Uitnodiging voor een sollicitatiegesprek: 20 voorbeeldmails voor elke ronde (plus antwoorden)
Gepubliceerd op 24 oktober 2026
In één oogopslag
Een goede uitnodiging voor een sollicitatiegesprek noemt de functie, de vorm van het gesprek, de datum en tijd (of een link om zelf een tijd te kiezen), hoe lang het duurt, wie de kandidaat spreekt, en waar het is of hoe de kandidaat deelneemt. Hieronder vindt u 20 templates om te kopiëren: uitnodigingen voor elke ronde, de berichten daarna en antwoorden voor kandidaten.
Uw uitnodiging voor een sollicitatiegesprek is de eerste echte indruk die een kandidaat krijgt van werken bij u. Een duidelijke, hartelijke uitnodiging zegt: "Dit team is goed georganiseerd en wil u er graag bij hebben." Een vage uitnodiging, zonder tijdzone, zonder namen en met 3 rondes "Past dinsdag?", zegt het omgekeerde. En de beste kandidaten hebben vaak nog andere aanbiedingen om over na te denken.
De templates hieronder dekken elke stap: de eerste uitnodiging, telefonische voorgesprekken, gesprekken via video en op locatie, panelgesprekken en de laatste ronde. Daarna volgen de berichten die de meeste gidsen overslaan, van de herinnering tot het verzetten van het gesprek, en een reeks antwoorden voor kandidaten. Klik op Kopiëren, vervang de [haakjes] door uw gegevens en verstuur.
Inhoudsopgave
Zo schrijft u een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek
Een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek beantwoordt elke vraag die een kandidaat heeft voordat die ja zegt: waarvoor het gesprek is, wanneer het is, hoe lang het duurt, wie de kandidaat spreekt, en waar het is of hoe de kandidaat deelneemt. Daarna maakt de uitnodiging ja zeggen makkelijk, met een link om een tijd te kiezen of een duidelijke vraag om op te antwoorden.
- Een onderwerpregel die niemand mist. "Uitnodiging sollicitatiegesprek: [functie] bij [bedrijf]". Houd hem onder ongeveer 60 tekens, zodat hij op een telefoon volledig zichtbaar is.
- De functie en de ronde. "Graag nodigen we u uit voor een eerste gesprek voor de functie van Product Designer." Zijn er meerdere rondes, zeg dan welke dit is.
- De vorm. Telefonisch, via video of op locatie, en hoe lang het duurt.
- De tijd, of een manier om er een te kiezen. Bied 2 of 3 tijden aan met de tijdzone, of een planningslink die uw vrije tijden toont in de tijdzone van de kandidaat zelf. De link scheelt een ronde e-mails.
- Wie de kandidaat spreekt. Namen en functies. Kandidaten bereiden zich beter voor als ze weten wie er aan de andere kant van de tafel zit.
- Waar het is of hoe de kandidaat deelneemt. Het volledige adres en naar wie de kandidaat moet vragen, of de videolink. Zeg bij een telefoongesprek wie wie belt, en vanaf welk nummer.
- Wat de kandidaat moet voorbereiden of meenemen. Een portfolio, een case, een identiteitsbewijs voor de receptie. Is er niets voor te bereiden, zeg dat dan. Dat haalt de druk weg.
- Een aanbod om te helpen. Eén regel zoals "Laat het ons weten als u aanpassingen nodig hebt" laat kandidaten zien dat u het meent.
Kies de juiste template
| Gesprek | Gebruikelijke duur | Template |
|---|---|---|
| Telefonisch voorgesprek | 15 tot 30 minuten | 3 |
| Eerste gesprek via video | 30 tot 45 minuten | 2 of 4 |
| Eerste gesprek op locatie | 45 tot 60 minuten | 5 |
| Tweede ronde | 45 tot 60 minuten | 6 |
| Panelgesprek | 45 tot 90 minuten | 8 |
| Groepsgesprek of assessmentdag | 2 uur tot een halve dag | 9 en 10 |
| Laatste ronde | 1 tot 3 uur | 7 |
Verstuur de uitnodiging binnen een dag of twee na uw beslissing, als het kan op een doordeweekse ochtend. Goede kandidaten blijven niet wachten, en een snelle uitnodiging laat zien dat u het serieus meent.
Uitnodiging sollicitatiegesprek: templates om te kopiëren
1. Standaarduitnodiging met een paar tijden
Gebruik deze voor een eerste gesprek als u liever een paar tijden aanbiedt dan een link deelt.
