회의 리마인더 템플릿 20가지: 이메일과 문자 (복사해서 바로 사용)

일부러 회의에 빠지는 사람은 거의 없습니다. 깜빡하거나, 초대장이 일주일치 메일에 묻히거나, 링크가 지난주 화요일 스레드 어딘가에 숨어 있을 뿐입니다. 적절한 때에 보내는 짧은 리마인더 하나로 세 가지 문제를 모두 해결할 수 있습니다. 노쇼로 시간을 날리지 않는 가장 쉬운 방법이기도 합니다.

여기 있는 모든 템플릿은 2가지 버전으로 준비했습니다. 세부 정보를 모두 담은 이메일과, 잠금 화면에서 바로 읽을 수 있을 만큼 짧은 문자입니다. 복사를 클릭하고, [대괄호] 부분을 내 정보로 바꾼 다음 보내세요. 리마인더를 다시는 직접 보내고 싶지 않다면, 이 글의 마지막에서 자동으로 보내는 방법을 확인하세요. 고객이나 환자에게 보낼 알림이 필요하다면 예약 알림 템플릿을 사용하세요.

회의 리마인더에 넣어야 할 내용

회의 리마인더는 한눈에 4가지 질문에 답해야 합니다. 무슨 회의인지, 언제 시작하는지, 어디로 가는지, 일정이 바뀌면 어떻게 하는지입니다. 회의 이름과 시간은 제목에 넣으세요. 그러면 아무도 메일을 열지 않아도 리마인더가 제 역할을 합니다.

• 제목만 봐도 다 알 수 있게. "알림: 내일 오후 2시 예산 검토 회의"는 받은편지함에서 바로 이해됩니다. "질문이 있습니다"나 "확인 부탁드립니다" 같은 제목은 열어 봐야 알 수 있고, 많은 사람이 열지 않습니다.
• 요일, 시간, 시간대. "내일 오후"가 아니라 "화요일 오후 2시(KST)"처럼 쓰세요. 참석자가 서로 다른 시간대에 있다면, 상대의 시간대로 알려 주세요.
• 어디로 가는지. 화상 회의 링크, 또는 회의실이나 층수까지 적은 주소입니다. 지난주 초대장을 뒤져서 찾게 해서는 안 됩니다.
• 왜 중요한지. 안건 한 줄이나 준비할 것 하나를 적으세요. 이유가 있는 리마인더는 읽히고, "잊지 마세요!"만 있는 리마인더는 대충 넘겨집니다.
• 일정 변경 방법. 새 시간을 고를 수 있는 링크가 있으면 노쇼가 될 뻔한 미팅이 새 예약으로 바뀝니다. 리마인더에서 가장 유용한 한 줄입니다. (내가 일정을 옮겨야 한다면 정중하게 회의 일정을 변경하는 방법을 참고하세요.)
• 누가 보냈는지. 문자에서 특히 중요합니다. 내 이름이나 회사 이름으로 시작해야 스팸처럼 보이지 않습니다.

회의에 맞는 어조를 고르세요

같은 리마인더도 동료에게는 친근하게, 고객에게는 재촉하는 것처럼 들릴 수 있습니다. 받는 사람에 따라 어조를 고르세요.

회의 리마인더를 보내는 시점

대부분의 회의는 하루 전에 이메일 리마인더를, 1~2시간 전에 짧은 문자를 보내면 됩니다. 오래전에 잡힌 회의는 1주일 전에 리마인더를 하나 더 보내고, 화상 회의는 링크가 바로 필요하므로 15분 전에 한 번 더 알려 주세요.

리마인더는 1번보다 2번이 효과적이고, 3번이면 충분합니다. 그보다 많으면 잔소리처럼 느껴집니다. 리마인더마다 새로운 내용도 하나씩 더하세요. 1주일 전 이메일은 날짜를 확인하고, 하루 전 이메일은 안건을 전하고, 문자는 링크를 전합니다.

세부 정보는 이메일로, 마지막 알림은 문자로 보내세요. 사람들은 받은편지함을 대충 훑어보지만, 문자는 집을 나서기 몇 분 전 잠금 화면에 바로 뜹니다. 문자는 짧게 쓰고 이모지는 빼세요. 한글이나 이모지 같은 일부 글자가 들어가면 휴대폰이 긴 문자를 여러 개로 나눌 수 있으므로, 짧을수록 좋습니다.

짧은 리마인더와 일반 리마인더

아래 템플릿마다 이메일 버전과 문자 버전이 있습니다. 문자 버전은 짧게 작성했습니다. 일부 글자가 들어가면 휴대폰이 긴 문자를 여러 개로 나눌 수 있으므로, 세부 정보도 짧게 채울수록 좋습니다.

