Round robin-planningssoftware voor teams
Round robin-planning verdeelt klantafspraken eerlijk over uw team. Klanten zien meer vrije tijden, en elke boeking gaat naar een host die vrij is.
Round robin gratis proberen
Vertrouwd door toonaangevende merken, van snelgroeiende startups tot grote ondernemingen.
zcal is een planningsapp voor personen en teams, en de round robin-links van zcal verdelen afspraken voor u, om de beurt over uw team. U deelt één boekingslink voor het hele team, klanten kiezen een tijd waarop iemand vrij is, en zcal geeft de afspraak aan de juiste persoon. Geen spreadsheet meer met wie er aan de beurt is, en geen lead die blijft wachten.
Inhoudsopgave
Hoe het werkt
1. Voeg uw team toe
Maak een team in zcal en nodig de mensen uit die deze afspraken doen. Iedereen koppelt de eigen agenda van Google, Outlook of Apple, zodat zcal altijd weet wie er vrij is.
2. Kies de hosts en hun prioriteit
Kies wie de afspraken doet, en geef iedereen een lage, gemiddelde of hoge prioriteit. Hosts met een hoge prioriteit krijgen als eersten afspraken wanneer ze vrij zijn, en de rest verdeelt wat overblijft.
3. Deel één link
Zet de link van uw team op uw website, in uw e-mails of in uw salesopvolging. Klanten zien elke tijd waarop een van de hosts vrij is, dus ze vinden snel een tijdslot.
4. zcal kiest de host
Als een klant boekt, geeft zcal de afspraak aan een vrije host en zet die in de agenda van die persoon, met een eigen videolink. De klant krijgt de uitnodiging en de herinneringen, en uw team hoeft nooit te bepalen wie er aan de beurt is.
Hoe zcal bepaalt wie de afspraak krijgt
Eerlijk betekent niet willekeurig. Zo verdeelt één teamlink met drie hosts de eerste paar boekingen. Alex heeft een hoge prioriteit, en Jordan en Sam hebben een gemiddelde prioriteit.
| Boeking | Vrij op dat moment | Wie krijgt hem | Waarom |
|---|---|---|---|
| 1e | Alex, Jordan, Sam | Alex | Alex heeft de hoogste prioriteit |
| 2e | Jordan, Sam (Alex is bezet) | Jordan | Jordan en Sam hebben dezelfde prioriteit, en geen van beiden heeft al een afspraak gehad |
| 3e | Jordan, Sam | Sam | Sam heeft nog geen afspraak gehad |
| 4e | Jordan, Sam | Jordan | Jordan is langer geleden geboekt dan Sam |
| Een verzette afspraak | — | Dezelfde host | Een verzette afspraak blijft bij de host |
Klanten zien hier niets van. Ze zien één pagina met elke tijd waarop iemand vrij is, en ze boeken.
Round robin, collectief of groepsevenement?
Alle drie zetten meer dan twee mensen op één link, maar ze doen elk iets anders:
- Round robin: elke afspraak gaat naar één host uit uw team. Gebruik het voor salesdemo's, supportgesprekken en eerste sollicitatiegesprekken. Onze gids legt uit hoe round robin-planning werkt.
- Collectief: elke afspraak heeft meerdere hosts, en klanten zien alleen de tijden waarop ze allemaal vrij zijn. Gebruik het voor een kick-off of een interviewpanel.
- Groepsevenement: één host, veel gasten in hetzelfde tijdslot. Gebruik het voor lessen, workshops en webinars.
Bekijk alle drie naast elkaar bij groepsplanning.
Waarom zcal voor round robin?
Meer tijden voor uw klanten
Een klant ziet elke tijd waarop een van de hosts vrij is, niet alleen de agenda van één persoon. Meer vrije tijdsloten betekent meer boekingen, en minder leads die afhaken.
Standaard eerlijk
Zonder prioriteiten gaat zcal gewoon om de beurt: de host die het langst geleden is geboekt, krijgt de volgende afspraak. Niemand hoeft een turflijst bij te houden.
Prioriteiten wanneer u ze nodig hebt
Wilt u uw beste closers bij elke demo die ze kunnen doen? Geef ze een hoge prioriteit. Nieuwe collega's met een lage prioriteit vangen de rest op terwijl ze inwerken.
De agenda van elke host gecontroleerd
Elke host koppelt de eigen agenda's. zcal controleert ze allemaal voordat er een tijd wordt aangeboden, zodat niemand wordt geboekt voor een afspraak waar hij niet bij kan zijn.
