SMS-herinneringen voor afspraken die no-shows terugdringen
Automatische sms-herinneringen voor elke klant die boekt. Een korte sms vóór elke afspraak betekent minder no-shows en minder verloren uren.
Gratis proberen
Vertrouwd door toonaangevende merken, van snelgroeiende startups tot grote ondernemingen.
zcal is een planningsapp met ingebouwde SMS-herinneringen, zodat minder klanten hun afspraak missen. Klanten boeken een tijd op uw boekingspagina, en zcal stuurt iedereen vóór de afspraak een sms, op het moment dat u kiest. Eén keer instellen, en u verstuurt nooit meer met de hand een herinnering.
Inhoudsopgave
Hoe het werkt
1. Zet SMS-herinneringen aan
Open de instellingen van de boekingspagina die uw klanten gebruiken, en zet SMS-herinneringen aan. Kies wanneer de sms verstuurd wordt, van een paar minuten tot een paar dagen voor de afspraak. Laat uw herinnering per e-mail ook aan staan, zodat klanten twee keer van u horen.
2. Schrijf uw bericht
Begin met de kant-en-klare tekst, of schrijf uw eigen tekst. Voeg de voornaam van de klant, de tijd van de afspraak, de videolink en een link om te verzetten toe, en zcal vult ze voor elke boeking in.
3. Klanten vullen bij het boeken hun mobiele nummer in
Uw boekingspagina vraagt om een mobiel nummer, met een link om u af te melden. U hoeft geen contactlijst te maken of te uploaden: elke nieuwe boeking brengt een eigen nummer mee.
4. De sms gaat op tijd de deur uit
zcal verstuurt de herinnering op het moment dat u hebt gekozen, met de tijd van de afspraak in de eigen tijdzone van de klant. Verzet de klant de afspraak, dan schuift de sms mee. Annuleert de klant, dan gaat er geen sms uit.
Waarom sms-herinneringen no-shows terugdringen
De meeste no-shows zijn niet onbeleefd. Mensen vergeten het gewoon. Een sms-herinnering voor een afspraak lost dat op: een korte sms vóór de afspraak met de dag en tijd, de locatie of videolink, en een manier om te verzetten.
Een sms valt op waar een e-mail dat niet doet: op het vergrendelscherm, in de minuten voordat iemand de deur uitgaat of de laptop openklapt. In één onderzoek in een kliniek daalde het aantal gemiste afspraken met sms-herinneringen van 38% naar 24%. Voor iedereen die zijn tijd verkoopt, is elke voorkomen no-show een uur dat u betaald krijgt.
Sms, e-mail of agenda-uitnodiging?
Elk heeft een eigen taak, en de beste herinneringen gebruiken alle drie.
| Sms | Agenda-uitnodiging | ||
|---|---|---|---|
| Het beste voor | Een kort seintje vlak voor de afspraak | Alle details, zoals een agenda of voorbereiding | De tijd vasthouden in de agenda van uw klant |
| Waar het verschijnt | Op het vergrendelscherm van de telefoon | In de inbox | In de agenda-app, met eigen meldingen |
| Let op | Houd het onder de 160 tekens | Kan wegvallen in een volle inbox | De instellingen van uw klant bepalen wanneer er een melding komt |
| In zcal | Pro en Business | Elk plan | Elke boeking, met elk plan |
Met zcal hoeft u niet te kiezen. Uw klant krijgt een agenda-uitnodiging zodra hij boekt, een herinnering per e-mail vóór de afspraak, en een sms wanneer het ertoe doet.
Wat er in een goede herinneringssms staat
Een goede herinneringssms leest u in één oogopslag. Uw klant weet van wie hij komt, wat er gebeurt en wat hij moet doen. Mik op vier dingen, in minder dan 160 tekens:
- Van wie hij komt. Begin met uw naam of de naam van uw bedrijf, zodat de sms niet op spam lijkt.
- Wat en wanneer. De afspraak, de dag en de tijd, in de tijdzone van uw klant.
- Waar. Het adres, of de link voor Zoom, Google Meet of Microsoft Teams.
- Wat te doen als de plannen veranderen. Een link om te verzetten of te annuleren. Een klant die niet kan, kiest dan een nieuwe tijd in plaats van niet te komen.
Hier zijn drie herinneringssms'jes die u kunt kopiëren. In zcal worden de naam van de klant, de afspraak, de datum en tijd, het adres en de links voor elke boeking vanzelf ingevuld.
| Gebruik het voor | Herinneringssms |
|---|---|
| De dag ervoor | Hallo [voornaam], met [uw naam] van [bedrijf]. Tot [datum en tijd] voor uw [afspraak]. Andere tijd nodig? [link om te verzetten] |
| Een videogesprek | Herinnering van [afspraak] is op [datum en tijd]. Deelnemen via: [videolink] |
| Een bezoek op locatie | Hallo [voornaam], tot [datum en tijd] op [adres]. Lukt het niet? [link om te verzetten] |
Houd elke sms over de boeking. Uw klanten gaven u hun nummer voor deze afspraak, dus bewaar aanbiedingen voor de e-mail. Boek vóór u live gaat uw eigen evenement met uw eigen nummer, en lees de sms zoals uw klant hem leest.