1. 짧고 친근한 리마인더

이미 아는 사람과의 대부분의 회의에 쓰세요.

[이름]님, 안녕하세요.

[요일] [시간] [시간대]에 만나기로 한 일정을 다시 한번 알려 드립니다. 참석 링크는 여기 있습니다: [화상 회의 링크]

그때 뵙겠습니다!
[내 이름] 드림

[이름]님, [회의명]은 [요일] [시간]입니다. 참석 링크: [화상 회의 링크] 그때 뵙겠습니다! - [내 이름]

2. 격식 있는 비즈니스 리마인더

고객, 경영진, 처음 만나는 분께 쓰세요.

[이름]님께,

[날짜] [시간] [시간대]에 예정된 회의를 안내해 드립니다.

주제: [회의명]
장소: [주소 또는 화상 회의 링크]
소요 시간: [30분]

시간 변경이 필요하시면 여기에서 새 시간을 선택해 주세요: [일정 변경 링크]. 말씀 나눌 수 있기를 기대하겠습니다.

감사합니다.
[내 이름] 드림
[회사] [직함]

[이름]님, [회사] [내 이름]입니다. [날짜] [시간] 회의 일정을 안내드립니다. 일정 변경: [일정 변경 링크]

3. 동료에게 보내는 편한 리마인더

우리 팀과의 짧은 싱크 미팅에 쓰세요.

[이름]님,

오늘 [시간]에 [회의명] 있어요. [준비할 것 하나] 챙겨 와 주시면 [20]분 안에 끝낼게요.

링크: [화상 회의 링크]

[내 이름]

[이름]님, 오늘 [시간] [회의명] 있어요. [준비할 것 하나] 챙겨 주세요. 링크: [화상 회의 링크]

다음 주, 내일, 오늘 저녁, 15분 전 회의 리마인더

4. 1주일 전

몇 주 전에 잡혀서 그사이 계획이 바뀌었을 수 있는 회의에 쓰세요.

[이름]님, 안녕하세요.

[회의명]이 1주일 앞으로 다가왔습니다. 일정은 [날짜] [시간] [시간대]입니다.

혹시 사정이 바뀌셨다면 지금 옮기시는 것이 가장 편합니다: [일정 변경 링크]. 안건은 하루 전에 보내 드리겠습니다.

감사합니다.
[내 이름] 드림

[이름]님, [회의명]이 1주일 후 [날짜] [시간]입니다. 시간 변경이 필요하시면: [일정 변경 링크] - [내 이름]

5. 내일 회의

대부분의 사람이 보내야 할 리마인더입니다. 24시간 전에 보내므로, 준비하거나 일정을 바꿀 시간이 아직 남아 있습니다.

[이름]님, 안녕하세요.

내일 [요일] [시간] [시간대] 회의를 기대하고 있습니다.

장소: [주소 또는 화상 회의 링크]
논의할 내용: [안건 한 줄]

혹시 일이 생기셨다면 여기에서 새 시간을 골라 주세요: [일정 변경 링크].

내일 뵙겠습니다.
[내 이름] 드림

[이름]님, 내일 [시간] [회의명]에서 뵙겠습니다. 참석 링크: [화상 회의 링크] 어려우시면: [일정 변경 링크]

6. 오늘 또는 오늘 저녁 회의

회의 당일 아침에 보내세요. 저녁 회의라면 사람들이 다른 약속을 잡기 전인 이른 오후에 보내세요.

[이름]님, 안녕하세요.

오늘 [시간] [시간대] [주소 또는 화상 회의 링크]에서 만나기로 한 일정을 다시 알려 드립니다.

오늘 일정이 바뀌셨다면 말씀해 주시거나, 여기에서 새 시간을 골라 주세요: [일정 변경 링크].

이따 뵙겠습니다.
[내 이름] 드림

[이름]님, 오늘 저녁 [시간] [주소]에서 [회의명]이 있습니다. 그때 뵙겠습니다! - [내 이름]

7. 15분 후 시작

화상 회의에 쓰세요. 마지막 순간에 링크를 찾아 헤매지 않게 해 줍니다.

[이름]님, 안녕하세요.

15분 후에 시작합니다. 찾으실 필요 없도록 링크를 다시 보내 드립니다: [화상 회의 링크]

곧 뵙겠습니다.
[내 이름] 드림

[회의명]이 15분 후 시작합니다. 참석 링크: [화상 회의 링크] - [내 이름]

회의 종류별 리마인더

8. 팀 회의 또는 전체 회의

전체 회의 리마인더에는 안건을 넣는 것이 가장 좋습니다. 그래야 모두 업데이트를 준비해서 옵니다.

