18 templates voor afspraakbevestigingen per e-mail en sms
Gepubliceerd op 23 oktober 2026
In één oogopslag
Een afspraakbevestiging is het bericht dat een klant direct na het boeken krijgt. Het bevestigt dat de afspraak vaststaat en geeft de dag, de tijd, de locatie en een manier om de afspraak te wijzigen. Hieronder vindt u 18 templates voor afspraakbevestigingen, elk met een e-mail- en een sms-versie om te kopiëren.
Direct na het boeken heeft iemand één vraag: "Is het gelukt?" Een duidelijke bevestiging beantwoordt die in een paar seconden. Het is ook het bericht dat uw klant op de ochtend van de afspraak opzoekt, als hij uw adres of de videolink nodig heeft. Een vage bevestiging ("Bedankt, tot dan!") laat hem door oude berichten zoeken, of u bellen om het te vragen.
Elke template hier heeft 2 versies: een e-mail met alle details en een korte sms voor de telefoon van de klant. Klik op Kopiëren, vervang de [haakjes] door uw gegevens en verstuur het bericht. Aan het einde ziet u hoe u bevestigingen vanzelf verstuurt, op de seconde dat iemand boekt.
Inhoudsopgave
Wat is een afspraakbevestiging?
Een afspraakbevestiging is een bericht dat een klant laat weten dat zijn boeking vaststaat. Het gaat direct na het boeken de deur uit en geeft de belangrijkste details: de dienst, de dag en de tijd, de locatie of de videolink, en hoe de klant kan verzetten of annuleren. Het is een ontvangstbewijs voor zijn tijd, en het eerste wat hij later terugzoekt.
Afspraakbevestiging versus afspraakherinnering
Een bevestiging en een herinnering hebben elk een eigen taak, dus de meeste bedrijven sturen ze allebei.
| Bevestiging | Herinnering | |
|---|---|---|
| Wanneer verstuurd | Direct na de boeking | 1 tot 2 dagen van tevoren, en op de dag zelf |
| Hoeveel | 1 | 1 tot 3 |
| Taak | Bewijzen dat de boeking gelukt is, en alle details geven | Zorgen dat de klant het onthoudt en komt |
| Wat erin staat | Dienst, dag, tijd, locatie of link, prijs, beleid, wat mee te nemen, hoe te verzetten | Dag, tijd, locatie of link, hoe te verzetten |
| Beste kanaal | E-mail, met een korte sms als u het nummer heeft | Sms, met een e-mail voor de details |
Voor herinneringen gebruikt u deze templates voor afspraakherinneringen.
"U bent ingepland" of "graag bevestigen"?
"Afspraakbevestiging" kan 2 verschillende berichten betekenen, en het loont om te weten welk u nodig heeft.
- Een boekingsbevestiging zegt "U bent ingepland." Stuur die als de klant zelf de tijd koos, bijvoorbeeld op uw boekingspagina. Hij heeft al ja gezegd, dus vraag hem niet nog eens te bevestigen.
- Een verzoek om te bevestigen zegt "Kunt u bevestigen dat u komt?" Stuur dat als u of uw medewerkers de tijd voor de klant hebben geboekt, bijvoorbeeld telefonisch, of als de afspraak nog weken weg is. Zo vangt u het "Wacht, zei ik dinsdag?"-probleem af vóór de dag zelf.
Templates 1 tot en met 14 hieronder zijn boekingsbevestigingen. Templates 15 en 16 vragen de klant om te bevestigen.
Wat hoort er in een afspraakbevestiging?
Een bevestiging moet uw klant alles geven wat hij nodig heeft om te komen, in een vorm die hij over 2 weken terugvindt. Zet de dag en de tijd in de onderwerpregel, zodat hij de mail met een snelle zoekopdracht in zijn inbox vindt.
- Wat de klant heeft geboekt. De dienst en, als u een team heeft, bij wie: "een massage van 60 minuten bij Maya".
- De dag, de datum en de tijd. "Dinsdag 3 november om 10:00 uur." Geef bij een online afspraak de tijdzone, of de tijd in de tijdzone van de klant.
- Waar. Het volledige adres met verdieping of kamernummer, en een woord over parkeren. Bij een videogesprek de link zelf.
- De prijs, als die er is. Vermeld wat betaald is en wat bij het bezoek nog betaald moet worden.
- Wat de klant moet meenemen of eerst moet doen. Een formulier, een identiteitsbewijs, een lijst met vragen.
- Hoe de klant verzet of annuleert, en uw annuleringsbeleid in één regel, als u er een heeft.
