Afspraak verzetten per mail: 16 voorbeelden met beleefde formuleringen

Een afspraak verzetten hoort gewoon bij het werk. Agenda's botsen, mensen worden ziek en prioriteiten verschuiven. Wat mensen onthouden, is niet dat u de afspraak verzette, maar hoe: een snel, duidelijk bericht met nieuwe tijden voelt respectvol, terwijl een vaag "Er is iets tussengekomen, laten we een ander moment zoeken" de ander met een klus opzadelt en de afspraak in de lucht laat hangen.

De templates hieronder dekken de situaties die u echt tegenkomt, van een ziektedag tot een klantafspraak die u moet uitstellen, plus wat u zegt als de ander u vraagt om te verzetten. Elke template heeft een onderwerpregel, een tip voor wanneer u hem gebruikt en de reden waarom hij werkt. Klik op Kopiëren, vervang de [haakjes] door uw gegevens en verstuur.

Voorbeeldmails om een afspraak te verzetten

1. Algemeen verzoek om te verzetten

Gebruik deze als u een afspraak moet verplaatsen en het minstens een dag van tevoren weet.

Beste [voornaam],

Het spijt me, maar ik moet onze afspraak op [dag] om [tijd] verzetten. [Korte reden, bijvoorbeeld: een deadline is naar voren geschoven.]

Past een van deze tijden u in plaats daarvan? Alle tijden zijn in [tijdzone].
1. [dag] [datum] om [tijd]
2. [dag] [datum] om [tijd]
3. [dag] [datum] om [tijd]

Of, als dat makkelijker is, kies hier een vrije tijd: [boekingslink]

Bedankt voor uw begrip,
[uw naam]

Hoi [voornaam], sorry, ik moet onze afspraak van [dag] verzetten. Kan het ook op [dag] om [tijd] of [dag] om [tijd]?

Waarom het werkt: één excuus, één regel uitleg en concrete tijden. De ander kan met één woord antwoorden, in plaats van zelf op zoek te gaan naar een nieuw moment.

2. Een afspraak met een klant verzetten

Gebruik deze als de afspraak met een klant is, of met iemand buiten uw bedrijf. Begin met de tijd van de ander, niet met uw probleem.

Beste [voornaam],

Ik wil [onderwerp] de aandacht geven die het verdient, en dat lukt me niet op [dag] om [tijd] zoals gepland. Excuses voor de wijziging.

Kunnen we onze afspraak verplaatsen naar een van deze tijden? Alle tijden zijn in [tijdzone].
1. [dag] [datum] om [tijd]
2. [dag] [datum] om [tijd]

Past geen van beide? Dan kunt u hier een tijd kiezen die u schikt: [boekingslink]

Alles wat we wilden bespreken, ligt nog steeds op schema, en ik stuur de agenda opnieuw mee met de nieuwe uitnodiging.

Met vriendelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]

Waarom het werkt: de klant hoort dat het werk op schema ligt, zodat een verzette afspraak niet overkomt alsof er iets uit de hand loopt.

3. Last minute verzetten

Gebruik deze als u een afspraak op dezelfde dag moet verplaatsen. Stuur ook een sms of chatbericht, want de ander ziet een e-mail misschien niet op tijd.

Beste [voornaam],

Excuses voor het late bericht, maar ik kan vandaag niet bij onze afspraak om [tijd] zijn. [Korte reden.]

Ik weet dat dit last minute is, dus ik maak het u zo makkelijk mogelijk: kies hier een tijd die u past, en die is voor u: [boekingslink]

Nogmaals mijn excuses.
[uw naam]

Hallo [voornaam], met [uw naam]. Het spijt me, ik kan vandaag niet om [tijd]. Kunnen we verzetten? Kies hier een tijd: [boekingslink]

Waarom het werkt: u erkent dat het kort dag is en geeft de ander de volledige keuze over de nieuwe tijd. Dat is de eerlijkste ruil voor het ongemak.

4. Ziek

Gebruik deze als u ziek wakker wordt. Houd het kort. Niemand hoeft de details te weten.

Beste [voornaam],

Ik ben vandaag ziek, dus ik moet onze afspraak om [tijd] verzetten. Excuses voor de late wijziging.