팀원 여러분, 안녕하세요.

[주간] 전체 회의가 [요일] [시간]에 [회의실 또는 화상 회의 링크]에서 열립니다.

안건:
1. [주제]
2. [주제]
3. [주제]

회의를 [30]분 안에 마칠 수 있도록, 시작 전에 [공유 문서]에 각자 업데이트를 적어 주세요.

감사합니다.
[내 이름] 드림

팀원 여러분, [요일] [시간] [회의실]에서 전체 회의가 있습니다. 시작 전에 [문서]에 업데이트를 적어 주세요. 감사합니다! - [내 이름]

9. 1:1 미팅

상대를 중심에 두세요. 상대가 이야기하고 싶은 주제를 묻는 1:1 리마인더가 더 좋은 미팅을 만듭니다.

[이름]님, 안녕하세요.

[요일] [시간]에 1:1 미팅이 있습니다. [이름]님을 위한 시간이니, 이야기하고 싶은 내용을 [문서 링크]에 적어 주세요. 그 내용부터 시작하겠습니다.

그때 뵙겠습니다.
[내 이름] 드림

[이름]님, [요일] [시간]에 1:1 미팅이 있습니다. 다룰 내용을 [문서 링크]에 적어 주세요. - [내 이름]

10. 고객 미팅

고객이 이 미팅에서 무엇을 얻을지 알려 주고, 계획이 바뀌면 쉽게 옮길 수 있게 하세요.

[이름]님, 안녕하세요.

[요일] [시간] [시간대] 미팅을 기대하고 있습니다. [첫 번째 초안을 함께 살펴보고], 질문하실 시간도 충분히 남겨 두겠습니다. 가능하시면 [고객에게 필요한 자료]를 준비해 주세요.

장소: [주소 또는 화상 회의 링크]

일정이 바뀌시면 여기에서 새 시간을 선택해 주세요: [일정 변경 링크].

감사합니다.
[내 이름] 드림

[이름]님, [회사] [내 이름]입니다. [요일] [시간]에 뵙겠습니다: [화상 회의 링크] 시간 변경: [일정 변경 링크]

11. 영업 데모

잠재 고객이 왜 예약했는지 다시 떠올리게 하세요. 제품이 아니라 고객이 말한 문제를 언급하세요.

[이름]님, 안녕하세요.

[제품] 데모가 [요일] [시간] [시간대]에 예정되어 있습니다. [30]분 동안 [제품]으로 [말씀하신 문제를 해결하는] 방법을 보여 드리고, 질문하실 시간도 남겨 두겠습니다.

함께 보시면 좋을 분이 있다면 편하게 초대해 주세요.

참석 링크: [화상 회의 링크]
다른 시간이 필요하시면: [일정 변경 링크]

곧 뵙겠습니다.
[내 이름] 드림

[이름]님, [제품] 데모는 [요일] [시간]입니다. 참석: [화상 회의 링크] 시간 변경: [일정 변경 링크] - [내 이름]

12. 채용 면접

지원자는 이미 충분히 긴장하고 있습니다. 누구를 만나는지, 어디로 가는지, 무엇을 가져와야 하는지 알려 주세요. 첫 안내 메일은 면접 안내 이메일 템플릿을 사용하세요.

[이름]님, 안녕하세요.

[요일] [시간] [시간대]에 [직무] 면접에서 뵙기를 기대하고 있습니다.

면접관: [이름과 직함]
장소: [주소와 방문 접수 위치, 또는 화상 회의 링크]
소요 시간: [45분]
준비물: [포트폴리오, 신분증, 또는 없음]

그 전에 궁금한 점이 있으시면 이 메일에 회신해 주세요.

좋은 결과 있으시길 바랍니다.
[내 이름] 드림

[이름]님, [회사] [직무] 면접은 [요일] [시간], [주소]에서 진행됩니다. - [내 이름]

13. 이사회 회의

이사회 회의 리마인더는 자료를 미리 보내고, 불참 의사를 밝힐 방법을 분명히 알려야 합니다. 그래야 정족수를 채울 수 있는지 알 수 있습니다.

[이름]님께,

[분기] 이사회 회의가 [날짜] [시간] [시간대] [주소 또는 화상 회의 링크]에서 열립니다.

안건과 이사회 자료는 여기에서 보실 수 있습니다: [링크]. 회의 전에 검토해 주시기 바랍니다. 참석이 어려우시면 [날짜]까지 알려 주시기 바랍니다.

