20 templates voor afspraakherinneringen per sms en e-mail (om te kopiëren)

Gepubliceerd op 22 oktober 2026

Een receptioniste glimlacht naar een klant aan de balie

In één oogopslag

Een goede afspraakherinnering noemt uw bedrijfsnaam, de dag en de tijd, de locatie of de videolink, en hoe de klant de afspraak kan verzetten. Stuur 1 tot 2 dagen van tevoren een e-mail en op de dag zelf een korte sms. Hieronder vindt u 20 templates voor afspraakherinneringen, elk met een e-mail- en een sms-versie om te kopiëren.

Elke lege stoel kost geld. Als er elke dag één klant een afspraak van $80 mist, is dat $400 per week en zo'n $20.000 per jaar, zomaar weg. De meeste van die klanten wilden helemaal niet wegblijven. Ze waren het vergeten, vergisten zich in de dag of konden het adres niet op tijd vinden.

Een herinnering op het juiste moment lost dat allemaal op, en u verstuurt hem in 30 seconden. Elke template hieronder heeft 2 versies: een e-mail met alle details en een sms die kort genoeg is om in één oogopslag op het vergrendelscherm te lezen. Klik op Kopiëren, vervang de [haakjes] door uw gegevens en verstuur het bericht. En wilt u nooit meer een herinnering met de hand versturen? Aan het einde van dit artikel ziet u hoe ze vanzelf de deur uitgaan.

Inhoudsopgave

Wat hoort er in een afspraakherinnering?

Een afspraakherinnering moet uw klant in de eerste regels vertellen van wie het bericht komt, wanneer en waar hij moet zijn, en wat hij moet doen als de plannen veranderen. Zet de dag en de tijd in de onderwerpregel van een e-mail en in de eerste regel van een sms, want veel mensen zien alleen de preview.

  • Eerst uw bedrijfsnaam. Een sms van een onbekend nummer met "Tot morgen!" lijkt op spam. "Northside Dental: tot morgen om 10:00 uur" niet.
  • De dag, de datum en de tijd. Schrijf "dinsdag 3 nov. om 10:00 uur", niet "morgenochtend". Vermeld bij online afspraken de tijdzone, of de tijd in de tijdzone van de klant.
  • Waar de klant heen moet. Het adres, met de verdieping of het kamernummer en een woord over parkeren. Bij een videogesprek de link zelf, niet "de link in mijn vorige e-mail".
  • Wat de klant moet meenemen of voorbereiden. Formulieren, een identiteitsbewijs, een lijst met vragen, makkelijke kleding. Eén nuttige regel maakt de herinnering de moeite waard om te lezen.
  • Hoe de klant de afspraak verzet of annuleert. Een link of een telefoonnummer maakt van een dreigende no-show een nieuwe boeking. Heeft u een annuleringsbeleid, noem het dan in één korte regel.
  • Een manier om u te bereiken. Uw telefoonnummer, voor de klant die te laat is of de deur niet kan vinden.

Een afspraakherinnering van Northside Dental in een inbox, met de dag, de tijd, het adres, wat mee te nemen en een link om te verzetten

Stem de toon af op uw bedrijf

De juiste toon hangt af van wie er bij u binnenstapt. Een kapsalon mag klinken als een vriendin. Een advocatenkantoor niet.

Bedrijf Toon Een openingszin die past
Kapsalon, spa, barbier Warm en informeel "Hallo Jordan! We kijken ernaar uit u morgen te zien."
Tandarts- of huisartsenpraktijk Duidelijk en geruststellend "Graag herinneren wij u aan uw afspraak bij dr. Patel."
Therapie of counseling Rustig en discreet "Een herinnering aan uw sessie op donderdag."
Coaching of consultancy Vriendelijk en professioneel "Ik kijk uit naar ons gesprek morgen."
Juridische of financiële dienstverlening Formeel "Hierbij bevestigen wij uw afspraak op maandag 9 maart."

