20 szablonów przypomnień o spotkaniu: e-mail i SMS (do skopiowania)

Rzadko kto opuszcza spotkanie celowo. Ludzie zapominają, zaproszenie ginie pod stosem maili z całego tygodnia albo link jest zakopany w wątku z zeszłego wtorku. Krótkie przypomnienie we właściwym momencie rozwiązuje wszystkie trzy problemy i to najprostszy sposób, by przestać tracić godziny przez nieobecności.

Każdy szablon ma 2 wersje: e-mail ze wszystkimi szczegółami i SMS na tyle krótki, że da się go przeczytać na ekranie blokady. Kliknij Kopiuj, zamień [nawiasy] na swoje dane i wyślij. Jeśli nie chcesz już nigdy wysyłać przypomnień ręcznie, na końcu artykułu pokazujemy, jak sprawić, by wychodziły same. Przypominasz klientom lub pacjentom o wizytach? Skorzystaj z tych szablonów przypomnień o wizycie.

Co napisać w przypomnieniu o spotkaniu

Przypomnienie o spotkaniu powinno w mgnieniu oka odpowiadać na 4 pytania: czego dotyczy spotkanie, kiedy się zaczyna, dokąd przyjść i co zrobić, jeśli plany się zmienią. Nazwę spotkania i godzinę umieść w temacie wiadomości, żeby przypomnienie spełniło swoje zadanie, nawet jeśli nikt go nie otworzy.

• Temat, który mówi wszystko. „Przypomnienie: przegląd budżetu jutro o 14:00” działa już w skrzynce odbiorczej. „Krótkie pytanie” albo „Nawiązując do” zmusza do otwarcia maila, a wielu tego nie zrobi.
• Dzień, godzina i strefa czasowa. Napisz „we wtorek o 14:00 CET”, a nie „jutro po południu”. Gdy uczestnicy są w różnych strefach czasowych, podaj godzinę w ich strefie.
• Dokąd przyjść. Link do spotkania wideo albo adres z numerem sali lub piętrem. Nikt nie powinien przekopywać się przez zaproszenie z zeszłego tygodnia, żeby go znaleźć.
• Dlaczego to ważne. Jedna linijka agendy albo jedna rzecz do przygotowania. Przypomnienie z konkretnym powodem ktoś przeczyta, a samo „nie zapomnij!” przeleci przez oczy.
• Sposób na zmianę terminu. Link do wyboru nowego terminu zamienia prawdopodobną nieobecność w nową rezerwację. To najbardziej przydatna linijka w całym przypomnieniu. (Jeśli to Ty musisz przesunąć spotkanie, zobacz, jak uprzejmie przełożyć spotkanie.)
• Od kogo jest wiadomość. To najważniejsze w SMS-ach. Zacznij od swojego imienia lub nazwy firmy, żeby wiadomość nie wyglądała na spam.

Dopasuj ton do spotkania

To samo przypomnienie może brzmieć przyjaźnie dla kolegi z pracy i nachalnie dla klienta. Dobierz ton do osoby po drugiej stronie:

Kiedy wysłać przypomnienie o spotkaniu

Przy większości spotkań wyślij przypomnienie e-mailem 1 dzień wcześniej i krótki SMS 1–2 godziny przed spotkaniem. Przy spotkaniach umówionych z dużym wyprzedzeniem dodaj przypomnienie tydzień wcześniej, a przy rozmowach wideo krótkie przypomnienie 15 minut przed startem, gdy link jest potrzebny od razu.

2 przypomnienia działają lepiej niż 1, a 3 w zupełności wystarczą. Więcej zaczyna wyglądać na naciskanie. Każde przypomnienie powinno też wnosić coś nowego: e-mail tydzień wcześniej potwierdza datę, e-mail dzień wcześniej przynosi agendę, a SMS przynosi link.

Używaj e-maila do szczegółów, a SMS-a jako szturchnięcia. Skrzynkę odbiorczą ludzie przeglądają pobieżnie, ale SMS pojawia się na ekranie blokady kilka minut przed wyjściem z domu. Pisz SMS-y krótko i bez emoji: pojedyncze emoji obniża limit jednej wiadomości ze 160 do 70 znaków. Podobnie działają polskie litery, takie jak ą czy ł, więc telefon może podzielić dłuższy SMS na kilka części. Im krócej, tym lepiej.

Krótkie i uniwersalne przypomnienia o spotkaniu

Każdy szablon poniżej ma wersję e-mail i wersję SMS. SMS-y są krótkie, jeśli wpiszesz w nie krótkie dane. Polskie litery mogą sprawić, że telefon podzieli dłuższy SMS na kilka wiadomości, dlatego im krócej, tym lepiej.

