Wat is een dubbele boeking? Oorzaken, oplossingen en wat u zegt

Wat betekent een dubbele boeking?

Dubbel boeken is dezelfde tijd aan 2 personen of 2 afspraken geven. U ziet het geschreven als dubbele boeking, dubbel boeken en dubbel geboekt. Het betekent allemaal hetzelfde.

Het komt op een paar plekken voor:

• In uw eigen agenda: een klantgesprek om 14.00 uur bovenop een afspraak bij de tandarts.
• Bij afspraken: 2 klanten om 10.00 uur geboekt bij dezelfde kapper, therapeut of bijlesdocent.
• Bij ruimtes en apparatuur: 2 teams die allebei de grote vergaderzaal voor maandagochtend hebben gereserveerd.
• Bij hotels, luchtvaartmaatschappijen en restaurants: 2 gasten aan wie dezelfde kamer, stoel of tafel is beloofd.

Mensen verwarren het vaak met 2 verwante begrippen:

Waarom dubbele boekingen gebeuren

Dit is de meest voorkomende oorzaak in één beeld. De boekingspagina controleert alleen de werkagenda, en ziet dus nooit de tandartsafspraak in de privéagenda:

Alle oorzaken op een rij:

1. Een agenda die niemand controleert. U hebt een werkagenda, een privéagenda en misschien een gedeelde gezinsagenda. Een boekingslink die er maar één leest, biedt tijden aan die in de andere al bezet zijn. Uw Google-agenda's samenvoegen helpt u botsingen te zien, maar uw boekingstool moet nog steeds elke agenda controleren.
2. Afspraken die op "beschikbaar" staan. In Google Agenda en Outlook kunt u een afspraak als beschikbaar markeren in plaats van bezet. Boekingstools zien die tijd dan als vrij. Afspraken van een hele dag staan vaak standaard op beschikbaar, dus controleer de uwe.
3. Uitnodigingen waarop u niet hebt gereageerd. Sommige tools negeren afspraken die u niet hebt geaccepteerd. De boekingspagina's van Google zelf laten bijvoorbeeld niet-geaccepteerde of voorlopige afspraken geen tijd blokkeren.
4. Boekingen buiten het systeem om. Een klant boekt per telefoon, sms of e-mail, en niemand zet het in de agenda. De agenda toont de tijd dan nog steeds als vrij.
5. Twee mensen boeken op hetzelfde moment. Controleert een tool de agenda alleen bij het laden van de pagina, dan kunnen 2 mensen hetzelfde tijdslot een paar seconden na elkaar pakken.
6. Een team dat elkaars agenda's niet kan zien. Een receptionist boekt een zorgverlener die al in een vergadering zit die alleen de zorgverlener kan zien.
7. Verwarring over tijdzones. "15.00 uur" in een e-mail betekent in New York en Londen een andere tijd. Iemand boekt de verkeerde.
8. Trage synchronisatie. Een agenda die maar één keer per uur afspraken kopieert, of een geabonneerde agenda die traag ververst, laat een periode open waarin een bezette tijd nog vrij lijkt.

Zo voorkomt u dubbele boekingen

1. Koppel elke agenda aan uw boekingslink. Werk, privé, gedeeld: als er een afspraak in kan staan, moet uw boekingstool hem lezen.
2. Houd één bron van waarheid aan. Kies één plek waar elke boeking terechtkomt, ook de telefonische. Belt een klant, zet het er dan in voordat u ophangt.
3. Markeer echte afspraken als bezet. Controleer dat uw belangrijke afspraken, en afspraken van een hele dag zoals reisdagen, op "bezet" staan en niet op "beschikbaar".
4. Stuur een boekingslink in plaats van heen en weer te mailen. Een link toont de echte vrije tijden in de eigen tijdzone van de gast, zodat niemand hoeft te raden.
5. Voeg buffertijd toe. Met een pauze van 10 tot 15 minuten botst een uitlopende vergadering niet met de volgende.
6. Stel een minimale kennisgeving in. Voorkom dat mensen u over 10 minuten boeken, voordat u het zelfs maar hebt kunnen zien.
7. Begrens uw dag. Een daglimiet op boekingen voorkomt dat een drukke dag een opeenstapeling wordt.
8. Gebruik teamplanning voor teams. Op een round robin-link gaat elke boeking naar een host die vrij is. Op een collectieve link zien klanten alleen tijden waarop elke host vrij is.