"Antwoord JA om te bevestigen" is populair, en het werkt goed als u sms't vanaf uw eigen telefoon of met een tool die antwoorden leest. Elk antwoord komt dan in uw inbox, en u ziet wie heeft bevestigd. Maar veel herinneringstools versturen sms'jes maar in één richting, en een "JA" naar zo'n tool komt nergens aan.

Een link werkt met elke tool en vraagt minder van de klant. Die tikt erop, ziet de boeking en verzet of annuleert meteen, zonder heen-en-weer. De meeste templates hieronder gebruiken een link. Waar een antwoord meer zin heeft, staat dat bij de template.

Wanneer verstuurt u afspraakherinneringen?

Stuur voor de meeste afspraken een e-mail 1 tot 2 dagen van tevoren en een sms 2 tot 24 uur van tevoren. Voeg 1 week vooraf een herinnering toe als de afspraak weken eerder is geboekt, en stuur een korte sms 1 uur voor een online sessie, wanneer de klant de link direct nodig heeft.

Afspraak Eerste herinnering Tweede herinnering Beste kanaal
Tandarts of huisarts 2 dagen van tevoren De ochtend van het bezoek E-mail, dan een sms
Kapsalon, spa of barbier 1 dag van tevoren 2 tot 3 uur van tevoren Sms
Therapie of counseling 1 dag van tevoren – E-mail of sms, zonder details
Coaching- of adviesgesprek 1 dag van tevoren 1 uur van tevoren, met de link E-mail, dan een sms
Bijles of muziekles 1 dag van tevoren, aan de ouder – Sms
Personal training of een groepsles De avond ervoor – Sms
Bezoek aan huis 1 dag van tevoren, met het tijdvenster Als u onderweg bent Sms
3 weken of langer vooruit geboekt 1 week van tevoren 1 dag van tevoren E-mail, dan een sms

2 herinneringen werken beter dan 1, en 3 is ruim genoeg. Meer begint als zeuren te voelen. Verstuur ze overdag, tussen ongeveer 9:00 en 18:00 uur in de tijdzone van de klant. Een sms om 7 uur 's ochtends over een knipbeurt levert u geen fans op.

Houd elke sms onder de 160 tekens, zodat hij als 1 bericht aankomt, en laat emoji weg: één emoji verlaagt de limiet naar 70 tekens, en uw sms wordt in 2 delen gesplitst. Zet de dag en de tijd in de eerste regel, waar het vergrendelscherm ze toont.

Een sms-herinnering van Bloom Hair Studio op een telefoon: tot morgen om 14:00 uur bij Maya, met een link om te verzetten

Vraag klanten toestemming voordat u ze een sms stuurt, bijvoorbeeld met een veld voor hun telefoonnummer en een korte notitie bij het boeken. Stop meteen als ze daarom vragen. Dat is gewoon netjes, en in de VS verwachten de regels voor zakelijke sms'jes het ook.

Algemene afspraakherinneringen

Elke template hieronder heeft een e-mailversie en een sms-versie. De sms'jes blijven onder de 160 tekens als u korte gegevens invult, en ze gebruiken alleen gewone tekens, zodat elk als één bericht wordt verstuurd.

1. Eenvoudige afspraakherinnering

Gebruik deze voor elke afspraak, 1 of 2 dagen van tevoren.

E-mail

Onderwerp: Herinnering: uw afspraak op [dag] om [tijd]

Beste [voornaam],

Graag herinneren wij u aan uw afspraak bij [bedrijf] op [dag] [datum] om [tijd].

Waar: [adres]

Wilt u de tijd wijzigen? Dan kunt u de afspraak hier verzetten: [link om te verzetten]

Tot binnenkort,
[uw naam]
[bedrijf] | [telefoon]
Sms
[bedrijf]: Hallo [voornaam], een herinnering aan uw afspraak op [dag] om [tijd]. Andere tijd nodig? [link om te verzetten]

2. Vriendelijke en informele herinnering

Gebruik deze als uw klanten u bij uw voornaam kennen.

E-mail

Onderwerp: Tot [dag], [voornaam]!

Hallo [voornaam],

Even een vriendelijke herinnering: u staat op [dag] om [tijd] bij mij ingepland. Ik kijk ernaar uit!