- Een manier om de afspraak in de agenda te zetten. Een link "Toevoegen aan agenda" of een agenda-uitnodiging is één reden minder om het te vergeten.
Wanneer verstuurt u de bevestiging?
Stuur de bevestiging meteen, binnen een paar minuten na de boeking. De klant denkt dan nog aan u, en een snelle bevestiging laat zien dat uw bedrijf goed georganiseerd is. Stuurt u ook een sms, houd die dan onder de 160 tekens zodat hij als 1 bericht aankomt, en laat emoji weg, want die verlagen de limiet naar 70.
Stuur alleen een sms naar klanten die u hun nummer daarvoor hebben gegeven, en stop meteen als ze daarom vragen.
Templates voor boekingsbevestigingen
Elke template heeft een e-mailversie en een sms-versie. De sms'jes blijven onder de 160 tekens als u korte gegevens invult, en ze gebruiken alleen gewone tekens, zodat elk als één bericht wordt verstuurd.
1. Standaard afspraakbevestiging
Gebruik deze voor elke boeking, direct nadat de klant heeft geboekt.
Onderwerp: Bevestigd: uw afspraak op [dag] [datum] om [tijd]
Beste [voornaam],
Bedankt voor uw boeking bij [bedrijf]. Uw afspraak is bevestigd:
Wat: [dienst]
Wanneer: [dag] [datum] om [tijd]
Waar: [adres]
Zet de afspraak in uw agenda: [agendalink]
Wilt u iets wijzigen? Hier kunt u verzetten of annuleren: [link om te verzetten]
Tot snel,
[uw naam]
[bedrijf] | [telefoon]
[bedrijf]: U bent ingepland! [dienst] op [dag] [datum] om [tijd]. Details of wijzigen: [boekingslink]
2. Vriendelijke en informele bevestiging
Gebruik deze als uw klanten u bij uw voornaam kennen.
Onderwerp: U bent ingepland, [voornaam]! Tot [dag]
Hallo [voornaam],
Alles is geregeld! Ik heb u ingepland voor [dienst] op [dag] om [tijd], en ik kijk ernaar uit.
U vindt mij op [adres]. [parkeerinfo]
Verandert er iets? Geen zorgen. U kiest hier een nieuwe tijd: [link om te verzetten]
Tot snel,
[uw naam]
Hallo [voornaam], met [uw naam]! U bent ingepland op [dag] om [tijd]. Ik kijk ernaar uit. Wijzigen? [link om te verzetten]
3. Formele bevestiging
Gebruik deze voor advocaten, accountants, financieel adviseurs en andere professionele kantoren.
Onderwerp: Bevestiging afspraak: [dag] [datum] om [tijd]
Geachte [heer/mevrouw] [achternaam],
Hierbij bevestigen wij uw afspraak met [naam adviseur] bij [bedrijf]:
Datum: [dag] [datum]
Tijd: [tijd]
Locatie: [adres]
Wij verzoeken u [documenten] mee te nemen. Wilt u de afspraak verzetten, neem dan minimaal [termijn] van tevoren contact op met ons kantoor via [telefoon], of gebruik deze link: [link om te verzetten]
Met vriendelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]
[bedrijf]: Hierbij bevestigen wij uw afspraak met [naam adviseur] op [datum] om [tijd]. Verzetten? Bel [telefoon].
4. Online- of videoafspraak
Gebruik deze voor elke afspraak via Zoom, Google Meet of Microsoft Teams. Geef de tijd in de tijdzone van de klant, zodat niemand een uur te vroeg verschijnt.
Onderwerp: Bevestigd: ons videogesprek op [dag] om [tijd] [tijdzone]
Beste [voornaam],
Ons gesprek is bevestigd voor [dag] [datum] om [tijd] [tijdzone] ([tijd klant] bij u).
Deelnemen: [videolink]
De link werkt in elke browser, dus u hoeft niets te installeren. Open hem een paar minuten eerder om uw camera en geluid te testen.
Liever een andere tijd? Verzet hier: [link om te verzetten]
Tot dan,
[uw naam]
Hallo [voornaam], ons gesprek staat gepland op [dag] om [tijd] [tijdzone]. Deelnemen: [videolink] - [uw naam]
5. Afspraak op locatie met routebeschrijving
Gebruik deze als uw locatie moeilijk te vinden is, of als parkeren planning vraagt.
Onderwerp: Tot [dag] om [tijd]: zo vindt u ons
Beste [voornaam],
Uw [dienst] is bevestigd voor [dag] [datum] om [tijd].
Zo vindt u ons:
Adres: [adres]
Parkeren: [parkeerinfo]
Ingang: [info over de ingang]
Bent u later? Bel ons op [telefoon], dan doen we ons best om u toch te helpen.