1. Krótkie i przyjazne przypomnienie

Sprawdzi się przy większości spotkań z osobami, które już znasz.

Cześć [imię],

krótko przypominam, że widzimy się w [dzień] o [godzina] [strefa czasowa]. Link do spotkania: [link do wideo]

Do zobaczenia!
[Twoje imię]

Cześć [imię], krótkie przypomnienie: [spotkanie] w [dzień] o [godzina]. Link: [link do wideo]. Do zobaczenia! [Twoje imię]

2. Formalne lub profesjonalne przypomnienie

Sprawdzi się przy klientach, kadrze zarządzającej i każdym, z kim spotykasz się po raz pierwszy.

Szanowna Pani / Szanowny Panie,

uprzejmie przypominam o naszym spotkaniu [data] o [godzina] [strefa czasowa].

Temat: [spotkanie]
Miejsce: [adres lub link do wideo]
Czas trwania: [30 minut]

Jeśli termin wymaga zmiany, nowy można wybrać tutaj: [link do zmiany terminu]. Cieszę się na naszą rozmowę.

Z wyrazami szacunku
[Twoje imię]
[stanowisko], [firma]

Dzień dobry, tu [Twoje imię], [firma]. Przypominam o naszym spotkaniu [data] o [godzina]. Zmiana terminu: [link do zmiany terminu]

3. Swobodne przypomnienie dla współpracowników

Sprawdzi się przy krótkim spotkaniu z własnym zespołem.

Hej [imię],

daję znać, że [spotkanie] jest dziś o [godzina]. Przygotuj [jedna rzecz do przygotowania], a zamkniemy się w [20] minutach.

Link: [link do wideo]

[Twoje imię]

Hej [imię], [spotkanie] dziś o [godzina]. Przygotuj [jedna rzecz]. Link: [link do wideo]

Przypomnienia o spotkaniu za tydzień, jutro, dziś wieczorem lub za 15 minut

4. Tydzień przed spotkaniem

Sprawdzi się przy spotkaniach umówionych kilka tygodni temu, gdy plany mogły się zmienić.

Cześć [imię],

[spotkanie] już za tydzień: [data] o [godzina] [strefa czasowa].

Jeśli coś się u Ciebie zmieniło, teraz najłatwiej przesunąć termin: [link do zmiany terminu]. Agendę wyślę dzień wcześniej.

Pozdrawiam
[Twoje imię]

Cześć [imię], [spotkanie] za tydzień: [data] o [godzina]. Potrzebujesz innego terminu? [link do zmiany terminu] [Twoje imię]

5. Spotkanie jutro

Przypomnienie, które większość osób powinna wysyłać. Wychodzi 24 godziny wcześniej, gdy jest jeszcze czas, by się przygotować albo zmienić termin.

Cześć [imię],

cieszę się na nasze jutrzejsze spotkanie, [dzień], o [godzina] [strefa czasowa].

Miejsce: [adres lub link do wideo]
Omówimy: [jedna linijka agendy]

Jeśli coś Ci wypadło, nowy termin wybierzesz tutaj: [link do zmiany terminu].

Do jutra
[Twoje imię]

Cześć [imię], do zobaczenia jutro o [godzina] na [spotkanie]. Link: [link do wideo]. Nie dasz rady? [link do zmiany terminu]

6. Spotkanie dziś lub dziś wieczorem

Wyślij je rano w dniu spotkania. Przy spotkaniu wieczornym wyślij je wczesnym popołudniem, zanim ludzie zaplanują coś innego.

Cześć [imię],

krótko przypominam, że widzimy się dziś o [godzina] [strefa czasowa], [adres lub link do wideo].

Jeśli Twój dzień się zmienił, daj znać albo wybierz nowy termin tutaj: [link do zmiany terminu].

Do zobaczenia
[Twoje imię]

Cześć [imię], przypominam: [spotkanie] dziś wieczorem o [godzina], [adres]. Do zobaczenia! [Twoje imię]

7. Start za 15 minut

Sprawdzi się przy rozmowach wideo. Oszczędza szukania linku w ostatniej chwili.

Cześć [imię],

zaczynamy za 15 minut. Oto link jeszcze raz, żeby nie trzeba było go szukać: [link do wideo]

Do zobaczenia za chwilę
[Twoje imię]

[spotkanie] za 15 minut. Link: [link do wideo] [Twoje imię]

Przypomnienia dla każdego rodzaju spotkania

8. Spotkanie zespołu lub pracowników

Przypomnienie o spotkaniu zespołu działa najlepiej z agendą, bo wtedy ludzie przychodzą z gotowymi aktualizacjami.

Cześć wszystkim,

przypominam, że nasze [cotygodniowe] spotkanie zespołu odbędzie się w [dzień] o [godzina], [sala lub link do wideo].