Een eigen videolink voor elke host
Stel de locatie in op de eigen video-app van elke host, en elke afspraak krijgt een link voor Zoom, Google Meet of Microsoft Teams van de host die hem doet.
Verzette afspraken blijven waar ze zijn
Verzet een klant een afspraak, dan blijft die bij de host die de klant al heeft gesproken. Geen overdrachten, geen dubbele kennismakingen.
Herinneringen tegen no-shows
Elke boeking krijgt herinneringen per e-mail, en met Pro kunt u klanten ook een sms sturen. Op teamlinks gebruikt zcal de SMS-tegoeden van de host die er het minst heeft verbruikt.
Wie gebruikt round robin-planning?
Salesteams
Zet één link “Plan een demo” op uw website, en elke lead komt snel terecht bij een vertegenwoordiger die vrij is. Warme leads hoeven niet te wachten tot iemand ze toewijst.
Customer success en support
Verdeel onboarding- en supportgesprekken over het team, zodat niet één persoon alles op zijn schouders krijgt.
Recruitmentteams
Verdeel de eerste selectiegesprekken over uw recruiters, en laat kandidaten elk vrij tijdslot boeken in plaats van op een e-mail te wachten.
Bureaus en adviesbureaus
Geef klanten één link voor een strategiegesprek, en laat wie er vrij is het gesprek doen.
Tips voor round robin die vanzelf loopt
- Houd elke agenda gekoppeld. Round robin is zo goed als de agenda's erachter. Vraag elke host om alle agenda's te koppelen die hij of zij gebruikt.
- Gebruik prioriteiten met beleid. Een of twee hosts met een hoge prioriteit is genoeg. Heeft iedereen een hoge prioriteit, dan is het hetzelfde als geen prioriteit.
- Voeg buffertijd toe. Een pauze van 10 tot 15 minuten tussen afspraken geeft elke host tijd voor notities vóór het volgende gesprek.
- Gebruik één duur per link. Maak één link voor een demo van 30 minuten en een andere voor een verdieping van 60 minuten, zodat elk tijdslot bij de afspraak past.
Meer manieren om als team te plannen
- Groepsplanning. Polls, groepsevenementen, collectief en round robin naast elkaar.
- Boekingspagina's. Geef iedereen in uw team een eigen boekingslink.
- SMS-herinneringen. Stuur klanten vóór elke afspraak een sms, zodat minder mensen hem missen.
- Vergaderpolls. Vind een tijd voor een interne vergadering met het hele team.
Veelgestelde vragen
Wat is round robin-planning?
Round robin-planning verdeelt afspraken om de beurt over een team, zodat iedereen een eerlijk deel krijgt. Een klant boekt een tijd via één teamlink, en de afspraak gaat naar een host die op dat moment vrij is. Het wordt veel gebruikt voor salesdemo's, supportgesprekken en eerste selectiegesprekken.
Hoe kiest zcal wie de afspraak krijgt?
zcal kijkt naar de hosts die vrij zijn op de tijd die de klant heeft gekozen. Van die hosts gaan degenen met de hoogste prioriteit voor. Bij hosts met dezelfde prioriteit gaat een host zonder afspraken op de link eerst, en daarna krijgt de host die het langst geleden is geboekt de afspraak.
Kan ik sommige teamleden meer afspraken geven?
Ja. Geef ze een hoge prioriteit, en ze krijgen elke afspraak waarvoor ze vrij zijn. Hosts met een gemiddelde of lage prioriteit nemen de afspraken die hosts met een hoge prioriteit niet kunnen doen.
Kunnen klanten kiezen met wie ze afspreken?
Op een round robin-link kiest zcal de host. Wil een klant een specifiek persoon spreken, deel dan de eigen boekingslink van die persoon.
Wat gebeurt er als een klant de afspraak verzet?
De afspraak blijft bij dezelfde host. De klant kiest een nieuwe tijd uit de vrije tijden van die host, en niemand anders zijn agenda verandert.
Werkt round robin met Google Agenda en Outlook?
Ja. Elke host koppelt de eigen agenda's van Google, Outlook of Apple, zoveel als hij of zij gebruikt. zcal controleert ze allemaal voordat er een tijd wordt aangeboden, en zet elke afspraak in de agenda van de host.
Wat kost round robin-planning?
Round robin hoort bij zcal Pro, vanaf $7 per gebruiker per maand, en Business, vanaf $12 per gebruiker per maand. Pro bevat één team, en Business heeft geen limiet op teams. Beide hebben een gratis proefperiode van 14 dagen.