Verzetten: [link om te verzetten]
Tot snel,
[bedrijf]
[bedrijf]: Bevestigd voor [dag] om [tijd] op [adres]. Parkeren: [parkeerinfo]. Later? Bel [telefoon]
6. Eerste afspraak met een nieuwe klant
Gebruik deze om een nieuwe klant welkom te heten en te vertellen wat hij kan verwachten.
Onderwerp: Welkom bij [bedrijf]! Uw eerste bezoek is bevestigd
Beste [voornaam],
Welkom! Uw eerste afspraak bij [bedrijf] is bevestigd voor [dag] [datum] om [tijd].
Voordat u komt:
1. Vul uw formulier voor nieuwe klanten in: [formulierlink]
2. Kom [aantal] minuten eerder.
3. Uw eerste bezoek duurt ongeveer [duur].
Heeft u vooraf nog vragen? Beantwoord dan gewoon deze e-mail.
Verzetten: [link om te verzetten]
Fijn dat u er bent,
[uw naam]
[bedrijf]
[bedrijf]: Welkom, [voornaam]! Uw eerste bezoek is op [dag] om [tijd]. Vul voor uw komst dit formulier in: [formulierlink]
7. Les, workshop of groepssessie
Gebruik deze als de klant een plek boekt in een les of evenement met andere mensen.
Onderwerp: Uw plek is gereserveerd: [les] op [dag] om [tijd]
Beste [voornaam],
Uw plek in [les] op [dag] [datum] om [tijd] is gereserveerd.
Waar: [adres of videolink]
Meenemen: [wat mee te nemen]
Er zijn maar beperkt plekken. Kunt u niet? Annuleer dan uiterlijk [tijdstip], zodat iemand anders kan meedoen: [annuleringslink]
Tot dan,
[uw naam]
[bedrijf]
[bedrijf]: Uw plek in [les] op [dag] om [tijd] is gereserveerd! Kunt u niet? Annuleer uiterlijk [tijdstip]: [annuleringslink]
8. Betaalde afspraak of aanbetaling
Gebruik deze als de klant bij het boeken volledig heeft betaald of een aanbetaling heeft gedaan.
Onderwerp: Betaling ontvangen: uw afspraak op [dag] om [tijd]
Beste [voornaam],
Hartelijk dank! We hebben uw betaling van [bedrag] ontvangen, en uw afspraak is bevestigd.
Dienst: [dienst]
Wanneer: [dag] [datum] om [tijd]
Waar: [adres of videolink]
Nog te betalen bij het bezoek: [restbedrag]
Ons annuleringsbeleid: [beleid in één regel].
Verzetten of annuleren: [link om te verzetten]
Tot snel,
[bedrijf]
[bedrijf]: Betaling ontvangen. Uw [dienst] op [dag] om [tijd] is bevestigd. Betaalbewijs en details: [boekingslink]
Afspraakbevestigingen per type bedrijf
9. Tandarts- of doktersafspraak
Gebruik deze voor bezoeken aan de tandarts, de huisarts, de oogarts en de fysiotherapeut. Laat medische details uit het bericht.
Onderwerp: Uw afspraak bij [bedrijf] is bevestigd: [dag] om [tijd]
Beste [voornaam],
Uw afspraak met [naam behandelaar] is bevestigd voor [dag] [datum] om [tijd].
Adres: [adres]
Neem mee:
1. Uw zorgpas en een identiteitsbewijs met foto
2. Een lijst met medicijnen die u gebruikt
Bent u een nieuwe patiënt? Vul dan voor uw bezoek uw formulieren in: [formulierlink]
Verzetten kan telefonisch via [telefoon] of via deze link, minimaal [termijn] van tevoren: [link om te verzetten]
Met vriendelijke groet,
[bedrijf]
[bedrijf]: U bent ingepland bij [naam behandelaar] op [dag] om [tijd]. Neem uw zorgpas en ID mee. Wijzigen: [link om te verzetten]
10. Kapsalon, spa of barbier
Gebruik deze voor knippen, kleuren, nagels, massage en andere beautybehandelingen.
Onderwerp: U bent ingepland! [behandeling] bij [naam stylist] op [dag]
Beste [voornaam],
Bedankt voor uw boeking! Uw [behandeling] bij [naam stylist] is bevestigd voor [dag] [datum] om [tijd].
