Gratis groepsplanning voor vergaderingen, lessen en teams
Vind een tijd voor uw hele groep zonder eindeloze mailketen. Houd een poll, vul een les of verdeel boekingen over uw team, allemaal in één app.
Gratis beginnen met plannen
Vertrouwd door toonaangevende merken, van snelgroeiende startups tot grote ondernemingen.
zcal is een gratis planningsapp, en het werkt voor elk soort groep. Vraag een groep met een vergaderpoll wanneer iedereen vrij is, laat een hele klas dezelfde tijd boeken, of leg de agenda's van uw team samen, zodat klanten altijd een vrije host vinden. De tabel hieronder laat zien wat bij u past.
Inhoudsopgave
Welk soort groepsplanning hebt u nodig?
“Groepsplanning” betekent voor iedereen iets anders. Begin bij wat u wilt bereiken:
| U wilt… | Gebruik | Hoe het werkt | Plan |
|---|---|---|---|
| Eén tijd vinden voor een groepsvergadering | Een vergaderpoll | Iedereen stemt op uw tijden, en u kiest de winnaar | Gratis |
| Een les, workshop of webinar vullen | Een groepsevenement | Iedereen boekt een plek in hetzelfde tijdslot | Gratis |
| Een klant spreken met meerdere mensen uit uw team | Een collectief evenement | Klanten zien alleen de tijden waarop elke host vrij is | Pro |
| Klantafspraken over uw team verdelen | Round robin | Klanten boeken een tijd, en zcal kiest een vrije host | Pro |
Vergaderpolls: vind een tijd voor de hele groep
Weet u niet wanneer iedereen vrij is? Vraag het. Kies een paar tijden die u uitkomen, deel één link en laat iedereen de tijden aanvinken die passen. Elke stem komt in één tabel, met de populairste tijd bovenaan. Kies die, en zcal zet de vergadering in uw agenda en stuurt de uitnodiging naar iedereen die heeft gestemd.
Polls zijn gratis, zonder limiet op polls of stemmers en zonder advertenties. Zo werken vergaderpolls.
Groepsevenementen: laat veel mensen dezelfde tijd boeken
Voor een les, een workshop of een spreekuur hoeft niet iedereen het over één tijd eens te worden. U zet de tijden klaar, en iedereen boekt een plek. Kies hoeveel plekken elk tijdslot heeft, en het tijdslot sluit zodra het vol is.
Iedereen krijgt een eigen agenda-uitnodiging en eigen herinneringen, en kan de eigen plek verzetten of annuleren zonder aan die van anderen te komen. Organiseert u inschrijvingen voor diensten of tijdsloten? Bekijk inschrijflijsten. Geeft u een wekelijkse les? Bekijk lessen plannen met zcal.
Collectieve evenementen: spreek af wanneer uw hele team vrij is
Een kick-off met uw accountmanager en uw designer, of een sollicitatiegesprek met een panel van drie. Een collectief evenement controleert de agenda van elke host en toont klanten alleen de tijden waarop ze allemaal vrij zijn. Als iemand boekt, komt de afspraak in de agenda van elke host.
Wilt u iemand bij de afspraak, maar mag die agenda niet bepalen welke tijden er zijn? Markeer die persoon als optioneel. zcal voegt hem of haar toe aan de afspraak, maar die agenda blokkeert geen tijden. Zo werken collectieve evenementen.
Round robin: verdeel boekingen over uw team
Maakt het klanten niet uit met wie ze spreken? Dan geeft round robin elke nieuwe boeking aan één persoon uit uw team, om de beurt. Klanten zien elke tijd waarop een van de hosts vrij is, dus er is meer keus, en het werk wordt eerlijk verdeeld.
Geef uw ervaren mensen een hoge prioriteit, en zij krijgen als eersten afspraken. Bij hosts met dezelfde prioriteit krijgt degene die het langst geleden is geboekt de volgende afspraak. Zo werkt round robin.
Waarom zcal voor groepsplanning?
Eén app voor elke groep
Voor polls, lessen en teamafspraken hebt u meestal drie verschillende tools nodig. zcal doet ze allemaal, met één account, één set agenda's en één uitstraling.
Elke agenda gecontroleerd
Koppel elke agenda van Google, Outlook en Apple die u gebruikt. zcal biedt alleen tijden aan waarop u vrij bent, en bij teamevenementen ook uw collega's.