감사합니다.
[내 이름] 드림
[직함]

[단체명] 이사회 회의: [날짜] [시간], [장소]. 이사회 자료: [링크] 불참 시 회신 부탁드립니다.

14. 웨비나 또는 온라인 행사

참석 링크를 맨 위에 넣으세요. 행사에서는 대부분의 사람에게 그것만 있으면 됩니다.

[이름]님, 안녕하세요.

[요일] [시간] [시간대]에 열리는 [이벤트명]에 등록해 주셔서 감사합니다. 참석 링크는 여기 있습니다: [링크]

실시간 참석이 어려우신가요? [등록하신 모든 분께 녹화본을 보내 드립니다.]

그때 뵙겠습니다.
[내 이름] 드림

[이름]님, [이벤트명]이 오늘 [시간] [시간대]에 시작합니다. 참석 링크: [링크] 그때 뵙겠습니다!

15. 대면 회의

오는 길에 필요한 정보를 알려 주세요. 주소, 출입구, 주차 위치입니다.

[이름]님, 안녕하세요.

[요일] [시간]에 아래 장소에서 직접 뵙기로 한 일정을 알려 드립니다.

[주소]

[2층 안내 데스크에서 방문 접수를 해 주세요. 방문객 주차장은 건물 뒤편에 있습니다.]

늦으실 경우 제 휴대폰 [전화번호]로 연락해 주세요.

그때 뵙겠습니다.
[내 이름] 드림

[이름]님, [요일] [시간] [주소]에서 뵙겠습니다. [주차 안내] 늦으시면 이 번호로 문자 주세요. - [내 이름]

16. 주간 회의 또는 정기 회의

매주 똑같은 리마인더는 아무도 읽지 않습니다. 이번에 새로운 것 하나를 알려 주세요.

팀원 여러분, 안녕하세요.

[회의명]은 평소처럼 [요일] [시간]에 진행합니다. 이번 주에는 [가장 중요한 주제 하나]에 집중하겠습니다. [이름]님, [업데이트]로 시작해 주실 수 있을까요?

링크: [화상 회의 링크]

감사합니다.
[내 이름] 드림

오늘 [시간] [회의명]. 이번 주 주제: [주제]. 링크: [화상 회의 링크]

참석 확인, 재알림, 후속 연락을 위한 리마인더

17. 참석 확인 요청

장시간의 고객 세션이나 이동이 필요한 미팅처럼 노쇼가 손해로 이어질 때 쓰세요. 예약이 잡히는 즉시 확인을 보내려면 예약 확인 메시지를 대신 보내세요.

[이름]님, 안녕하세요.

[요일] [시간] [시간대]에 뵙기로 했습니다. 이 시간이 여전히 괜찮으신지 "네"라고 회신해 확인해 주시겠어요?

괜찮지 않으셔도 문제없습니다. 여기에서 새 시간을 골라 주세요: [일정 변경 링크].

감사합니다.
[내 이름] 드림

[이름]님, [요일] [시간] 일정 그대로 괜찮으신가요? 확인하시려면 "네"로 회신하시거나, 새 시간을 골라 주세요: [일정 변경 링크] - [내 이름]

18. 안건과 사전 준비

실무 회의 1~2일 전에 보내세요. 그래야 사람들이 자료를 읽을 시간이 있습니다.

[이름]님, 안녕하세요.

[요일] [시간] [회의명]에 앞서 진행 계획을 공유드립니다.
1. [안건] ([10]분)
2. [안건] ([15]분)
3. 다음 단계 ([5]분)

시간을 알차게 쓸 수 있도록 [문서를 읽어 오시거나 수치를 준비해] 주세요: [링크]

감사합니다.
[내 이름] 드림

[이름]님, [요일] [회의명] 전에 [문서를 읽어] 주세요: [링크] 감사합니다! - [내 이름]

19. 답이 없을 때 보내는 정중한 리마인더

정중한 리마인더 이메일은 짧고, 상대를 좋게 생각할 때 가장 효과적입니다. 상대는 무시하는 것이 아니라 바쁜 것입니다.

[이름]님, 안녕하세요.

바쁘신 한 주인 것 같아, [요일] [시간] [회의명] 일정을 다시 한번 조심스럽게 안내드립니다. 아직 초대에 대한 회신을 받지 못했습니다. 이 시간이 여전히 괜찮으신가요?

어려우시면 여기에서 다른 시간을 골라 주세요: [일정 변경 링크].