Goed om te weten:
1. Kom graag 5 minuten eerder, zodat u uw volledige tijd krijgt.
2. [voorbereiding, bijvoorbeeld: kom met schoon, droog haar]
3. Wilt u de tijd wijzigen? Laat het ons minimaal [termijn] van tevoren weten.
Verzetten of annuleren: [link om te verzetten]
Tot snel,
[bedrijf]
[bedrijf]: U bent ingepland bij [naam stylist] op [dag] om [tijd]! Wijzigen? Laat het ons [termijn] van tevoren weten: [link om te verzetten]
11. Therapie- of counselingsessie
Gebruik deze voor therapie en andere vertrouwelijke sessies. Zeg in het bericht niet meer dan nodig.
Onderwerp: Uw afspraak op [dag] om [tijd]
Beste [voornaam],
Uw afspraak op [dag] [datum] om [tijd] is bevestigd.
[Locatie: adres / Online deelnemen: videolink]
Wilt u de tijd wijzigen? Dan kunt u hier verzetten: [link om te verzetten]
Hartelijke groet,
[uw naam]
Hallo [voornaam], met [uw naam]. Uw afspraak op [dag] om [tijd] is bevestigd. Verzetten: [link om te verzetten]
12. Coaching- of adviesgesprek
Gebruik deze voor coaching-, consultancy- en adviesgesprekken. Stel één vraag, zodat de klant voorbereid komt.
Onderwerp: Bevestigd: ons gesprek op [dag] om [tijd] [tijdzone]
Beste [voornaam],
Bedankt voor het boeken van een gesprek! We spreken elkaar op [dag] [datum] om [tijd] [tijdzone].
Deelnemen: [videolink]
Om het meeste uit onze tijd te halen: wilt u mij in één zin laten weten wat u uit het gesprek wilt halen? Beantwoord gewoon deze e-mail.
Liever een andere tijd? Verzet hier: [link om te verzetten]
Tot dan,
[uw naam]
Hallo [voornaam], ons gesprek is bevestigd voor [dag] om [tijd] [tijdzone]. Deelnemen: [videolink] - [uw naam]
13. Bezoek aan huis
Gebruik deze voor schoonmaak, reparaties en installaties. Bevestig een tijdvenster en hoe u binnenkomt.
Onderwerp: Bevestigd: [dienst] op [dag] tussen [begintijd] en [eindtijd]
Beste [voornaam],
Uw [dienst] staat gepland op [dag] [datum] tussen [begintijd] en [eindtijd]. [uw naam] voert het werk uit.
Zodat we op tijd kunnen beginnen, horen we graag van u:
1. Een eventuele toegangscode of info over parkeren
2. Huisdieren waar we rekening mee moeten houden
We sturen u een sms als we onderweg zijn. Liever een andere dag? Verzet hier: [link om te verzetten]
Met vriendelijke groet,
[bedrijf] | [telefoon]
[bedrijf]: Uw [dienst] staat gepland op [dag], [begin] tot [eind]. We sms'en als we onderweg zijn. Wijzigen: [link om te verzetten]
14. Bijles of muziekles
Gebruik deze voor lessen, gericht aan de ouder als de leerling een kind is.
Onderwerp: Les van [naam leerling] is geboekt: [dag] om [tijd]
Beste [voornaam],
De les [vak] van [naam leerling] is geboekt voor [dag] [datum] om [tijd].
Waar: [adres of videolink]
Graag meenemen: [wat mee te nemen]
Wilt u de les verplaatsen? U kiest hier een nieuwe tijd: [link om te verzetten]
Met vriendelijke groet,
[uw naam]
Hallo [voornaam], de les [vak] van [naam leerling] is geboekt voor [dag] om [tijd]. Verplaatsen: [link om te verzetten] - [uw naam]
Templates waarin u de klant vraagt te bevestigen
15. Graag uw afspraak bevestigen
Gebruik deze als u of uw medewerkers de tijd voor de klant hebben geboekt, of als de afspraak nog weken weg is. Verstuurt u de sms vanaf uw eigen telefoon, dan komen de antwoorden bij u binnen.
Onderwerp: Wilt u uw afspraak op [dag] om [tijd] bevestigen?
Beste [voornaam],
U staat bij ons ingepland voor [dienst] op [dag] [datum] om [tijd].
Wilt u deze e-mail beantwoorden om te bevestigen dat deze tijd u uitkomt? Zo niet, dan kunt u hier een andere tijd kiezen: [link om te verzetten]
Hartelijk dank,
[uw naam]
[bedrijf] | [telefoon]
[bedrijf]: Hallo [voornaam], u staat ingepland op [dag] om [tijd]. Antwoord JA om te bevestigen, of kies een nieuwe tijd: [link om te verzetten]
16. Nog geen antwoord
Gebruik deze 1 dag na een verzoek om te bevestigen, als u niets heeft gehoord.