U vindt mij op [adres]. Parkeren kan [parkeerinfo].

Is er iets tussengekomen? Geen probleem. U kiest hier een nieuwe tijd: [link om te verzetten]

Tot snel,
[uw naam]
Sms
Hallo [voornaam]! Met [uw naam] van [bedrijf]. Tot [dag] om [tijd]! Iets tussengekomen? Kies hier een nieuwe tijd: [link om te verzetten]

3. Formele herinnering

Gebruik deze voor advocaten, accountants, financieel adviseurs en andere professionele kantoren.

E-mail

Onderwerp: Herinnering afspraak: [dag] [datum] om [tijd]

Geachte [heer/mevrouw] [achternaam],

Hierbij herinneren wij u aan uw afspraak met [naam adviseur] bij [bedrijf] op [dag] [datum] om [tijd].

Locatie: [adres]
Graag meenemen: [documenten]

Wilt u de afspraak verzetten? Gebruik dan deze link of bel ons kantoor op [telefoon], minimaal [termijn] van tevoren: [link om te verzetten]

Met vriendelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]
Sms
[bedrijf]: Herinnering aan uw afspraak met [naam adviseur] op [datum] om [tijd]. Verzetten? Bel [telefoon] of ga naar [link om te verzetten]

Herinneringen voor elk moment vóór de afspraak

4. Een week van tevoren

Gebruik deze als de afspraak een maand of langer geleden is geboekt, zodat hij niet als een verrassing komt.

E-mail

Onderwerp: Volgende week: uw afspraak op [dag] [datum]

Beste [voornaam],

Een korte vooraankondiging: uw afspraak bij [bedrijf] is volgende week, op [dag] [datum] om [tijd].

Omdat de afspraak al een tijd geleden is geboekt, vragen we u even te controleren of de tijd nog uitkomt. Zo niet, dan kiest u hier een nieuwe: [link om te verzetten]

We sturen u de dag ervoor nog een herinnering.

Alvast bedankt,
[uw naam]
[bedrijf]
Sms
[bedrijf]: Uw afspraak is volgende week, [dag] [datum] om [tijd]. Komt het nog uit? Zo niet, kies een nieuwe tijd: [link om te verzetten]

5. Twee dagen van tevoren, met een verzoek om te bevestigen

Gebruik deze waar no-shows het meest pijn doen, zoals bij lange of dure afspraken. Verstuurt u de sms vanaf uw eigen telefoon, dan komen de antwoorden bij u binnen.

E-mail

Onderwerp: Graag bevestigen: uw afspraak op [dag] om [tijd]

Beste [voornaam],

Uw afspraak bij [bedrijf] is over 2 dagen, op [dag] [datum] om [tijd].

Wilt u deze e-mail beantwoorden om te laten weten dat u nog komt? Komt de tijd niet meer uit, dan kunt u hier verzetten: [link om te verzetten]

Hartelijk dank,
[uw naam]
[bedrijf] | [telefoon]
Sms
[bedrijf]: Hallo [voornaam], uw afspraak is op [dag] om [tijd]. Antwoord JA om te bevestigen, of verzet hier: [link om te verzetten]

6. De dag ervoor

Gebruik deze voor bijna elke afspraak. Het is de herinnering die de meeste no-shows voorkomt.

E-mail

Onderwerp: Morgen om [tijd]: uw afspraak bij [bedrijf]

Beste [voornaam],

Tot morgen, [dag], om [tijd]!

Waar: [adres]
Graag aanwezig: [aantal] minuten van tevoren
Meenemen: [wat mee te nemen]

Komt u later of heeft u een andere tijd nodig? Bel ons op [telefoon] of verzet hier: [link om te verzetten]

Tot morgen,
[uw naam]
[bedrijf]
Sms
[bedrijf]: Tot morgen om [tijd], [voornaam]! [adres]. Andere tijd nodig? [link om te verzetten]

7. De ochtend van de afspraak

Gebruik deze voor afspraken later op de dag, vooral bij zaken waar het druk is met inloopklanten, zoals kapsalons en klinieken.