Ik verwacht op [dag] weer aan het werk te zijn. Past [dag] om [tijd] of [dag] om [tijd] u? Of kies hier een tijd: [boekingslink]

Bedankt voor uw begrip,
[uw naam]

Hallo [voornaam], met [uw naam]. Ik ben vandaag ziek, dus ik moet onze afspraak om [tijd] verzetten. Sorry! Ik stuur nieuwe tijden als ik terug ben.

Waarom het werkt: "ziek" is alle uitleg die iemand nodig heeft, en de nieuwe tijden laten zien dat u de ander niet laat zitten.

5. Persoonlijke noodsituatie

Gebruik deze als er iets dringends en privés tussenkomt. U bent niemand de details verschuldigd.

Beste [voornaam],

Door een onverwachte persoonlijke omstandigheid moet ik onze afspraak op [dag] om [tijd] uitstellen. Excuses voor het late bericht.

Ik laat u uiterlijk [dag] nieuwe tijden weten. Is er voor die tijd iets dringends, dan kan [naam] u helpen via [e-mailadres].

Bedankt voor uw begrip,
[uw naam]

Waarom het werkt: "een onverwachte persoonlijke omstandigheid" is eerlijk en sluit het onderwerp af. Een vervangend contactpersoon houdt dringende zaken in beweging.

6. Dubbel geboekt

Gebruik deze als u merkt dat u zichzelf dubbel hebt geboekt: 2 dingen op hetzelfde moment.

Beste [voornaam],

Ik zie net dat ik mezelf op [dag] om [tijd] dubbel heb geboekt, en dat spijt me. Ik verzet onze afspraak liever nu dan dat ik hem moet inkorten.

Kunnen we in plaats daarvan afspreken op [dag] om [tijd] of [dag] om [tijd]? Of kies hier een tijd: [boekingslink]

Bedankt,
[uw naam]

Waarom het werkt: u erkent de fout en maakt er een goede reden van: u wilt de ander uw volle aandacht geven, niet de helft.

7. Teamvergadering verplaatst

Gebruik deze om een groep de nieuwe tijd te laten weten. Is het uw vergadering, kies dan zelf de tijd en laat het iedereen weten, in plaats van 6 mensen te vragen het eens te worden.

Hallo allemaal,

Onze [naam vergadering] is verplaatst van [oude dag] om [oude tijd] naar [nieuwe dag] [datum] om [nieuwe tijd] [tijdzone].

De agenda-uitnodiging is bijgewerkt. De agenda en de link blijven hetzelfde: [videolink]

Past de nieuwe tijd u niet? Laat het me dan uiterlijk [dag] weten, en stuur uw updates op schrift.

Bedankt,
[uw naam]

Let op: [naam vergadering] is verplaatst van [oude dag] naar [nieuwe dag] om [nieuwe tijd]. Uitnodiging bijgewerkt, zelfde link. Laat het weten als dat een probleem is!

Waarom het werkt: "Gewijzigd:" in de onderwerpregel, en de oude en de nieuwe tijd naast elkaar. Niemand kan het verwarren met de oorspronkelijke uitnodiging.

8. Uitstellen zonder nieuwe datum

Gebruik deze als u nog geen nieuwe tijd kunt kiezen, bijvoorbeeld omdat u wacht op een beslissing of een levering.

Beste [voornaam],

Ik wil onze afspraak op [dag] om [tijd] graag uitstellen. [Reden, bijvoorbeeld: we wachten nog op de definitieve cijfers, en de afspraak is nuttiger als we die hebben.]

Ik stuur uiterlijk [datum] nieuwe tijden. Tot die tijd heb ik de afspraak uit onze agenda's gehaald, zodat de tijd vrij is.

Bedankt voor uw geduld,
[uw naam]

Waarom het werkt: een datum voor de volgende stap ("uiterlijk vrijdag") voorkomt dat de afspraak stilletjes verdwijnt.

9. Een afspraak met een klant verzetten (dienstverlening)

Gebruik deze als u een dienstverlenend bedrijf hebt en de afspraak van een klant moet verplaatsen. Maak het de klant zo makkelijk mogelijk.

Beste [voornaam],

Het spijt me, maar ik moet uw [dienst] op [dag] om [tijd] verzetten. [Korte reden.]