W agendzie:
1. [temat]
2. [temat]
3. [temat]

Przed spotkaniem dopiszcie proszę swoje aktualizacje w [wspólny dokument], żebyśmy zmieścili się w [30] minutach.

Dzięki
[Twoje imię]

Zespół: spotkanie w [dzień] o [godzina], [sala]. Przed startem dopiszcie aktualizacje w [dokument]. Dzięki! [Twoje imię]

9. Spotkanie jeden na jeden

Skup się na drugiej osobie: przypomnienie o 1:1, które pyta o jej tematy, daje lepsze spotkanie.

Cześć [imię],

nasze 1:1 jest w [dzień] o [godzina]. To Twój czas, więc dopisz w [link do dokumentu] wszystko, o czym chcesz porozmawiać, a od tego zaczniemy.

Do zobaczenia
[Twoje imię]

Cześć [imię], nasze 1:1 w [dzień] o [godzina]. Tematy, które chcesz omówić, dopisz w [link do dokumentu]. [Twoje imię]

10. Spotkanie z klientem

Napisz klientowi, co zyska na spotkaniu, i ułatw mu zmianę terminu, jeśli plany się zmienią.

Dzień dobry,

cieszę się na nasze spotkanie w [dzień] o [godzina] [strefa czasowa]. [Omówię z Państwem pierwszą wersję projektu], a na koniec zostawimy czas na pytania. Jeśli to możliwe, proszę zabrać [to, czego potrzebujesz od klienta].

Miejsce: [adres lub link do wideo]

Jeśli plany się zmienią, nowy termin można wybrać tutaj: [link do zmiany terminu].

Pozdrawiam serdecznie
[Twoje imię]

Dzień dobry, tu [Twoje imię], [firma]. Do zobaczenia w [dzień] o [godzina]: [link do wideo]. Zmiana terminu: [link do zmiany terminu]

11. Prezentacja sprzedażowa (demo)

Przypomnij potencjalnemu klientowi, po co się umówił: nazwij problem, o którym Ci powiedział, a nie tylko produkt.

Dzień dobry,

prezentacja [produkt] odbędzie się w [dzień] o [godzina] [strefa czasowa]. W [30] minut pokażę, jak [produkt] może [rozwiązać problem, o którym wspomniał klient], i zostawimy czas na pytania.

Śmiało proszę zaprosić każdego, kto powinien to zobaczyć.

Link: [link do wideo]
Inny termin? [link do zmiany terminu]

Do usłyszenia
[Twoje imię]

Dzień dobry, demo [produkt] w [dzień] o [godzina]. Link: [link do wideo]. Inny termin? [link do zmiany terminu] [Twoje imię]

12. Rozmowa kwalifikacyjna

Kandydat i tak jest już zdenerwowany. Napisz, z kim się spotka, dokąd ma przyjść i co zabrać. Na pierwszą wiadomość użyj tych szablonów zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną.

Dzień dobry,

cieszymy się na rozmowę kwalifikacyjną na stanowisko [stanowisko] w [dzień] o [godzina] [strefa czasowa].

Spotkanie z: [imiona, nazwiska i stanowiska]
Miejsce: [adres i gdzie się zgłosić lub link do wideo]
Czas trwania: [45 minut]
Co zabrać: [portfolio, dowód osobisty lub nic]

W razie pytań wystarczy odpowiedzieć na tego maila.

Powodzenia!
[Twoje imię]

Dzień dobry, przypominamy o rozmowie na stanowisko [stanowisko] w [firma]: [dzień] o [godzina], [adres]. [Twoje imię]

13. Posiedzenie zarządu

Przypomnienie o posiedzeniu zarządu wymaga wcześniejszego wysłania materiałów i jasnego sposobu na zgłoszenie nieobecności, żeby wiedzieć, czy będzie kworum.

Szanowna Pani / Szanowny Panie,

uprzejmie przypominam, że posiedzenie zarządu za [kwartał] odbędzie się [data] o [godzina] [strefa czasowa], [adres lub link do wideo].

Agenda i materiały są dostępne tutaj: [link]. Proszę zapoznać się z nimi przed posiedzeniem. W razie nieobecności proszę o informację do [data].

Z wyrazami szacunku
[Twoje imię]
[stanowisko]

Przypomnienie: posiedzenie zarządu [organizacja] [data] o [godzina], [miejsce]. Materiały: [link]. W razie nieobecności proszę o odpowiedź.

14. Webinar lub wydarzenie online

Link do dołączenia umieść na samej górze. Przy wydarzeniu to jedyne, czego potrzebuje większość osób.