Wanneer stuurt u een herinneringssms?
Stuurt u hem te vroeg, dan vergeet uw klant het weer. Stuurt u hem te laat, dan is er geen tijd meer om te plannen of te verzetten. Deze momenten werken voor de meeste afspraken:
| Afspraak | Stuur de sms | Waarom |
|---|---|---|
| Videogesprek | 1 uur van tevoren | Tijd om de link en een rustige ruimte te vinden |
| Afspraak op locatie | 2 tot 3 uur van tevoren | Tijd om de reis te plannen, of het bezoek te verzetten |
| Afspraak vroeg in de ochtend | De avond ervoor | Een sms om 7 uur 's ochtends kan te laat komen |
| Les of groepssessie | 1 dag van tevoren | Tijd om de dag eromheen te plannen |
Combineer de sms met een herinnering per e-mail de dag ervoor. De e-mail bevat alle details, en de sms is het seintje dat gelezen wordt.
Waarom zcal voor sms-herinneringen?
Eén sms met alles wat ze nodig hebben
Voeg de naam van de klant toe, de naam van de afspraak, de datum en tijd, het adres of de videolink, de antwoorden op uw boekingsvragen, en links om te verzetten of te annuleren. zcal vult elk detail in voor elke boeking, zodat elke sms leest alsof u hem voor die klant hebt geschreven.
Hij schuift mee met de afspraak
Verzet een klant de afspraak, dan volgt de herinnering de nieuwe tijd. Annuleert de klant, dan gaat er geen sms uit. U hoeft nooit met de hand een herinnering aan te passen.
De juiste tijd in elke tijdzone
zcal schrijft de tijd in de eigen tijdzone van uw klant. Een klant in Denver komt nooit twee uur te laat voor een gesprek dat u in New York hebt ingepland.
Geen contactlijst om te uploaden
Veel apps voor sms-herinneringen beginnen met een spreadsheet vol namen en nummers. In zcal bouwt de lijst zichzelf op. Zet SMS-herinneringen aan, en uw boekingspagina vraagt elke klant om een mobiel nummer. Elke nieuwe boeking krijgt een herinnering, vanaf het moment dat hij wordt gemaakt.
Klanten houden de regie
Het veld voor het telefoonnummer op uw boekingsformulier heeft een link om af te melden. Klanten die zich afmelden, krijgen nog steeds uw herinneringen per e-mail, zodat niemand de details van de afspraak mist.
Ook herinneringen per e-mail
Elk plan van zcal verstuurt herinneringen per e-mail, ook het gratis plan. Met Pro voegt u tot 5 e-mailherinneringen toe aan elk evenementtype, en schrijft u ze allemaal zelf. Uw klanten horen dan van u per e-mail en per sms.
Klaar voor teams
SMS-herinneringen werken ook bij teamevenementen, zoals round robin en collectieve afspraken. zcal verdeelt de sms'jes over de tegoeden van uw hosts, zodat de tegoeden van één persoon niet als eerste op zijn.
30 landen
Stuur sms'jes naar klanten in de VS, Canada, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Frankrijk, Australië, India, Japan, Brazilië, Mexico en meer: 30 landen in totaal.
Wie gebruikt sms-herinneringen?
Coaches en consultants
Een gemiste sessie is een uur dat u niet kunt factureren. Een sms een uur van tevoren zet de videolink bovenaan de telefoon van uw klant, precies wanneer die hem nodig heeft. Bekijk planningssoftware voor coaches.
Bijlesdocenten en leraren
Leerlingen en ouders hebben volle agenda's. Een sms op de dag zelf met de tijd en de link betekent minder berichtjes als “Sorry, vergeten!”. Bekijk bijles plannen met zcal.
Salesteams
Een demo die niet doorgaat, is een lead die afkoelt. Een korte sms met de vergaderlink houdt uw prospect op koers, en een link om te verzetten houdt hem in uw pijplijn als er iets tussenkomt.
Recruiters
Kandidaten hebben vaak meerdere sollicitatiegesprekken in één week. Een sms met de tijd, de interviewer en de link helpt ze om voorbereid bij het uwe te verschijnen.
Lessen en groepssessies
Bij een groepsevenement, zoals een les, krijgt iedereen die boekt een eigen herinnering, in de eigen tijdzone. Dat is weer een bericht minder dat u naar de hele groep moet sturen.
Wat kosten SMS-herinneringen?
SMS-herinneringen horen bij zcal Pro, vanaf $7 per maand, en Business, vanaf $12 per maand. Beide plannen hebben een gratis proefperiode van 14 dagen, en SMS-herinneringen werken tijdens de proefperiode. Herinneringen per e-mail zijn gratis met elk plan.