Kies hier een nieuwe tijd die u schikt: [boekingslink]

Als u wilt, kan ik ook [dag] om [tijd] voor u vasthouden. Antwoord dan gewoon op deze e-mail. Bedankt voor uw begrip, en excuses voor het ongemak.

Vriendelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]

[bedrijf]: Sorry, [voornaam], we moeten uw afspraak op [dag] verzetten. Kies hier een nieuwe tijd: [boekingslink]

Waarom het werkt: de klant kiest zelf de nieuwe tijd en hoeft dus niet te wachten tot u er een aanbiedt.

10. Vragen om een sollicitatiegesprek te verzetten

Gebruik deze als u de kandidaat bent en een nieuwe tijd nodig hebt. Vraag het vroeg, en bied meerdere opties aan.

Beste [voornaam],

Nogmaals bedankt voor de uitnodiging voor een gesprek voor de functie van [functie]. Helaas [korte reden, bijvoorbeeld: heb ik een werkverplichting die ik niet kan verzetten] op [dag] om [tijd].

Ik heb veel interesse in de functie en pas me graag aan de planning van uw team aan. Zou een van deze tijden passen?
1. [dag] [datum] om [tijd]
2. [dag] [datum] om [tijd]
3. [dag] [datum] om [tijd]

Excuses voor het eventuele ongemak.

Met vriendelijke groet,
[uw naam]

Waarom het werkt: u herhaalt uw interesse in de functie, zodat het verzoek niet overkomt als een gebrek daaraan. Meer templates voor een sollicitatiegesprek behandelen de kant van de werkgever.

11. Verzetten met een link om een tijd te kiezen

Gebruik deze als u geen agendapingpong wilt spelen. De ander kiest een tijd die hem of haar past.

Beste [voornaam],

Ik moet onze afspraak op [dag] om [tijd] verzetten, en excuses voor de wijziging.

Om ons een paar e-mails te besparen: via deze link ziet u al mijn vrije tijden: [boekingslink]

Kies gewoon de tijd die u het beste past, en de nieuwe uitnodiging gaat direct de deur uit.

Bedankt,
[uw naam]

Waarom het werkt: het maakt van 4 e-mails heen en weer één klik voor de ander.

12. Geen antwoord op uw verzoek om te verzetten

Gebruik deze 1 tot 2 dagen nadat u vroeg om te verzetten en niets hebt gehoord.

Beste [voornaam],

Ik kom even terug op mijn bericht over het verzetten van onze afspraak. Ik wil graag nog een tijd vinden.

Past [dag] om [tijd]? Dan stuur ik de uitnodiging. Of kies hier een andere tijd: [boekingslink]

Bedankt,
[uw naam]

Waarom het werkt: op één concrete tijd zegt iemand makkelijker ja dan op een lijst.

13. De ander heeft de afspraak gemist

Gebruik deze als de ander niet kwam opdagen. Ga uit van het beste, en maak het makkelijk om opnieuw te boeken.

Beste [voornaam],

Ik zat vandaag om [tijd] klaar voor ons gesprek, maar het lijkt erop dat we elkaar hebben gemist. Ik hoop dat alles in orde is.

Ik spreek u nog steeds graag. Wilt u een nieuwe tijd kiezen? [boekingslink]

Vriendelijke groet,
[uw naam]

Waarom het werkt: "we misten elkaar" is vriendelijk, laat de ander zijn gezicht redden en levert veel meer antwoorden op dan "u kwam niet opdagen".

Antwoorden als iemand u vraagt om te verzetten

14. Akkoord gaan en nieuwe tijden voorstellen

Beste [voornaam],

Geen enkel probleem, zulke dingen gebeuren! Dit zijn een paar tijden die mij passen:
1. [dag] [datum] om [tijd]
2. [dag] [datum] om [tijd]

Of kies hier een vrije tijd: [boekingslink]

Tot snel,
[uw naam]

15. De nieuwe tijd bevestigen

Beste [voornaam],

[nieuwe dag] om [nieuwe tijd] [tijdzone] past mij prima. Ik heb de agenda-uitnodiging bijgewerkt, en de link blijft hetzelfde: [videolink]

Tot dan,
[uw naam]

Hallo [voornaam], [nieuwe dag] om [nieuwe tijd] past. Ik heb de uitnodiging bijgewerkt. Tot dan! - [uw naam]

16. Een duidelijk antwoord na meerdere keren verzetten

Gebruik deze na de 2e of 3e keer verzetten, om de relatie goed te houden en uw tijd te beschermen.