감사합니다.
[내 이름] 드림

[이름]님, [요일] [시간] [회의명] 일정을 다시 안내드립니다. 괜찮으신가요? 어려우시면: [일정 변경 링크]

20. 회의에 불참했을 때

친절하게 쓰세요. 노쇼 대부분은 단순한 실수이고, 예약 링크가 담긴 친절한 메시지 하나로 많은 사람이 다시 예약합니다. 불참에 요금을 받는다면, 나중에 말하지 말고 명확한 취소 정책으로 미리 알리세요.

[이름]님, 안녕하세요.

오늘 [시간]에 만나기로 했는데, 참석하지 않으셔서 연락드립니다. 갑자기 일이 생길 수도 있으니 괜찮습니다.

아직 이야기를 나누고 싶으시다면 여기에서 새 시간을 골라 주세요: [예약 링크].

감사합니다.
[내 이름] 드림

[이름]님, 오늘 [시간]에 뵙지 못해 아쉽습니다. 새 시간을 골라 주시겠어요? [예약 링크] - [내 이름]

리마인더 이메일과 문자를 예약 발송하는 방법

리마인더를 지금 써 두고 나중에 보내도록 예약할 수 있습니다. 그러면 보낼 때를 기억할 필요가 없습니다.

Gmail에서

1. 이메일을 작성합니다.
2. 보내기 옆의 아래쪽 화살표를 클릭합니다.
3. 예약 전송을 클릭하고, 시간을 고르거나 날짜 및 시간 선택을 클릭합니다.

Gmail은 이메일이 발송될 때까지 예약됨 폴더에 보관하며, 예약 이메일은 최대 100개까지 둘 수 있습니다.

Outlook에서

새 Outlook과 웹용 Outlook에서는 보내기 옆의 화살표를 클릭하고, Schedule send를 선택한 다음 시간을 고르세요. 이메일은 그때까지 임시 보관함에서 기다립니다.

Windows용 클래식 Outlook에서는 태그 그룹에 있는 작은 Message Options 화살표를 클릭하고, Do not deliver before에 체크한 다음 날짜와 시간을 정하세요. 닫기를 클릭한 뒤 보내기를 클릭합니다. 클래식 Outlook은 그 시간에 Outlook이 열려 있고 온라인 상태일 때만 이메일을 보냅니다.

iPhone에서

1. 메시지 앱에서 대화를 엽니다.
2. +를 탭한 다음 나중에 보내기를 탭합니다.
3. 시간을 탭하고, 보낼 때를 고릅니다.
4. 문자를 입력하고 보내기 버튼을 탭합니다.

나중에 보내기는 iMessage에서만, 최대 14일 후까지 쓸 수 있으므로, 받는 사람도 Apple 기기를 써야 합니다.

Android 휴대폰에서

1. Google 메시지에서 대화를 열고 문자를 입력합니다.
2. 보내기 버튼을 길게 누릅니다.
3. 추천 시간 중 하나를 고르거나, 날짜와 시간을 직접 고릅니다.

예약 발송은 회의 하나에는 잘 맞습니다. 하지만 매주 회의를 잡는다면 언젠가 하나는 잊게 되고, 리마인더를 대신 보내 주는 일정 예약 앱이 더 나은 해결책입니다.

zcal로 리마인더를 자동으로 보내세요

가장 좋은 리마인더는 보내는 것을 기억할 필요가 없는 리마인더입니다. zcal은 리마인더를 대신 보내 주는 무료 일정 예약 앱입니다. 상대가 내 예약 페이지에서 시간을 고르면, 예약된 모든 미팅에 리마인더가 제때 나갑니다.

• 무료 플랜에서는 예약마다 자동 알림 이메일이 기본적으로 하루 전에 나갑니다. 회의 이름, 게스트의 시간대에 맞춘 시간, 장소나 화상 회의 링크, 일정 변경 및 취소 링크가 들어갑니다.
• Pro에서는 월 $7부터 미팅마다 이메일 알림을 최대 5개까지 보내고, 내용을 직접 쓰고, 문자 알림을 추가할 수 있습니다. 게스트의 이름, 회의, 시간, 링크는 예약마다 자동으로 채워집니다.

리마인더는 변경 사항도 따라갑니다. 상대가 미팅을 옮기면 리마인더도 새 시간에 맞춰집니다. 취소하면 리마인더가 나가지 않습니다. 한 번만 설정하면, 다시는 "다시 한번 알려 드립니다" 이메일을 직접 보낼 일이 없습니다.

zcal 무료로 시작하기, 또는 문자 알림으로 노쇼를 줄이는 방법을 확인하세요. 리마인더는 명확한 초대 다음에 가장 효과적이므로, 먼저 이 회의 초대 이메일 템플릿으로 시작해 보세요.

자주 묻는 질문