중복 예약이란? 원인, 해결 방법, 사과 메시지

중복 예약이란 무슨 뜻인가요?

중복 예약은 같은 시간을 2명이나 2개의 일정에 주는 것입니다. 중복 예약, 이중 예약, 더블 부킹이라고 쓰며, 모두 같은 뜻입니다.

여러 곳에서 생깁니다.

• 내 캘린더: 오후 2시 고객 통화가 치과 예약과 겹칩니다.
• 약속: 같은 미용사, 상담사, 과외 선생님에게 오전 10시에 고객 2명이 예약됩니다.
• 회의실과 장비: 두 팀이 모두 월요일 오전에 큰 회의실을 예약합니다.
• 호텔, 항공사, 식당: 손님 2명에게 같은 방, 좌석, 테이블을 약속합니다.

비슷한 두 용어와 자주 헷갈립니다.

중복 예약이 생기는 이유

가장 흔한 원인을 그림 하나로 보면 이렇습니다. 예약 페이지가 업무용 캘린더만 확인해서, 개인 캘린더에 있는 치과 예약을 전혀 보지 못합니다.

전체 원인은 다음과 같습니다.

1. 아무도 확인하지 않는 캘린더. 업무용 캘린더, 개인 캘린더, 그리고 가족 공유 캘린더도 있을 수 있습니다. 이 중 하나만 읽는 예약 링크는 다른 캘린더에서 이미 잡힌 시간을 제안합니다. Google 캘린더를 합치면 겹치는 일정을 보기 쉬워지지만, 예약 도구도 모든 캘린더를 확인해야 합니다.
2. '한가함'으로 표시된 일정. Google 캘린더와 Outlook에서는 일정을 '바쁨' 대신 '한가함'으로 표시할 수 있습니다. 그러면 예약 도구는 그 시간을 비어 있다고 봅니다. 종일 일정은 기본으로 '한가함'인 경우가 많으니 확인해 보세요.
3. 아직 응답하지 않은 초대. 일부 도구는 수락하지 않은 일정을 무시합니다. 예를 들어 Google의 자체 예약 페이지는 수락하지 않았거나 '미정'인 일정으로 시간을 막지 않습니다.
4. 시스템을 거치지 않은 예약. 고객이 전화, 문자, 이메일로 예약했는데 아무도 캘린더에 넣지 않았습니다. 캘린더에는 여전히 그 시간이 비어 있습니다.
5. 두 사람이 동시에 예약. 도구가 페이지를 열 때만 캘린더를 확인하면, 두 사람이 몇 초 차이로 같은 시간을 잡을 수 있습니다.
6. 서로의 캘린더를 볼 수 없는 팀. 접수 담당자가 담당자 본인만 볼 수 있는 미팅이 있는 시간에 예약을 잡습니다.
7. 시간대 혼동. 이메일의 "오후 3시"는 뉴욕과 런던에서 다른 시간입니다. 누군가 잘못된 시간으로 예약합니다.
8. 느린 동기화. 한 시간에 한 번 일정을 복사하는 캘린더나 천천히 새로 고쳐지는 구독 캘린더는, 이미 잡힌 시간이 한동안 비어 보이게 만듭니다.

중복 예약을 막는 방법

1. 모든 캘린더를 예약 링크에 연결하세요. 업무용, 개인용, 공유 캘린더 모두, 일정이 들어갈 수 있다면 예약 도구가 읽어야 합니다.
2. 기준이 되는 곳을 하나로 정하세요. 전화로 받은 예약까지 모든 예약이 모이는 곳을 하나 정하세요. 고객이 전화하면 끊기 전에 그곳에 추가하세요.
3. 실제 일정은 '바쁨'으로 표시하세요. 중요한 일정과 출장일 같은 종일 일정이 '한가함'이 아니라 '바쁨'으로 되어 있는지 확인하세요.
4. 이메일을 주고받는 대신 예약 링크를 보내세요. 링크는 실제 빈 시간을 게스트의 시간대로 보여 주므로, 누구도 짐작할 필요가 없습니다.
5. 버퍼 시간을 추가하세요. 10~15분의 간격이 있으면 길어진 미팅이 다음 미팅과 겹치지 않습니다.
6. 최소 사전 예약 시간을 정하세요. 내가 확인하기도 전에 10분 뒤로 예약이 잡히는 일을 막습니다.
7. 하루 한도를 정하세요. 하루 예약 수를 제한하면 바쁜 날이 엉망이 되지 않습니다.
8. 팀에는 팀 일정 관리를 쓰세요. 라운드 로빈 링크에서는 각 예약이 비어 있는 담당자에게 갑니다. 공동 링크에서는 고객이 모든 담당자가 비어 있는 시간만 봅니다.

zcal이 중복 예약을 막는 방법

예약 페이지는 자신이 볼 수 있는 캘린더만 지킬 수 있습니다. 그래서 대부분의 중복 예약은 캘린더를 하나만, 또는 일부만 확인하는 도구에서 생깁니다.

zcal은 모든 캘린더를 확인하도록 만든 무료 일정 예약 앱입니다.