Elk plan bevat elke maand SMS-tegoeden, per gebruiker:
| Pro | Business | |
|---|---|---|
| Tegoeden per maand | 750 | 1.500 |
| Sms'jes naar de VS of Canada | Ongeveer 75 | Ongeveer 150 |
| Sms'jes naar het Verenigd Koninkrijk, Australië, Brazilië, Mexico en 5 andere landen | Ongeveer 40 | Ongeveer 80 |
| Sms'jes naar de andere ondersteunde landen | Ongeveer 20 | Ongeveer 40 |
Elke 160 tekens tellen als één sms, dus een langer bericht kost meer tegoeden. De tegoeden worden op de 1e van elke maand aangevuld. Zijn ze op, dan pauzeren de sms'jes tot dan, gaan uw herinneringen per e-mail gewoon door, en stuurt zcal u een e-mail om het te laten weten. Er zijn geen kosten per sms.
Ter vergelijking: Calendly bewaart SMS-herinneringen voor zijn betaalde plannen, vanaf $10 per maand, en staat ze niet toe tijdens de gratis proefperiode.
Meer manieren om no-shows terug te dringen
- Herinneringsberichten voor vergaderingen. Zo schrijft u herinneringsmails en sms'jes waarop mensen reageren.
- Sjablonen voor afspraakherinneringen. Kant-en-klare herinneringen voor elk soort afspraak.
- Boekingslinks. Laat klanten een tijd boeken die past, zodat minder mensen hoeven te verzetten.
- Vergaderpolls. Vind een tijd die voor een hele groep werkt voordat u hem boekt.
Wilt u de stap-voor-stap-instructies? Bekijk SMS-herinneringen in het helpcentrum van zcal.
Veelgestelde vragen
Hoe stuur ik klanten automatisch sms-herinneringen?
Zet SMS-herinneringen aan bij het evenementtype dat uw klanten boeken, kies wanneer de sms verstuurd wordt en sla op. zcal voegt een veld voor het telefoonnummer toe aan uw boekingspagina en stuurt elke klant een sms vóór de afspraak. U verstuurt nooit met de hand een herinnering.
Kan ik gratis sms-herinneringen sturen?
Herinneringen per e-mail zijn gratis met elk plan van zcal. SMS-herinneringen horen bij Pro, vanaf $7 per maand, goed voor ongeveer 75 sms'jes per maand naar de VS en Canada. Pro heeft een gratis proefperiode van 14 dagen, en SMS-herinneringen werken tijdens de proefperiode.
Hoeveel sms-herinneringen kan ik per maand sturen?
Pro bevat 750 SMS-tegoeden per gebruiker per maand, en Business 1.500. Een sms naar de VS of Canada kost 10 tegoeden, dus met Pro stuurt u ongeveer 75 sms'jes per maand. Een sms naar andere landen kost meer tegoeden. De tegoeden worden op de 1e van elke maand aangevuld.
Hoe ver van tevoren stuur ik een herinnering per sms?
Voor de meeste afspraken 1 tot 2 uur van tevoren. Dat is dichtbij genoeg om te blijven hangen en vroeg genoeg om nog te verzetten. Voor een afspraak vroeg in de ochtend stuurt u hem de avond ervoor, met daarnaast een herinnering per e-mail de dag ervoor.
Kunnen klanten vanuit de sms verzetten of annuleren?
Ja. Zet de link om te verzetten of te annuleren in uw bericht, en klanten kiezen met één tik een nieuwe tijd op uw boekingspagina, of annuleren. Geen telefoontje, geen heen-en-weer berichten.
Kunnen klanten zich afmelden voor sms-herinneringen?
Ja. Het veld voor het telefoonnummer op uw boekingsformulier heeft een link om u af te melden, en een klant die zich afmeldt, kan zich later weer aanmelden. Klanten die zich afmelden, krijgen nog steeds uw herinneringen per e-mail.
Kan Google Agenda sms-herinneringen sturen?
Nee. Google Agenda stopte in januari 2019 met sms-meldingen. Het herinnert mensen nu alleen nog via e-mail en meldingen in de app. Wilt u klanten een sms sturen, koppel Google Agenda dan aan zcal: boekingen komen zoals altijd in uw agenda, en zcal verstuurt de sms'jes.
In welke landen kunnen mensen sms-herinneringen ontvangen?
In 30 landen, waaronder de VS, Canada, het Verenigd Koninkrijk, Australië, Ierland, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Italië, Nederland, India, Japan, Singapore, Brazilië en Mexico. Een sms naar de VS en Canada kost de minste tegoeden.
Heb ik toestemming van mijn klanten nodig om ze een sms te sturen?
Die moet u altijd hebben, en op veel plekken is het wettelijk verplicht. In zcal vullen klanten zelf hun mobiele nummer in op uw boekingsformulier, direct naast een link om zich af te melden, en de sms'jes zijn alleen herinneringen voor de afspraak die ze hebben geboekt.