E-mail

Onderwerp: Vandaag om [tijd]: tot straks!

Beste [voornaam],

Een korte herinnering: we zien u vandaag om [tijd] op [adres].

Is er iets veranderd? Laat het ons dan zo vroeg mogelijk weten, zodat we uw tijd kunnen aanbieden aan iemand op onze wachtlijst: [link om te verzetten]

Tot straks,
[uw naam]
[bedrijf]
Sms
[bedrijf]: Hallo [voornaam], we zien u vandaag om [tijd]! Lukt het niet? Laat het ons weten: [link om te verzetten]

8. Een uur voor een online afspraak

Gebruik deze voor videosessies, zodat de link direct bij de hand is.

E-mail

Onderwerp: Over 1 uur: uw sessie om [tijd]

Beste [voornaam],

Uw sessie met [uw naam] begint over 1 uur, om [tijd] [tijdzone].

Deelnemen: [videolink]

Tip: open de link een paar minuten eerder om uw camera en geluid te testen.

Tot zo,
[uw naam]
Sms
Hallo [voornaam], uw sessie met [uw naam] begint om [tijd]. Deelnemen: [videolink]

Afspraakherinneringen per type bedrijf

9. Tandarts- of doktersafspraak

Gebruik deze voor bezoeken aan de tandarts, de huisarts, de oogarts en de fysiotherapeut. Laat medische details uit het bericht: de patiënt weet waarom hij komt.

E-mail

Onderwerp: Herinnering: uw bezoek aan [bedrijf] op [dag] om [tijd]

Beste [voornaam],

Graag herinneren wij u aan uw afspraak met [naam behandelaar] bij [bedrijf] op [dag] [datum] om [tijd].

Wij vragen u [aantal] minuten eerder te komen en mee te nemen:
1. Uw zorgpas en een identiteitsbewijs met foto
2. Een lijst met medicijnen die u gebruikt

Adres: [adres]

Wilt u de afspraak verzetten? Bel ons dan op [telefoon] of gebruik deze link, minimaal [termijn] van tevoren: [link om te verzetten]

Met vriendelijke groet,
[bedrijf]
Sms
[bedrijf]: Herinnering aan uw afspraak met [naam behandelaar] op [dag] om [tijd]. Neem uw zorgpas mee. Verzetten: [link om te verzetten]

10. Afspraak bij kapsalon, spa of barbier

Gebruik deze voor knippen, kleuren, nagels, massage en andere beautybehandelingen.

E-mail

Onderwerp: Tot [dag] voor uw [behandeling], [voornaam]!

Beste [voornaam],

Uw [behandeling] bij [naam stylist] staat gepland op [dag] om [tijd]. We kijken ernaar uit!

Goed om te weten:
1. Kom graag 5 minuten eerder, zodat we op tijd kunnen beginnen.
2. [voorbereiding, bijvoorbeeld: kom met schoon, droog haar]
3. Wilt u de tijd wijzigen? Laat het ons minimaal [termijn] van tevoren weten: [link om te verzetten]

Tot snel,
[bedrijf]
[adres]
Sms
[bedrijf]: Tot [dag] om [tijd] bij [naam stylist]! Wijzigen? Laat het ons [termijn] van tevoren weten: [link om te verzetten]

11. Therapie- of counselingsessie

Gebruik deze voor therapie, counseling en andere vertrouwelijke sessies. Zeg niet meer dan nodig: anderen kunnen een telefoonscherm meelezen.

E-mail

Onderwerp: Uw afspraak op [dag] om [tijd]

Beste [voornaam],

Graag herinner ik u aan uw sessie op [dag] [datum] om [tijd].

[Locatie: adres / Online deelnemen: videolink]

Wilt u de tijd wijzigen? Dan kunt u hier verzetten: [link om te verzetten]

Hartelijke groet,
[uw naam]
Sms
Hallo [voornaam], met [uw naam]. Een herinnering aan uw afspraak op [dag] om [tijd]. Verzetten: [link om te verzetten]

12. Coaching- of adviesgesprek

Gebruik deze de dag ervoor voor coaching-, consultancy- en adviesgesprekken.