Beste [voornaam],

Geen probleem. Ik begrijp dat het druk is aan uw kant.

Omdat we dit al een paar keer hebben moeten verzetten, stel ik voor dat we een tijd kiezen als het wat rustiger is. Hier is mijn agenda, zodat u een tijd kunt boeken waarvan u zeker weet dat die lukt: [boekingslink]

Wanneer u er klaar voor bent, spreek ik u graag.

Vriendelijke groet,
[uw naam]

Zo verzet u een afspraak beleefd

Om een afspraak beleefd te verzetten, laat u het de ander zo vroeg mogelijk weten, biedt u één keer uw excuses aan en geeft u een korte reden. Bied 2 of 3 concrete nieuwe tijden aan, of een link om er een te kiezen, en werk de oorspronkelijke agenda-uitnodiging bij of annuleer die, zodat niemand op de oude tijd verschijnt.

• Laat het minstens 24 uur van tevoren weten als dat kan. Hoe eerder u het vraagt, hoe minder het de ander kost.
• Bied één keer uw excuses aan. Eén keer "Excuses voor de wijziging" is beleefd. Drie keer klinkt als een crisis.
• Houd de reden kort. "Er kwam iets tussen" of "Ik ben ziek" is genoeg. U bent niemand privédetails verschuldigd.
• Bied concrete tijden aan. "Laat maar weten wanneer u kunt" schuift het werk naar de ander. 2 of 3 tijden met de tijdzone, of een link naar uw agenda, zijn makkelijker te beantwoorden.
• Werk de agenda bij. Wijzig de oorspronkelijke uitnodiging, of annuleer die en stuur een nieuwe, zodat er geen "spookafspraak" in iemands agenda blijft staan.
• Volg na 1 tot 2 dagen op als u niets hoort.
• Maak er geen gewoonte van. Dezelfde afspraak twee keer verzetten is prima. Vier keer verzetten laat mensen zien waar ze op uw lijstje staan.

Kies het juiste kanaal

Formuleringen om een afspraak te verzetten

Combineer deze zinnen voor elk deel van uw bericht:

Onderwerpregels om een afspraak te verzetten

• Verzoek om te verzetten: [naam afspraak] op [dag]
• Nieuwe tijd voor ons [naam afspraak]?
• Gewijzigd: [naam vergadering] verplaatst naar [nieuwe dag] om [nieuwe tijd]
• [naam afspraak] voorlopig uitgesteld
• Bevestigd: [naam afspraak] op [nieuwe dag] om [nieuwe tijd]

Zet de naam van de afspraak en de dag in elke onderwerpregel, zodat de e-mail niet te verwarren is met de oorspronkelijke uitnodiging voor de vergadering.

Laat mensen zelf verzetten met zcal

Zelfs de beste mail om te verzetten start een keten: u biedt tijden aan, de ander checkt de agenda, antwoordt, en u stuurt een nieuwe uitnodiging. Vermenigvuldig dat met elke klant, elke week. zcal, een gratis planningsapp, slaat die keten over: wie u via uw boekingspagina boekt, kan de afspraak zelf verzetten, in een paar klikken.

• Een link om te verzetten in elk bericht. De bevestigingsmail en de herinnering van elke boeking bevatten een link om te verzetten of te annuleren. Uw gast kiest een nieuwe tijd uit uw actuele beschikbaarheid, en de afspraak verschuift in beide agenda's. Er is geen e-mail nodig.
• Moet u zelf verzetten, verzet de afspraak dan vanuit uw lijst met evenementen, en zcal mailt uw gast de nieuwe tijd. Of stuur template 11 met uw boekingslink, en laat de ander kiezen.
• Herinneringen gaan mee met de nieuwe tijd. Verschuift een afspraak, dan verschuiven de herinneringen mee. Wordt hij geannuleerd, dan gaat er geen herinnering uit.

De boekingspagina, de bevestigingen, de herinneringen en de links om te verzetten zitten allemaal in het gratis plan van zcal. Probeer zcal gratis. Voor de berichten die vóór de afspraak uitgaan, zie onze voorbeelden van herinneringen voor afspraken.

Veelgestelde vragen