Zo voorkomt zcal dubbele boekingen

Een boekingspagina kan alleen de agenda's beschermen die hij kan zien. Daarom gebeuren de meeste dubbele boekingen met tools die één agenda controleren, of maar een deel ervan.

zcal is een gratis planningsapp die gemaakt is om ze allemaal te controleren:

• Elke agenda, in elk abonnement. Koppel tot 10 agenda-accounts van Google, Outlook en Apple (iCloud), en kies welke agenda's op conflicten worden gecontroleerd.
• Onbeantwoorde uitnodigingen tellen als bezet. zcal blokkeert de tijd voor afspraken waarop u nog niet hebt gereageerd, en voor voorlopige afspraken. Het negeert alleen afspraken die u hebt afgewezen of als beschikbaar hebt gemarkeerd.
• Een tweede controle bij het boeken. zcal controleert uw agenda's opnieuw op het moment dat een gast bevestigt, zodat een tijd die een seconde geleden bezet raakte niet kan worden geboekt.
• Plaatsen die stoppen bij de limiet. Bij een groepsevenement sluit het tijdslot zodra het vol is.
• Buffers, kennisgeving en limieten. Voeg een buffer toe vóór of na elke afspraak, een minimale kennisgeving, en een maximum aantal boekingen per dag of per week.

Maak een gratis boekingspagina, koppel uw agenda's, en uw gasten zien alleen nog tijden waarop u echt vrij bent.

Wanneer bewust dubbel boeken zinvol is

Sommige bedrijven boeken bewust dubbel:

• Klinieken boeken in sommige tijdslots 2 patiënten, omdat een deel van de patiënten niet komt.
• Salons beginnen aan een tweede klant terwijl de kleuring van de eerste inwerkt.
• Groepssessies zetten bewust meerdere mensen in één tijdslot, zoals bij een les of een workshop.

Het kan lege tijd vullen. Maar als iedereen komt, moet iemand wachten, haast de zorgverlener zich, en lopen de volgende 3 afspraken uit. Die laatste klant komt misschien niet terug.

Onze mening: voor de meeste kleine bedrijven: niet doen. Bestrijd no-shows liever met herinneringen. Een herinnering de dag ervoor kost niets en laat niemand wachten. Organiseert u wel groepssessies, gebruik dan een boekingstool met een maximum aantal plaatsen, zodat het tijdslot sluit zodra het vol is.

Wat u doet als u iemand dubbel hebt geboekt

1. Laat het snel weten. Hoe eerder u schrijft, hoe meer opties de ander heeft. Wacht niet tot de afspraak begint.
2. Neem de verantwoordelijkheid. Eén korte verontschuldiging. Geen lang verhaal over hoe het kwam.
3. Maak opnieuw boeken makkelijk. Bied 2 of 3 nieuwe tijden aan, of uw boekingslink, zodat de ander in één stap kan kiezen.
4. Maak het goed als het de ander iets heeft gekost. Een betalende klant die zijn dag heeft omgegooid, verdient een korting of 15 minuten extra.
5. Pak de oorzaak aan. Zoek uit welke van de oorzaken hierboven het was, zodat het niet nog eens gebeurt.

U kunt deze berichten kopiëren:

Beste [voornaam],

Het spijt me, ik heb een fout gemaakt en onze afspraak op [dag] om [tijd] dubbel geboekt.

Kunnen we de afspraak verplaatsen naar een van deze tijden? Alle tijden zijn in [tijdzone].
1. [dag] om [tijd]
2. [dag] om [tijd]

Of kies hier een tijd die u uitkomt: [boekingslink]

Dank u voor uw geduld, en nogmaals excuses voor het ongemak.

Met vriendelijke groet,
[uw naam]

Beste [voornaam], excuses, ik heb onze afspraak van [dag] [tijd] dubbel geboekt. Wilt u hier een nieuwe tijd kiezen? [boekingslink]

Veelgestelde vragen