Onderwerp: Uitnodiging sollicitatiegesprek: [functie] bij [bedrijf]
Beste [naam kandidaat],
Bedankt voor uw sollicitatie op de functie van [functie] bij [bedrijf]. We hebben uw sollicitatie met plezier gelezen en nodigen u graag uit voor een gesprek van [duur] met [interviewer], onze [functie interviewer].
Past een van deze tijden u? Alle tijden zijn in [tijdzone].
1. [dag] [datum] om [tijd]
2. [dag] [datum] om [tijd]
3. [dag] [datum] om [tijd]
Het gesprek is [via video / telefonisch / op ons kantoor], en we sturen u de details zodra u een tijd hebt gekozen. Past geen van deze tijden? Antwoord dan gewoon met een paar tijden die wel passen.
Laat het ons weten als u aanpassingen nodig hebt voor het gesprek.
Met vriendelijke groet,
[uw naam]
[uw functie], [bedrijf]
2. Uitnodiging met een planningslink
Gebruik deze als u wilt dat de kandidaat zelf een tijd kiest die past, zonder heen-en-weer gemail.
Onderwerp: Graag maken we kennis: sollicitatiegesprek voor [functie] bij [bedrijf]
Beste [naam kandidaat],
Bedankt voor uw sollicitatie op de functie van [functie]. We willen graag meer over u te weten komen en nodigen u uit voor een videogesprek van [duur] met [interviewer], onze [functie interviewer].
Kies hier een tijd die u past: [boekingslink]
De pagina toont onze vrije tijden in uw eigen tijdzone. Zodra u hebt geboekt, ontvangt u een agenda-uitnodiging met de videolink.
Hebt u aanpassingen nodig, of past geen van de tijden? Antwoord dan gewoon op deze e-mail.
We kijken ernaar uit,
[uw naam]
[uw functie], [bedrijf]
Hallo [naam kandidaat], met [uw naam] van [bedrijf]. We nodigen u graag uit voor een gesprek voor de functie van [functie]! Kies hier een tijd: [boekingslink]
3. Telefonisch voorgesprek
Gebruik deze voor een kort eerste gesprek. Zeg wie wie belt, zodat niemand zit te wachten.
Onderwerp: Kort telefoongesprek over de functie van [functie] bij [bedrijf]?
Beste [naam kandidaat],
Bedankt voor uw interesse in de functie van [functie]! De volgende stap is een kort telefoongesprek met mij, van ongeveer [duur], over uw ervaring en uw vragen over de functie.
U kunt hier een tijd kiezen: [boekingslink]
Ik bel u op het nummer uit uw sollicitatie, vanaf [telefoonnummer]. Wilt u liever op een ander nummer gebeld worden? Antwoord dan gewoon met dat nummer.
Tot snel,
[uw naam]
[uw functie], [bedrijf]
Hallo [naam kandidaat], met [uw naam] van [bedrijf]. Zullen we kort bellen over de functie van [functie]? Kies een tijd: [boekingslink]
4. Videogesprek
Gebruik deze voor gesprekken via Zoom, Google Meet of Microsoft Teams.
Onderwerp: Videogesprek voor [functie]: [dag] om [tijd] [tijdzone]
Beste [naam kandidaat],
We kijken uit naar uw videogesprek voor de functie van [functie]!
Wanneer: [dag] [datum] om [tijd] [tijdzone]
Duur: [duur]
Met: [interviewer], [functie interviewer]
Deelnemen: [videolink]
De link werkt in elke browser, dus u hoeft niets te installeren. Neem deel vanaf een rustige plek, met uw camera aan, en open de link een paar minuten van tevoren om uw geluid te testen. Valt de verbinding weg, dan bellen we u op [telefoonnummer].
Laat het ons weten als u aanpassingen nodig hebt.
Vriendelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]
5. Gesprek op locatie
Gebruik deze als de kandidaat naar uw kantoor komt. Geef elk detail dat de kandidaat op de dag zelf nodig heeft.
Onderwerp: Sollicitatiegesprek bij [bedrijf]: [dag] [datum] om [tijd]
Beste [naam kandidaat],
Graag nodigen we u uit voor een gesprek op ons kantoor voor de functie van [functie].
Wanneer: [dag] [datum] om [tijd]
Duur: ongeveer [duur]
Waar: [adres], [verdieping of kamer]
Meld u bij: [naam] bij de receptie
U spreekt: [interviewer], [functie interviewer], en [interviewer], [functie interviewer]
Bereikbaarheid: [parkeren of openbaar vervoer]. Neem een identiteitsbewijs met foto mee om u aan te melden in het gebouw. De kledingcode is hier [kledingcode], dus draag gerust waar u zich prettig in voelt.