Onderwerp: Komt [dag] om [tijd] nog uit?
Beste [voornaam],
Even een korte check: we hebben nog niets van u gehoord over uw afspraak op [dag] om [tijd].
Komt u? Dan is een kort "ja" genoeg. Komt de tijd niet uit? Kies dan een andere, zodat we deze plek aan iemand anders kunnen aanbieden: [link om te verzetten]
Met vriendelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]
[bedrijf]: Hallo [voornaam], komt [dag] om [tijd] nog uit? Antwoord JA, of kies een andere tijd: [link om te verzetten]
Bevestigingen bij wijzigingen
17. Verzette afspraak
Gebruik deze als een afspraak verschuift, zodat niemand op de oude tijd komt opdagen. Moet u het de klant eerst vragen, gebruik dan deze e-mailtemplates om een afspraak te verzetten.
Onderwerp: Gewijzigd: uw afspraak is nu op [nieuwe dag] om [nieuwe tijd]
Beste [voornaam],
Uw afspraak is verzet. Dit zijn de nieuwe gegevens:
Nieuwe tijd: [nieuwe dag] [datum] om [nieuwe tijd]
Oude tijd: [oude dag] om [oude tijd] (geannuleerd)
Waar: [adres of videolink]
Uw agenda-uitnodiging is bijgewerkt. Komt de nieuwe tijd niet uit? Dan kunt u hier een andere kiezen: [link om te verzetten]
Tot dan,
[uw naam]
[bedrijf]
[bedrijf]: Uw afspraak is verzet naar [nieuwe dag] om [nieuwe tijd] (niet [oude dag]). Details: [boekingslink]
18. Bevestiging van een annulering
Gebruik deze als een klant annuleert, om de zaak netjes af te ronden en de klant uit te nodigen terug te komen.
Onderwerp: Geannuleerd: uw afspraak op [dag] om [tijd]
Beste [voornaam],
Uw afspraak op [dag] [datum] om [tijd] is geannuleerd.
[Geldt er een terugbetaling of kosten? Vermeld dat hier in één regel.]
We zien u graag een andere keer. Wanneer het u uitkomt, kunt u hier boeken: [boekingslink]
Met vriendelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]
[bedrijf]: Uw afspraak op [dag] om [tijd] is geannuleerd. Hopelijk tot snel! Boek opnieuw wanneer u wilt: [boekingslink]
Verstuur bevestigingen automatisch met zcal
Een bevestiging werkt het best als ze binnen enkele seconden na de boeking aankomt, en juist op dat moment kunt u er niet bij zijn, want klanten boeken op zondag om 23:00 uur. zcal, een gratis planningsapp, verstuurt de bevestiging voor u: klanten kiezen een tijd op uw boekingspagina, en de bevestiging staat in hun inbox voordat ze het tabblad sluiten.
- Met het gratis plan krijgt elke boeking meteen een bevestigingsmail. Daarin staan de naam van de afspraak, de datum en de tijd in de tijdzone van de klant, de locatie of de videolink, links om de afspraak toe te voegen aan Google Agenda, Outlook of Apple Agenda, en een link om te annuleren of te verzetten. De afspraak komt ook in uw eigen agenda te staan, zodat niemand anders die tijd kan boeken.
- Met Pro, vanaf $7 per maand, schrijft u de bevestiging in uw eigen woorden, en worden de naam van uw klant, de afspraak en de tijd voor u ingevuld. Plak een van de templates hierboven erin, en elke klant krijgt uw versie. Pro voegt ook tot 5 herinneringsmails en een sms-herinnering voor elke afspraak toe.
Wanneer een klant via de link verzet, stuurt zcal de nieuwe gegevens en verplaatst het de afspraak in uw agenda. U schrijft de bevestiging één keer, en die gaat bij elke boeking foutloos de deur uit.
Probeer zcal gratis, of bekijk de templates voor afspraakherinneringen die u vóór de afspraak verstuurt.
Veelgestelde vragen
Wat schrijft u om een afspraak te bevestigen?
Hoe schrijf ik een sms ter bevestiging van een afspraak?
Hoe bevestig ik een afspraak op een beleefde manier?
Hoe antwoord ik om mijn afspraak te bevestigen?
Wat is het verschil tussen een afspraakbevestiging en een herinnering?
Moet een afspraakbevestiging een annuleringsbeleid bevatten?
Gerelateerde artikelen
Er is een betere manier om vergaderingen te plannen
Word gratis lid van zcalWilt u gratis onbeperkte boekingslinks, peilingen en herinneringen?
zcal gratis proberen