• 모든 플랜에서 모든 캘린더. Google, Outlook, Apple(iCloud)의 캘린더 계정을 최대 10개까지 연결하고, 일정 충돌을 확인할 캘린더를 고르세요.
• 응답하지 않은 초대도 바쁨으로 처리. zcal은 아직 응답하지 않은 일정과 '미정' 일정의 시간을 막습니다. 거절했거나 '한가함'으로 표시한 일정만 무시합니다.
• 예약할 때 한 번 더 확인. 게스트가 확정하는 순간 zcal이 캘린더를 다시 확인하므로, 1초 전에 잡힌 시간은 예약할 수 없습니다.
• 정원이 차면 닫히는 자리. 그룹 이벤트에서는 자리가 다 차면 그 시간이 닫힙니다.
• 버퍼, 최소 사전 예약 시간, 한도. 각 미팅 앞뒤에 버퍼를 두고, 최소 사전 예약 시간과 하루 또는 일주일 예약 한도를 정하세요.

무료 예약 페이지를 만들고 캘린더를 연결하세요. 게스트에게는 정말 비어 있는 시간만 보입니다.

일부러 중복 예약하는 것이 맞는 경우

일부 업체는 일부러 중복 예약을 합니다.

• 병원은 일부 환자가 오지 않으므로 몇몇 시간에 환자 2명을 예약합니다.
• 미용실은 첫 고객의 염색약이 스며드는 동안 두 번째 고객을 시작합니다.
• 그룹 세션은 수업이나 워크숍처럼 일부러 한 시간에 여러 사람을 받습니다.

빈 시간을 채울 수는 있습니다. 하지만 모두가 오면 누군가는 기다리고, 담당자는 서두르고, 다음 약속 3개가 늦어집니다. 마지막 고객은 다시 오지 않을 수도 있습니다.

저희 생각: 대부분의 작은 업체라면 하지 마세요. 대신 알림으로 노쇼를 줄이세요. 전날 보내는 알림은 비용이 들지 않고 아무도 기다리게 하지 않습니다. 그룹 세션을 운영한다면 정원 제한이 있는 예약 도구를 써서, 자리가 차면 그 시간이 닫히게 하세요.

중복 예약을 했을 때 해야 할 일

1. 빨리 알리세요. 빨리 연락할수록 상대방의 선택지가 많아집니다. 미팅이 시작될 때까지 기다리지 마세요.
2. 책임을 인정하세요. 짧게 한 번 사과하세요. 왜 그렇게 됐는지 길게 설명하지 마세요.
3. 다시 예약하기 쉽게 하세요. 새 시간 2~3개나 예약 링크를 보내, 한 번에 고를 수 있게 하세요.
4. 상대방이 손해를 봤다면 보상하세요. 하루 일정을 조정한 유료 고객이라면 할인이나 15분 추가 시간을 받을 만합니다.
5. 원인을 고치세요. 위 원인 중 무엇 때문이었는지 찾아, 다시 생기지 않게 하세요.

아래 메시지를 복사해 쓰세요.

[이름]님, 안녕하세요.

죄송합니다. 제 실수로 [요일] [시간] 미팅이 다른 일정과 중복으로 예약되었습니다.

번거로우시겠지만 아래 시간 중 하나로 옮길 수 있을까요? 모든 시간은 [시간대] 기준입니다.
1. [요일] [시간]
2. [요일] [시간]

또는 여기에서 편하신 시간을 골라 주셔도 됩니다: [예약 링크]

양해해 주셔서 감사드리며, 불편을 드려 다시 한번 죄송합니다.

[내 이름] 드림

[이름]님, 정말 죄송합니다. [요일] [시간] 미팅이 중복 예약되었습니다. 여기서 새 시간을 골라 주시겠어요? [예약 링크]

자주 묻는 질문