Past de tijd niet? Dan kunt u hier een andere kiezen: [boekingslink]. Laat het ons weten als u aanpassingen nodig hebt.
Tot snel,
[uw naam]
[uw functie], [bedrijf]
6. Tweede gesprek
Gebruik deze om een kandidaat na een goede eerste ronde opnieuw uit te nodigen.
Onderwerp: Volgende stap: tweede gesprek voor [functie]
Beste [naam kandidaat],
Bedankt voor uw gesprek met [eerste interviewer] vorige week. Het team vond het een fijn gesprek, en we nodigen u graag uit voor een tweede gesprek.
Deze ronde is een [vorm] van [duur] met [interviewer], [functie interviewer], en draait om [onderwerp, bijvoorbeeld: een toelichting op een eerder project].
Kies hier een tijd: [boekingslink]
Ter voorbereiding: [wat de kandidaat voorbereidt, of: u hoeft niets voor te bereiden].
Met vriendelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]
7. Laatste ronde
Gebruik deze voor de laatste stap. Zeg dat het de laatste ronde is, en leg uit wat er daarna gebeurt.
Onderwerp: Laatste gesprek voor [functie] bij [bedrijf]
Beste [naam kandidaat],
Gefeliciteerd: we nodigen u graag uit voor de laatste gespreksronde voor de functie van [functie]!
Deze ronde duurt ongeveer [duur] en bestaat uit:
1. [tijd]: [onderdeel] met [interviewer], [functie interviewer]
2. [tijd]: [onderdeel] met [interviewer], [functie interviewer]
3. [tijd]: een gesprek met [interviewer] over het team en uw vragen
Kies hier een dag die u past: [boekingslink]
We willen binnen [aantal] dagen na dit gesprek een beslissing nemen. Laat het ons weten als u aanpassingen nodig hebt.
Vriendelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]
8. Panelgesprek
Gebruik deze als meerdere mensen de kandidaat tegelijk spreken.
Onderwerp: Panelgesprek voor [functie]: kies een tijd
Beste [naam kandidaat],
Graag nodigen we u uit voor een panelgesprek van [duur] voor de functie van [functie]. U spreekt:
1. [interviewer], [functie interviewer]
2. [interviewer], [functie interviewer]
3. [interviewer], [functie interviewer]
Ieder van hen stelt een paar vragen over [onderwerp], en aan het eind is er tijd voor uw eigen vragen.
Deze link toont alleen tijden waarop het hele panel vrij is: [boekingslink]
We kijken ernaar uit,
[uw naam]
[bedrijf]
9. Groepsgesprek of assessmentdag
Gebruik deze als meerdere kandidaten tegelijk komen.
Onderwerp: Uitnodiging: groepsgesprek [functie] op [dag] [datum]
Beste [naam kandidaat],
Graag nodigen we u uit voor een groepsgesprek voor de functie van [functie] op [dag] [datum] van [begintijd] tot [eindtijd].
U maakt kennis met het team en een kleine groep andere kandidaten, en samen werkt u aan [activiteit]. U hoeft niets voor te bereiden: op de dag zelf krijgt u alles wat u nodig hebt.
Waar: [adres of videolink]
Reserveer hier uw plek: [boekingslink]. Het aantal plekken is beperkt, dus laat het ons snel weten als u niet kunt komen.
Vriendelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]
10. Gespreksschema voor een dag op locatie
Gebruik deze nadat de kandidaat een lange gespreksdag heeft bevestigd, zodat die precies weet wat er komt.
Onderwerp: Uw gespreksschema voor [dag] [datum]
Beste [naam kandidaat],
Hier is uw schema voor [dag] [datum] op [adres]. Vraag bij aankomst naar [naam].
[tijd]: Welkom en rondleiding door het kantoor met [naam]
[tijd]: [onderdeel] met [interviewer], [functie interviewer]
[tijd]: Pauze
[tijd]: [onderdeel] met [interviewer], [functie interviewer]
[tijd]: Afsluiting met [naam]
De lunch is voor onze rekening. Laat ons weten of u dieetwensen hebt. Komt er op de dag zelf iets tussen, bel mij dan op [telefoonnummer].
Tot snel,
[uw naam]
[bedrijf]
11. Informele uitnodiging
Gebruik deze bij een klein bedrijf of een startup, waar een formele brief stijf zou aanvoelen.
Onderwerp: Koffie en een gesprek over de functie van [functie]?