E-mail

Onderwerp: Ons gesprek morgen om [tijd] [tijdzone]

Beste [voornaam],

Ik kijk uit naar ons gesprek morgen, [dag], om [tijd] [tijdzone].

Deelnemen: [videolink]

Om het meeste uit onze tijd te halen: denk vooraf alvast na over [één vraag of doel].

Is er iets tussengekomen? Dan kiest u hier een nieuwe tijd: [link om te verzetten]

Tot morgen,
[uw naam]
Sms
Hallo [voornaam], met [uw naam]. Ik kijk uit naar ons gesprek morgen om [tijd] [tijdzone]. Deelnemen: [videolink]

13. Bijles of muziekles

Gebruik deze voor lessen, gericht aan de ouder als de leerling een kind is.

E-mail

Onderwerp: Herinnering: les van [naam leerling] op [dag] om [tijd]

Beste [voornaam],

Graag herinner ik u eraan dat de les [vak] van [naam leerling] op [dag] om [tijd] is, op [adres of "online via: videolink"].

Wilt u [naam leerling] [wat mee te nemen] laten meenemen?

Wilt u de les verplaatsen? U kiest hier een nieuwe tijd: [link om te verzetten]

Met vriendelijke groet,
[uw naam]
Sms
Hallo [voornaam], een herinnering: de les [vak] van [naam leerling] is op [dag] om [tijd]. Verplaatsen: [link om te verzetten] - [uw naam]

14. Personal training of sportles

Gebruik deze de avond voor een trainingssessie of een les met beperkte plekken.

E-mail

Onderwerp: Morgen: [les of training] om [tijd]

Beste [voornaam],

U staat morgen, [dag], om [tijd] ingeschreven voor [les of training].

Neem water, een handdoek en [iets anders] mee. De deuren gaan [aantal] minuten van tevoren open.

Lukt het niet? Annuleer dan uiterlijk [tijdstip], zodat iemand op de wachtlijst uw plek kan innemen: [annuleringslink]

Tot dan,
[uw naam]
[bedrijf]
Sms
[bedrijf]: U staat morgen om [tijd] ingeschreven voor [les]. Lukt het niet? Annuleer uiterlijk [tijdstip], zodat anderen kunnen meedoen: [annuleringslink]

15. Bezoek aan huis

Gebruik deze voor schoonmaak, reparaties, installaties en andere bezoeken bij de klant thuis. Geef een tijdvenster, geen vast tijdstip.

E-mail

Onderwerp: We komen op [dag] tussen [begintijd] en [eindtijd]

Beste [voornaam],

[uw naam] van [bedrijf] komt op [dag] [datum] tussen [begintijd] en [eindtijd] voor uw [dienst].

Zo kunnen we snel beginnen:
1. Zorg dat we binnen kunnen, en laat ons weten of er een toegangscode is of huisdieren zijn.
2. Maak de ruimte rond [werkplek] vrij.

We sturen u een sms als we onderweg zijn. Liever een andere dag? Verzet hier: [link om te verzetten]

Met vriendelijke groet,
[bedrijf] | [telefoon]
Sms
[bedrijf]: We komen [dag] tussen [begin] en [eind] voor uw [dienst]. Toegangscode of huisdieren? Antwoord hier. Verzetten: [link om te verzetten]

16. Afspraak bij de dierenarts

Gebruik deze voor bezoeken aan de dierenarts, de trimsalon en andere dierenverzorging.

E-mail

Onderwerp: Herinnering: afspraak van [naam huisdier] op [dag] om [tijd]

Beste [voornaam],

Graag herinneren wij u eraan dat [naam huisdier] een afspraak heeft bij [naam dierenarts] van [bedrijf] op [dag] [datum] om [tijd].

