라운드 로빈 스케줄링: 개념과 작동 방식

팀이 데모 요청, 고객 지원 통화, 면접을 한 받은편지함으로 받는다면 이런 문제를 겪어 보셨을 겁니다. 한 사람은 미팅에 파묻히고 다른 사람은 한가하며, 누군가는 다음 차례를 정하느라 시간을 씁니다. 라운드 로빈 스케줄링이 이 문제를 해결합니다. 이 가이드에서는 작동 방식, 도구가 다음 담당자를 고르는 여러 방법, 언제 쓰면 좋은지, 그리고 설정 방법을 설명합니다.

다른 내용을 찾고 계신가요? 컴퓨터 분야에서 라운드 로빈은 프로세서 시간을 나누는 방식으로, 각 작업이 차례대로 같은 시간을 받습니다. 또 '라운드 로빈 미팅'은 한 사람씩 돌아가며 말하는 토론을 뜻하기도 합니다. 이 내용은 마지막 부분에서 다룹니다. 이 가이드는 고객과의 미팅에 관한 내용입니다.

라운드 로빈 스케줄링이란?

라운드 로빈 스케줄링은 여러 사람에게 예약을 한 명씩 차례로 나눠 주는 방식입니다. 팀 전체에 하나의 링크를 공유합니다. 고객은 팀원 중 누군가가 비어 있는 시간을 고르고, 미팅은 그때 차례인 사람에게 배정됩니다.

팀에서는 이런 용도로 씁니다.

• 영업 데모: 모든 리드가 시간이 되는 영업 담당자에게 빠르게 연결됩니다.
• 고객 지원과 온보딩 통화: 한 사람이 모든 업무를 떠안지 않습니다.
• 1차 면접: 지원자가 채용팀 전체의 빈 시간 중 아무 때나 예약합니다.
• 에이전시와 병원: 고객이 특정 사람이 아니라 '컨설턴트'나 '담당 의료진'을 예약합니다.

라운드 로빈이 다음 담당자를 고르는 방법

모든 도구가 같은 방식으로 차례를 정하지는 않습니다. 흔히 쓰는 방법은 다음 4가지입니다.

대부분의 팀은 이것들을 섞어 쓰길 원합니다. 차례대로 돌리되 바쁜 사람은 건너뛰고, 관리자가 일부 사람에게 우선순위를 주는 방식입니다. zcal이 바로 이렇게 작동합니다.

실제 예시

담당자 3명이 있는 새 팀 링크에서 zcal이 처음 6건의 예약을 나누는 방법입니다. 3명 모두 우선순위가 같고, Alex가 담당자 목록의 첫 번째입니다.

실제로는 두 가지 규칙이 더 중요합니다.

• 취소된 예약은 세지 않습니다. 고객이 취소하면 그 담당자의 순서가 다시 앞당겨집니다.
• 일정을 바꿔도 담당자는 그대로입니다. 고객은 같은 담당자의 캘린더에서 새 시간을 고르므로, 누구도 처음부터 다시 소개할 필요가 없습니다.

라운드 로빈 vs 공동 vs 1:1

라운드 로빈은 담당자 한 명만 비어 있으면 되므로 고객에게 가장 많은 시간을 보여 줍니다. 공동 이벤트는 모두가 비어 있어야 하므로 가장 적은 시간을 보여 줍니다.

라운드 로빈 스케줄링의 장단점

장점:

• 기본적으로 공평합니다. 누가 숫자를 세지 않아도 미팅이 고르게 나뉩니다.
• 고객이 고를 시간이 많아집니다. 고객은 누구라도 비어 있는 모든 시간을 보므로 더 빨리 예약합니다.
• 리드에 더 빨리 응답합니다. 새 리드는 누군가 배정해 주기를 기다리지 않고 바로 영업 담당자를 예약합니다.
• 중복 예약이 줄어듭니다. 좋은 도구는 모든 담당자의 캘린더를 확인하고 바쁜 사람은 건너뜁니다.

