Gratis beschikbaarheidsformulier, online of om te printen
Een gratis beschikbaarheidsformulier dat in één tabel laat zien wie wanneer kan. Geen stapel papieren formulieren en geen eindeloze mailketen met de hele groep meer.
Gratis beschikbaarheidsformulier maken
Vertrouwd door toonaangevende merken, van snelgroeiende startups tot grote ondernemingen.
zcal is een gratis planningsapp, en met de polls van zcal hebt u een beter beschikbaarheidsformulier. U zet de tijden of diensten op een rij, stuurt één link, en iedereen geeft aan wanneer het past. Alle antwoorden komen in één tabel, zodat u in één oogopslag ziet wie wanneer vrij is. Liever op papier? Download hieronder het gratis beschikbaarheidsformulier om te printen.
Inhoudsopgave
Hoe het werkt
1. Zet de tijden of diensten op een rij
Kies de dagen en tijden die u wilt invullen, van een paar vergadermomenten tot een hele week aan diensten. Wilt u de antwoorden vóór vrijdag? Stel een deadline in, dan sluit het formulier vanzelf.
2. Deel één link
Stuur de link via e-mail, sms of de groepsapp. Niemand heeft een account of app nodig om te antwoorden: men opent de link en vult een naam en e-mailadres in.
3. Iedereen geeft aan wanneer het past
Iedereen tikt op alle tijden die passen, of sleept in één keer over meerdere tijden. Elke persoon ziet de tijden in de eigen tijdzone, en u krijgt bij elk antwoord een e-mail.
4. Zie ieders beschikbaarheid in één tabel
Alle antwoorden staan naast elkaar in één tabel, met bovenaan de tijd waarop de meeste mensen kunnen. Download de antwoorden als csv-bestand voor uw spreadsheet, of kies een tijd en zcal stuurt iedereen de agenda-uitnodiging.
Gratis beschikbaarheidsformulier om te printen
Sommige teams werken nog op papier, en sommige mensen vullen een formulier liever met de hand in. Ons gratis beschikbaarheidsformulier is een pdf van één pagina die u kunt printen, uitdelen en aan de muur kunt hangen.
Download het gratis beschikbaarheidsformulier (pdf)
Wat er op het formulier staat
- Naam, telefoon, e-mail en de periode, zodat u weet van wie het formulier is en voor welke week het geldt.
- Een weekrooster van maandag tot en met zondag, met “Beschikbaar vanaf” en “Beschikbaar tot” voor elke dag, plus vakjes voor “Hele dag” en “Niet beschikbaar”.
- Het maximale aantal uren of diensten dat iemand per week kan draaien.
- Data waarop iemand niet kan, zoals een vakantie of een afspraak.
- Notities, een handtekening en een datum, voor alles wat niet in het rooster past.
Zo vult u het in
Iedereen schrijft per dag op vanaf hoe laat en tot hoe laat hij of zij kan, en vinkt een vakje aan voor een dag die helemaal vrij of helemaal bezet is. Een ingevuld voorbeeld:
| Dag | Beschikbaar vanaf | Beschikbaar tot | Hele dag | Niet beschikbaar |
|---|---|---|---|---|
| Maandag | 9.00 uur | 13.00 uur | ||
| Dinsdag | ✓ | |||
| Woensdag | 16.00 uur | 21.00 uur | ||
| Zaterdag | ✓ |
Daarna vult iedereen het maximale aantal werkuren in, de data waarop hij of zij weg is, en een notitie als er van week tot week iets verandert.
Papieren formulier, Google Forms of zcal?
Een papieren formulier werkt prima voor een klein team op één plek. Maar zodra u antwoorden van meer dan een handvol mensen verzamelt, is het vragen niet het lastige deel. Het lastige deel is alle antwoorden samenvoegen.
| Papieren formulier | Google Forms | zcal | |
|---|---|---|---|
| Kosten | Gratis | Gratis | Gratis |
| Hoe mensen antwoorden | Ze schrijven op een geprint formulier | Een raster met selectievakjes dat u zelf bouwt | Ze tikken of slepen over de tijden die passen |
| Zien wie wanneer vrij is | U vergelijkt de formulieren met de hand | Eén rij per persoon in een spreadsheet | Iedereen naast elkaar in één tabel, met de beste tijd bovenaan |
| Tijdzones | Nee | Nee | Iedereen ziet de tijden in de eigen tijdzone |
| Weten wie nog niet heeft geantwoord | Formulieren tellen | De reacties nakijken | Een e-mail bij elk antwoord |
| De vergadering inplannen | U stuurt de uitnodiging | U stuurt de uitnodiging | Kies de tijd, en zcal stuurt de uitnodiging |
Waarom zcal als beschikbaarheidsformulier?
Alle antwoorden in één tabel
Geen stapel formulieren meer, en geen spreadsheets om samen te voegen. De antwoorden van elke persoon staan op één rij, elke tijd in één kolom, en de tijd waarop de meeste mensen kunnen staat bovenaan. U ziet de gaten, en wie ze kan vullen, in een paar seconden.
Geen aanmelding nodig
Wie antwoordt, maakt geen account aan en downloadt geen app. Men opent uw link, tikt op de tijden die passen en vult een naam in. Hoe minder stappen, hoe meer antwoorden u terugkrijgt.
Werkt op elke telefoon
De meeste mensen openen een link vanuit een sms of de groepsapp. Het formulier is gemaakt voor kleine schermen, met grote knoppen om op te tikken en tijden waar men met een vinger overheen kan slepen.
Tijdzones? Geregeld.