Hoi [naam kandidaat],
Uw sollicitatie sprak me erg aan, vooral [één specifiek detail]. Hebt u zin in een gesprek van [duur] over de functie van [functie]?
U hoeft niets formeels voor te bereiden. We praten over waar u aan hebt gewerkt, wat wij aan het bouwen zijn en of het van beide kanten klikt.
Kies een tijd die u schikt: [boekingslink]
Hartelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]
12. Uitnodiging voor een kandidaat die u zelf benadert
Gebruik deze voor een kandidaat die niet heeft gesolliciteerd: iemand die is aangedragen of iemand die u zelf hebt gevonden.
Onderwerp: [functie] bij [bedrijf]: zin in een kort gesprek?
Beste [naam kandidaat],
[naam verwijzer] vertelde me dat u goed zou passen bij onze functie van [functie]. [Of: Ik kwam uw werk tegen op [plek], en ik was onder de indruk van [detail].]
We zoeken iemand voor [één zin over de functie]. Staat u open voor een gesprek van [duur] om er meer over te horen? Geheel vrijblijvend, en u hoeft niets voor te bereiden.
Hebt u interesse? Dit is mijn agenda: [boekingslink]
Vriendelijke groet,
[uw naam]
[uw functie], [bedrijf]
Na de uitnodiging: bevestigingen, herinneringen en wijzigingen
13. Bevestiging van het sollicitatiegesprek
Gebruik deze direct nadat de kandidaat een tijd heeft gekozen.
Onderwerp: Bevestigd: uw sollicitatiegesprek op [dag] om [tijd]
Beste [naam kandidaat],
Bedankt voor het boeken! Uw gesprek voor de functie van [functie] is bevestigd.
Wanneer: [dag] [datum] om [tijd] [tijdzone]
Met: [interviewer], [functie interviewer]
Waar: [adres of videolink]
U ontvangt zo een agenda-uitnodiging. Wilt u de tijd wijzigen? Dan kunt u het gesprek hier verzetten: [link om te verzetten]
Vriendelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]
Hallo [naam kandidaat], uw sollicitatiegesprek bij [bedrijf] is bevestigd voor [dag] om [tijd] [tijdzone]. Details: [boekingslink]
14. Herinnering aan het sollicitatiegesprek
Gebruik deze de dag voor het gesprek.
Onderwerp: Herinnering: uw sollicitatiegesprek morgen om [tijd]
Beste [naam kandidaat],
Even een herinnering: uw gesprek voor de functie van [functie] is morgen, [dag], om [tijd] [tijdzone], met [interviewer].
Waar: [adres of videolink]
Is er iets tussengekomen? Dan kunt u het gesprek hier verzetten: [link om te verzetten]
Veel succes, en tot morgen!
[uw naam]
[bedrijf]
Hallo [naam kandidaat], een herinnering aan uw sollicitatiegesprek bij [bedrijf] morgen om [tijd]. Deelnemen: [videolink] - [uw naam]
15. Opvolging als de kandidaat niet heeft gereageerd
Gebruik deze 2 of 3 dagen na de uitnodiging, als u niets hebt gehoord.
Onderwerp: Even opvolgen: sollicitatiegesprek voor [functie]
Beste [naam kandidaat],
Ik kom even terug op mijn e-mail over een sollicitatiegesprek voor de functie van [functie]. We spreken u nog steeds heel graag.
Hebt u interesse? Dan kunt u hier een tijd kiezen: [boekingslink]
Zijn uw plannen veranderd? Geen enkel probleem. Laat het me even weten, dan werk ik onze lijst bij.
Vriendelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]
16. Het sollicitatiegesprek verzetten
Gebruik deze als u het gesprek moet verplaatsen. Bied één keer uw excuses aan, en maak het makkelijk om een nieuwe tijd te kiezen.
Onderwerp: Nieuwe tijd nodig: uw sollicitatiegesprek op [dag]
Beste [naam kandidaat],
Het spijt me, maar [interviewer] kan uw gesprek op [dag] om [tijd] helaas niet meer voeren, vanwege [korte reden, of: een onverwachte verplichting].
Wilt u hier een nieuwe tijd kiezen? [boekingslink]
Bedankt voor uw flexibiliteit, en excuses voor de wijziging. We kijken er nog steeds erg naar uit om u te spreken.
Vriendelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]
Hallo [naam kandidaat], excuses, we moeten uw sollicitatiegesprek bij [bedrijf] op [dag] verzetten. Kies hier een nieuwe tijd: [boekingslink] - [uw naam]
Antwoorden op een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek
Bent u de kandidaat? Antwoord dan binnen een dag, houd het kort en herhaal de tijd, zodat er geen misverstand ontstaat.