Niemand heeft een account nodig
Wie stemt of boekt, opent uw link, kiest een tijd en vult een naam in. Er is niets om voor aan te melden en niets om te installeren.
Tijdzones? Geregeld.
Iedereen ziet uw tijden in de eigen tijdzone. Een team in New York, Londen en Singapore hoeft nooit tijdverschillen uit te rekenen.
De uitnodiging gaat vanzelf de deur uit
Staat een afspraak vast, dan zet zcal die in uw agenda, stuurt iedereen een agenda-uitnodiging met de videolink en herinnert iedereen eraan voordat de afspraak begint.
Wie gebruikt groepsplanning?
Teams en managers
Vind met een poll een tijd voor het wekelijkse overleg of de kwartaalheisessie, en jaag niet langer achter reacties aan in Slack.
Docenten, coaches en trainers
Geef lessen, workshops en spreekuren als groepsevenement. Deelnemers boeken zelf hun plek, en het tijdslot sluit zodra het vol is. Coaches kunnen op dezelfde manier groepscoaching geven (zie planning voor coaches).
Verenigingen, commissies en vrijwilligers
Houd een poll onder het bestuur voor de volgende vergadering, of open de inschrijving voor vrijwilligersdiensten, allemaal vanuit één gratis account.
Sales-, support- en recruitmentteams
Verdeel demo's en supportgesprekken met round robin, en zet een sollicitatiecommissie in één gesprek met een collectief evenement.
Meer manieren om te plannen
- Vergaderpolls. Laat een groep stemmen over de beste tijd voor één vergadering.
- Beschikbaarheidsformulieren. Verzamel ieders vrije tijden in één tabel.
- Inschrijflijsten. Laat mensen zelf een tijdslot kiezen.
- Boekingspagina's. Deel uw vrije tijden voor 1-op-1-afspraken.
- Round robin. Verdeel boekingen over uw team.
- Collectieve evenementen. Boek één afspraak met meerdere mensen uit uw team.
Veelgestelde vragen
Wat is groepsplanning?
Groepsplanning is het vinden van een tijd die werkt voor meer dan twee mensen. Daaronder vallen polls, waarbij een groep stemt over de beste tijd, groepsevenementen, waarbij veel mensen dezelfde tijd boeken, en teamplanning, waarbij klanten een afspraak boeken met een of meer mensen uit uw team.
Hoe plan ik een afspraak met een groep?
Maak een vergaderpoll met een paar tijden die u uitkomen, deel één link en laat iedereen de tijden aanvinken die passen. Zijn de stemmen binnen, kies dan de beste tijd, en zcal stuurt de agenda-uitnodiging naar de hele groep.
Wat is de beste gratis app voor groepsplanning?
Voor de meeste groepen is dat een app die meer doet dan een poll. Het gratis plan van zcal bevat onbeperkte vergaderpolls zonder advertenties, groepsevenementen waarbij veel mensen dezelfde tijd boeken, en agendasynchronisatie met Google, Outlook en Apple. Stemmers hebben geen account nodig, en zcal stuurt de uitnodiging zodra u de tijd kiest.
Hebben deelnemers een account nodig?
Nee. Wie stemt in een poll of een groepsevenement boekt, opent uw link en vult een naam en e-mailadres in. Ze hoeven zich niet aan te melden en geen app te downloaden. U hebt een gratis zcal-account nodig om alles in te stellen.
Wat is het verschil tussen collectieve planning en round robin?
Een collectief evenement zet meerdere hosts in één afspraak, dus klanten zien alleen tijden waarop ze allemaal vrij zijn. Round robin geeft elke afspraak aan één host uit uw team, zodat het werk verdeeld wordt. Beide zitten in de plannen Pro en Business van zcal.
Werkt groepsplanning over tijdzones heen?
Ja. Iedereen ziet uw tijden in de eigen tijdzone, of het nu gaat om stemmen in een poll of een plek boeken. Ook de agenda-uitnodiging toont voor iedereen de juiste tijd.
Hoeveel mensen kunnen een groepsevenement boeken?
U kiest het aantal plekken per tijdslot. Met het gratis plan kunnen per tijdslot maximaal 5 mensen een groepsevenement boeken. Pro en Business hebben geen limiet.
