Send Later werkt alleen met iMessage, tot 14 dagen vooruit, dus de ontvanger heeft een Apple-apparaat nodig.

Op een Android-telefoon

1. Open in Google Berichten het gesprek en typ uw bericht.
2. Houd de verzendknop ingedrukt.
3. Kies een van de voorgestelde tijden, of kies zelf een datum en tijd.

Inplannen werkt voor één vergadering. Boekt u elke week vergaderingen, dan vergeet u er al snel een, en een planningsapp die de herinneringen voor u stuurt is de betere oplossing.

Verstuur deze herinneringen automatisch met zcal

De beste herinnering is er een die u nooit hoeft te onthouden. zcal is een gratis planningsapp die ze voor u verstuurt: mensen kiezen een tijd op uw boekingspagina, en elke vergadering die ze boeken krijgt zijn herinnering, precies op tijd.

• Op het gratis plan krijgt elke boeking een automatische herinneringsmail, standaard 1 dag van tevoren. Daarin staan de naam van de vergadering, de tijd in de eigen tijdzone van de gast, de locatie of de videolink, en links om te verzetten of te annuleren.
• Op Pro, vanaf $7 per maand, kunt u per vergadering tot 5 herinneringsmails sturen, ze in uw eigen woorden schrijven en een sms-herinnering toevoegen. De voornaam van uw gast, de vergadering, de tijd en de links worden bij elke boeking vanzelf ingevuld.

De herinneringen houden ook wijzigingen bij. Verzet iemand de vergadering, dan volgt de herinnering de nieuwe tijd. Annuleert iemand, dan gaat er geen herinnering uit. U stelt het één keer in en stuurt nooit meer met de hand een mailtje "even ter herinnering".

Probeer zcal gratis, of zie hoe sms-herinneringen no-shows verminderen. Een herinnering werkt het best na een duidelijke uitnodiging, dus begin met deze sjablonen voor uitnodigingen voor vergaderingen.

Veelgestelde vragen