단점:

• 고객이 담당자를 고를 수 없습니다. 고객이 특정 영업 담당자를 원하면, 그 사람의 개인 예약 링크를 대신 공유하세요.
• 모든 미팅의 무게가 같지는 않습니다. 한 담당자의 미팅 5건은 모두 큰 거래이고, 다른 담당자의 미팅은 모두 작은 거래일 수 있습니다. 건수만 보지 말고 결과도 살펴보세요.
• 모든 캘린더를 연결해야 합니다. 담당자의 캘린더가 빠져 있으면, 그 사람은 참석할 수 없는 미팅을 받게 됩니다.

저희 생각: 2명 이상이 같은 종류의 미팅을 맡는다면 라운드 로빈을 쓰세요. 미팅을 손으로 나누면 느리고, 누군가는 늘 불공평하다고 느낍니다.

zcal에서 라운드 로빈 스케줄링을 설정하는 방법

손으로 하려면 다음 차례를 적은 스프레드시트와 "이것 좀 맡아 줄 수 있어요?"라는 메시지가 잔뜩 필요합니다. 무료 일정 예약 앱 zcal은 라운드 로빈 링크로 이 일을 대신해 줍니다.

1. 팀을 만들고 담당자를 초대하세요. 각자 자신의 Google, Outlook 또는 Apple 캘린더를 연결하면, zcal이 언제 바쁜지 알 수 있습니다.
2. 새 링크를 클릭하고 팀을 고른 다음 '라운드 로빈 초대'를 선택하세요.

3. 담당자와 우선순위를 고르세요. 각 사람에게 낮음, 보통, 높음 우선순위를 줍니다. 높은 우선순위 담당자는 비어 있는 모든 미팅을 받고, 나머지 사람들이 남은 미팅을 나눕니다.

4. 미팅 길이, 시간대, 장소를 정하세요. 담당자마다 자신의 화상 회의 앱을 고르게 하면, 모든 미팅에 그 미팅을 맡은 사람의 Zoom, Google Meet 또는 Microsoft Teams 링크가 들어갑니다.
5. 링크를 공유하세요. 웹사이트, 이메일, 영업 후속 메일에 넣으세요. 고객은 모든 빈 시간이 담긴 하나의 페이지를 봅니다.

라운드 로빈은 사용자당 월 $7부터인 zcal Pro와 $12부터인 Business에 포함됩니다. 두 플랜 모두 14일 무료 체험을 제공합니다. 작동 방식은 라운드 로빈 일정 관리 페이지에서 확인하세요.

알아서 돌아가는 라운드 로빈을 위한 팁

• 모든 캘린더를 연결해 두세요. 라운드 로빈은 그 뒤에 있는 캘린더만큼만 정확합니다.
• 우선순위는 아껴 쓰세요. 높은 우선순위 담당자는 한두 명이면 충분합니다. 모두가 높은 우선순위라면 아무도 우선이 아닙니다.
• 버퍼 시간을 추가하세요. 10~15분의 간격이 있으면 각 담당자가 다음 통화 전에 메모를 정리할 수 있습니다.
• 미팅 길이마다 링크를 하나씩 만드세요. 30분 데모와 60분 심층 미팅은 링크 하나보다 링크 2개로 나누는 편이 낫습니다.
• 매달 숫자를 확인하세요. 누가 어떤 미팅을 받았는지 보고, 한 사람이 뒤처지면 우선순위를 바꾸세요.

모두가 차례로 말하는 라운드 로빈 미팅

'라운드 로빈 미팅'에는 두 번째 뜻이 있습니다. 모든 사람의 목소리가 들리도록 한 사람씩 돌아가며 말하는 토론입니다. 팀 업데이트, 브레인스토밍, 회고에서 많이 씁니다.

진행 방법은 이렇습니다.

1. 질문이나 주제를 하나 정하세요. 예를 들어 "이번 주에 무엇이 일을 막고 있나요?"처럼요.
2. 시작하기 전에 순서를 정하세요. 이름순이나 자리 순서처럼요.
3. 모두에게 같은 시간을 주세요. 예를 들어 2분씩 주고 타이머를 쓰세요.
4. 말을 끊지 마세요. 다른 사람들은 질문을 적어 두었다가 한 바퀴가 끝난 뒤에 묻습니다.
5. 마무리를 지으세요. 핵심 내용을 다시 읽고 다음 할 일을 합의하세요.

자주 묻는 질문