Neem mee:
1. Het vaccinatieboekje van [naam huisdier], als dit een eerste bezoek is
2. Een riem of een reismand

Wilt u verzetten? Bel ons op [telefoon] of gebruik deze link: [link om te verzetten]

Graag tot ziens, samen met [naam huisdier],
[bedrijf]
Sms
[bedrijf]: De afspraak van [naam huisdier] is op [dag] om [tijd]. Neem een riem of reismand mee. Verzetten: [link om te verzetten]

Eerste bezoeken, bevestigingen en gemiste afspraken

17. Eerste afspraak met een nieuwe klant

Gebruik deze voor een eerste bezoek, als de klant nog niet weet waar hij heen moet of wat hij kan verwachten.

E-mail

Onderwerp: Uw eerste bezoek op [dag]: goed om te weten

Beste [voornaam],

Welkom bij [bedrijf]! We kijken ernaar uit u te ontmoeten op [dag] [datum] om [tijd].

Voordat u komt:
1. Vul uw formulier voor nieuwe klanten in: [formulierlink]
2. Kom [aantal] minuten eerder.
3. [info over parkeren of de ingang]

Uw eerste bezoek duurt ongeveer [duur]. Heeft u vragen? Beantwoord dan gewoon deze e-mail of bel [telefoon].

Verzetten: [link om te verzetten]

Tot binnenkort,
[uw naam]
[bedrijf]
Sms
[bedrijf]: Welkom, [voornaam]! Tot [dag] om [tijd]. Vul voor uw komst uw formulier in: [formulierlink]

18. Voorbereiding voor de afspraak

Gebruik deze als de klant iets moet doen voordat hij komt, zoals documenten meenemen of verzorgingsinstructies opvolgen.

E-mail

Onderwerp: Voor uw afspraak op [dag]: graag lezen

Beste [voornaam],

Uw afspraak bij [bedrijf] is op [dag] om [tijd]. Zo bent u er klaar voor:

1. [eerste instructie]
2. [tweede instructie]
3. [derde instructie]

Lukt het niet om deze stappen op tijd te doen? Verzet de afspraak dan hier, zodat we u de volledige afspraak kunnen geven: [link om te verzetten]

Met vriendelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]
Sms
[bedrijf]: Voor uw afspraak op [dag]: [korte instructie]. Details staan in uw e-mail. Vragen? Bel [telefoon]

19. Opvolging als de klant niet heeft bevestigd

Gebruik deze als u om een bevestiging vroeg en niets hoorde. Houd het luchtig: de meeste mensen hebben het eerste bericht gewoon gemist.

E-mail

Onderwerp: Gaat [dag] om [tijd] nog door?

Beste [voornaam],

We hebben nog niets van u gehoord over uw afspraak op [dag] om [tijd], dus we vragen het even na.

Komt u nog? Dan hoeft u niet te antwoorden. Tot dan! Komt de tijd niet meer uit? Verzet de afspraak dan hier, zodat we de plek aan iemand anders kunnen aanbieden: [link om te verzetten]

Met vriendelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]
Sms
[bedrijf]: Hallo [voornaam], gaat [dag] om [tijd] nog door? Zo niet, verzet dan hier, zodat we de plek vrijgeven: [link om te verzetten]

20. Gemiste afspraak

Gebruik deze op de dag van een no-show. Nodig de klant uit om terug te komen in plaats van hem terecht te wijzen, en noem kosten alleen als uw beleid die heeft.

E-mail

Onderwerp: We hebben u vandaag gemist, [voornaam]

Beste [voornaam],

We hebben u vandaag gemist bij uw afspraak om [tijd]. We hopen dat alles goed met u is.

Wanneer het u uitkomt, kunt u hier een nieuwe tijd boeken: [boekingslink]

[Optioneel: Ter herinnering: volgens ons beleid rekenen we [bedrag] voor gemiste afspraken die niet [termijn] van tevoren zijn afgezegd.]

Hartelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]
Sms
[bedrijf]: Hallo [voornaam], we hebben u vandaag om [tijd] gemist. Hopelijk is alles goed! Boek een nieuwe tijd wanneer het u uitkomt: [boekingslink]

Verstuur afspraakherinneringen automatisch met zcal

20 templates kopiëren is beter dan alles zelf schrijven, maar u moet nog steeds onthouden om elke herinnering op het juiste moment naar elke klant te sturen. Vergeet u één dag, dan zijn de no-shows terug. zcal, een gratis planningsapp, verstuurt de herinneringen voor u: klanten boeken een tijd op uw boekingspagina, en elke afspraak krijgt precies op tijd zijn herinnering.