17. Het gesprek accepteren en de tijd bevestigen
Onderwerp: Re: Uitnodiging sollicitatiegesprek: [functie] bij [bedrijf]
Beste [naam recruiter],
Bedankt voor de uitnodiging! Graag bevestig ik mijn sollicitatiegesprek voor de functie van [functie] op [dag] [datum] om [tijd] [tijdzone].
Ik kijk ernaar uit om [interviewer] te ontmoeten.
Met vriendelijke groet,
[naam kandidaat]
[telefoonnummer]
18. Om een andere tijd vragen
Onderwerp: Re: Uitnodiging sollicitatiegesprek: [functie] bij [bedrijf]
Beste [naam recruiter],
Bedankt voor de uitnodiging. Ik heb veel interesse in de functie van [functie]. Helaas kan ik niet op de tijden die u voorstelt.
Zou een van deze tijden wel passen? Alle tijden zijn in [tijdzone].
1. [dag] [datum] om [tijd]
2. [dag] [datum] om [tijd]
Ik pas me graag aan de planning van uw team aan.
Met vriendelijke groet,
[naam kandidaat]
19. Om een aanpassing vragen
Onderwerp: Re: Sollicitatiegesprek voor [functie]: een kort verzoek
Beste [naam recruiter],
Bedankt voor de uitnodiging. Ik kijk uit naar het gesprek op [dag] om [tijd].
Zou het mogelijk zijn om [verzoek, bijvoorbeeld: de vragen op papier te krijgen / op de begane grond af te spreken / wat extra tijd te krijgen voor de opdracht]? Daarmee kan ik in het gesprek het beste van mezelf laten zien.
Hartelijk dank,
[naam kandidaat]
20. Het gesprek beleefd afwijzen
Onderwerp: Re: Uitnodiging sollicitatiegesprek: [functie] bij [bedrijf]
Beste [naam recruiter],
Bedankt voor de uitnodiging voor een gesprek voor de functie van [functie]. Na enige bedenktijd heb ik besloten mijn sollicitatie in te trekken, omdat [korte reden, bijvoorbeeld: ik een ander aanbod heb aangenomen].
Ik waardeer uw tijd, en ik hoop dat we elkaar in de toekomst nog eens tegenkomen.
Met vriendelijke groet,
[naam kandidaat]
Laat kandidaten zelf hun sollicitatiegesprek boeken met zcal
Het traagste deel van werven is vaak de agenda, niet de beslissing. 3 interviewers, 1 kandidaat en een week vol "Wat dacht u van donderdag?"-mails kunnen u precies de persoon kosten die u wilde. zcal, een gratis planningsapp, maakt een eind aan het heen-en-weer: u stuurt één link, en de kandidaat kiest een tijd waarop de juiste mensen vrij zijn.
- Een gratis boekingspagina voor elk type gesprek. Maak een boekingspagina voor een telefonisch voorgesprek van 20 minuten en een andere voor een videogesprek van 45 minuten. zcal controleert uw agenda's, toont alleen uw vrije tijden in de tijdzone van de kandidaat zelf en voegt aan elke boeking een link voor Zoom, Google Meet of Microsoft Teams toe.
- Automatische bevestigingen en herinneringen. Elke boeking krijgt direct een bevestigingsmail en de dag ervoor een herinneringsmail, allebei met een link om te verzetten. Kandidaten die moeten schuiven, kiezen gewoon een nieuwe tijd.
- Panels en interviewteams met Pro. Een collectief evenement toont alleen de tijden waarop elke interviewer in het panel vrij is, en u kunt iemand als optioneel markeren. Round robin verdeelt de eerste gesprekken over uw team, zodat niet één recruiter ze allemaal krijgt.
Plak de planningslink in template 2, 3, 6 of 8, en uw uitnodiging regelt de planning voor u. Probeer zcal gratis.
Veelgestelde vragen
Hoe schrijf ik een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek?
Hoe bevestigt u een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek?
Kan ik een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek per sms sturen?
Hoe ver van tevoren nodigt u een kandidaat uit voor een sollicitatiegesprek?
Wat doe ik als een kandidaat niet reageert?
Moet een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek het salaris vermelden?
Gerelateerde artikelen
Er is een betere manier om vergaderingen te plannen
Word gratis lid van zcalWilt u gratis onbeperkte boekingslinks, peilingen en herinneringen?
zcal gratis proberen