Iedereen ziet uw tijden in de eigen tijdzone, dus een team dat over verschillende steden verspreid is, hoeft nooit te rekenen. Voor diensten op één locatie zet u het formulier vast op uw eigen tijdzone.
Uw spreadsheet, als u die wilt
Download alle antwoorden als csv-bestand en open ze in Excel of Google Sheets. Handig als u het rooster in een andere tool maakt.
Plan de tijd in wanneer u zover bent
Zoekt u een tijd voor één vergadering? Ook dat doet het formulier. Kies de beste tijd, en zcal zet die in uw agenda en stuurt de uitnodiging naar iedereen die heeft geantwoord.
Gratis, zonder advertenties
Maak zoveel formulieren als u nodig hebt, voor zoveel mensen als u nodig hebt. Niemand ziet advertenties: u niet, en de mensen die antwoorden ook niet.
Wie gebruikt beschikbaarheidsformulieren?
Managers en teamleiders
Verzamel met één link de beschikbaarheid van het hele team voor volgende week, en maak het rooster vanuit één tabel in plaats van een stapel briefjes. Vraag in hetzelfde formulier naar het maximale aantal uren dat iemand kan werken.
Vrijwilligerscoördinatoren
Vrijwilligers geven hun tijd gratis, dus maak het ze makkelijk om ja te zeggen. Deel de diensten, zie wie welke dienst kan draaien en ontdek de gaten ruim voor de grote dag.
Docenten en scholen
Vind een tijd voor oudergesprekken, bijles of een studiegroep. Ouders antwoorden vanaf hun telefoon, zonder account.
Verenigingen, teams en commissies
Plan trainingen, repetities en bestuursvergaderingen rond ieders week, niet alleen rond de luidste stemmen in de groepsapp.
Recruiters
Verzamel de beschikbaarheid van een interviewpanel op één plek, kies dan het moment dat voor iedereen past en stuur de uitnodiging.
Tips om snel ieders beschikbaarheid te krijgen
- Stel een deadline. “Vóór vrijdag 12.00 uur” levert meer antwoorden op dan “wanneer het u uitkomt”.
- Bied echte opties. Zet de diensten of tijdsloten die u nodig hebt op een rij, niet “ergens deze week”.
- Vraag meteen naar grenzen. Het maximale aantal uren en de data waarop iemand weg is, besparen u een ronde nabellen.
- Herinner één keer. zcal mailt u bij elk antwoord, dus u weet precies wie nog een duwtje nodig heeft.
Meer manieren om een tijd te vinden
- Vergaderpolls. Laat een groep stemmen over de beste tijd voor één vergadering.
- Inschrijflijsten. Laat mensen zelf een tijdslot kiezen.
- Groepsplanning. Alle manieren om met een groep te plannen, op één plek.
- Boekingslinks. Deel uw vrije tijden en laat mensen een afspraak met u boeken.
Veelgestelde vragen
Wat is een beschikbaarheidsformulier?
Een beschikbaarheidsformulier is een kort formulier waarin mensen aangeven wanneer ze vrij zijn. Ze markeren de dagen en tijden waarop ze kunnen werken, vrijwilligerswerk doen of afspreken, zodat degene die het rooster maakt ziet wie wanneer beschikbaar is. Het kan een geprint formulier zijn, een spreadsheet of een online formulier.
Hoe maak ik een beschikbaarheidsformulier?
Online gaat het het snelst. Zet in zcal de tijden of diensten op een rij die u nodig hebt, deel de link en laat iedereen de tijden aanvinken die passen. Alle antwoorden komen in één tabel. Liever een formulier op papier? Download ons gratis beschikbaarheidsformulier en print voor iedereen een exemplaar.
Is er een gratis sjabloon voor een beschikbaarheidsformulier?
Ja. Ons beschikbaarheidsformulier om te printen is een gratis pdf van één pagina met een weekrooster, een vak voor het maximale aantal uren of diensten dat iemand kan draaien, en ruimte voor data waarop iemand niet kan. De online versie in zcal is ook gratis, zonder limiet op formulieren of antwoorden.
Hoe vraag ik de beschikbaarheid van medewerkers op?
Vraag het iedereen op dezelfde manier, met dezelfde deadline. Geef iedereen een formulier met de diensten die u moet vullen, vraag naar het maximale aantal uren dat iemand kan werken en naar de data waarop iemand weg is, en verzamel de antwoorden een week voordat het rooster klaar moet zijn. Met een online formulier hoeft u geen papieren formulieren over te typen.
Kan ik een beschikbaarheidsformulier maken in Google Forms?
Ja, met een raster van selectievakjes: dagen als rijen, tijden als kolommen. Maar Google Forms zet elk antwoord op een eigen rij in een spreadsheet, dus de overlap zoekt u zelf uit. Een zcal-formulier toont ieders beschikbaarheid naast elkaar, met bovenaan de tijd waarop de meeste mensen kunnen.
Hoe vul ik een beschikbaarheidsformulier in?
Schrijf voor elke dag op vanaf hoe laat en tot hoe laat u kunt, of vink “Hele dag” of “Niet beschikbaar” aan. Vul daarna het maximale aantal uren of diensten in dat u kunt draaien, en de data waarop u niet kunt. Wees eerlijk: aan een rooster vol tijden waarop u eigenlijk niet kunt, heeft niemand iets.
Hebben mensen een account nodig om een zcal-beschikbaarheidsformulier in te vullen?
Nee. Ze openen uw link, markeren de tijden die passen en vullen een naam en e-mailadres in. Ze hoeven zich niet aan te melden, niet in te loggen en geen app te downloaden. Om het formulier te maken, hebt u een gratis zcal-account nodig.