  • Met het gratis plan krijgt elke boeking automatisch een herinneringsmail, standaard 1 dag van tevoren. Daarin staan de naam van de afspraak, de tijd in de tijdzone van de klant, de locatie of de videolink, en links om te verzetten of te annuleren.
  • Met Pro, vanaf $7 per maand, kunt u per afspraak tot 5 herinneringsmails sturen, ze in uw eigen woorden schrijven, een sms-herinnering toevoegen en na het bezoek een vervolg-e-mail sturen. De naam van uw klant, de tijd en de links worden vanzelf ingevuld, dus u plakt de templates hierboven één keer in en hoeft ze nooit meer te typen.
De meldingsinstellingen van zcal met een e-mailherinnering 1 dag van tevoren, een aangepaste bevestigingsmail, een vervolg-e-mail en een sms-herinnering

De herinneringen bewegen mee als plannen veranderen. Verzet een klant de afspraak via de link, dan verschuift de herinnering mee. Annuleert de klant, dan gaat er geen herinnering uit, en komt de tijd op uw boekingspagina weer vrij voor iemand anders.

Probeer zcal gratis, of ontdek hoe sms-herinneringen no-shows verminderen. Voor een collega of een team zijn er onze templates voor vergaderherinneringen, en om een klant te verwelkomen op het moment dat hij boekt, gebruikt u deze templates voor afspraakbevestigingen.

Veelgestelde vragen

Hoe schrijf ik een afspraakherinnering?
Begin met uw bedrijfsnaam en geef dan de dag, de datum en de tijd, het adres of de videolink, en een manier om te verzetten. Voeg één nuttige regel toe, zoals wat de klant moet meenemen. Houd een sms onder de 160 tekens en een e-mail zo kort dat hij in 10 seconden te lezen is.
Wat is een goede tekst voor een afspraakherinnering?
Een goede herinnering is kort, duidelijk en makkelijk om op te reageren. Bijvoorbeeld: "Northside Dental: tot morgen om 10:00 uur bij dr. Patel. Andere tijd nodig? [link]". Er staat in van wie het bericht komt, wanneer de klant moet komen en wat hij moet doen als de plannen veranderen.
Hoe lang van tevoren stuurt u een afspraakherinnering?
Stuur de belangrijkste herinnering 1 tot 2 dagen van tevoren, zodat klanten nog tijd hebben om te verzetten, en een korte sms op de dag zelf. Voeg bij afspraken die weken vooruit zijn geboekt een herinnering toe 1 week van tevoren.
Kan ik afspraakherinneringen beter per sms of per e-mail sturen?
Allebei, als het kan. E-mail is het best voor de details, zoals het adres, de formulieren en wat de klant moet meenemen. Een sms is het best als duwtje, omdat mensen hem binnen enkele minuten zien. Een gangbaar schema is een e-mail 1 tot 2 dagen van tevoren en een sms een paar uur van tevoren.
Heb ik toestemming nodig om afspraakherinneringen per sms te sturen?
Ja. Vraag de klant om toestemming voordat u een sms stuurt, bijvoorbeeld bij het boeken, en stop met sms'en naar iedereen die daarom vraagt. In de VS verwachten de regels voor zakelijke sms'jes toestemming, dus bewaar daar een bewijs van.
Kan ik gratis afspraakherinneringen versturen?
Ja. Met het gratis plan van zcal krijgt elke boeking automatisch een herinneringsmail met de tijd, de locatie of de videolink, en links om te verzetten of te annuleren. Sms-herinneringen en extra e-mails zitten in het Pro-plan.

Gerelateerde artikelen

Er is een betere manier om vergaderingen te plannen

Word gratis lid van zcal

Wilt u gratis onbeperkte boekingslinks, peilingen en herinneringen?

zcal gratis proberen