Cześć [imię],

masz zapis na [wydarzenie] w [dzień] o [godzina] [strefa czasowa]. Oto Twój link do dołączenia: [link]

Nie możesz być na żywo? [Nagranie wyślemy wszystkim zapisanym.]

Do zobaczenia
[Twoje imię]

Cześć [imię], [wydarzenie] startuje dziś o [godzina] [strefa czasowa]. Twój link: [link]. Do zobaczenia!

15. Spotkanie na miejscu

Podaj to, czego ludzie potrzebują w drodze: adres, wejście i miejsce do parkowania.

Cześć [imię],

przypominam, że spotykamy się na miejscu w [dzień] o [godzina], pod adresem:

[adres]

[Proszę zgłosić się do recepcji na 2. piętrze. Parking dla gości jest za budynkiem.]

Na wypadek spóźnienia mój numer telefonu to [numer telefonu].

Do zobaczenia
[Twoje imię]

Cześć [imię], do zobaczenia w [dzień] o [godzina], [adres]. [Wskazówka o parkingu]. Spóźnisz się? Napisz tutaj. [Twoje imię]

16. Spotkanie cotygodniowe lub cykliczne

Przypomnienia, które co tydzień są takie same, ludzie przestają czytać. Wskaż jedną rzecz, która tym razem jest nowa.

Cześć wszystkim,

[spotkanie] jak zwykle w [dzień] o [godzina]. W tym tygodniu skupimy się na [najważniejszy temat]. [Imię], czy możesz zacząć od [aktualizacja]?

Link: [link do wideo]

Dzięki
[Twoje imię]

[spotkanie] dziś o [godzina]. W tym tygodniu: [temat]. Link: [link do wideo]

Przypomnienia z prośbą o potwierdzenie, ponaglenia i wiadomości po spotkaniu

17. Prośba o potwierdzenie

Sprawdzi się, gdy nieobecność by Cię kosztowała, na przykład przy długiej sesji z klientem albo spotkaniu, na które trzeba dojechać. Żeby potwierdzić rezerwację w chwili jej dokonania, wyślij raczej potwierdzenie wizyty.

Cześć [imię],

jesteśmy umówieni na [dzień] o [godzina] [strefa czasowa]. Czy możesz odpisać „Tak”, żeby potwierdzić, że termin nadal Ci pasuje?

Jeśli nie, nic nie szkodzi. Nowy termin wybierzesz tutaj: [link do zmiany terminu].

Dzięki
[Twoje imię]

Cześć [imię], aktualne na [dzień] o [godzina]? Odpisz TAK, by potwierdzić, lub wybierz nowy termin: [link do zmiany terminu] [Twoje imię]

18. Agenda i przygotowanie

Wyślij je 1–2 dni przed spotkaniem roboczym, żeby uczestnicy mieli czas zapoznać się z materiałami.

Cześć [imię],

przed [spotkanie] w [dzień] o [godzina] przesyłam plan:
1. [punkt agendy] ([10] minut)
2. [punkt agendy] ([15] minut)
3. Kolejne kroki ([5] minut)

Żeby jak najlepiej wykorzystać nasz czas, [przeczytaj dokument lub przygotuj liczby]: [link]

Dzięki
[Twoje imię]

Cześć [imię], przed [spotkanie] w [dzień] [przeczytaj dokument]: [link]. Dzięki! [Twoje imię]

19. Delikatne przypomnienie, gdy ktoś nie odpowiedział

Delikatne przypomnienie e-mailem działa najlepiej, gdy jest krótkie i zakłada dobre intencje: ta osoba jest zajęta, a nie Cię ignoruje.

Cześć [imię],

wiem, że masz pracowity tydzień, więc tylko delikatnie przypominam o [spotkanie] w [dzień] o [godzina]. Nie widzę jeszcze odpowiedzi na zaproszenie. Czy ten termin nadal Ci pasuje?

Jeśli nie, tutaj możesz wybrać inny: [link do zmiany terminu].

Dzięki
[Twoje imię]

Cześć [imię], delikatnie przypominam o [spotkanie] w [dzień] o [godzina]. Termin pasuje? Jeśli nie: [link do zmiany terminu]

20. Po nieodbytym spotkaniu

Bądź życzliwy. Większość nieobecności to zwykła pomyłka, a przyjazna wiadomość z linkiem do rezerwacji sprowadza z powrotem wiele z tych osób. Jeśli pobierasz opłaty za nieodbyte wizyty, napisz o tym z góry w jasnych zasadach anulowania, a nie po fakcie.

Cześć [imię],

byliśmy umówieni dziś o [godzina], ale nie udało nam się połączyć. Nic się nie stało, każdemu coś może wypaść.

Jeśli nadal chcesz porozmawiać, nowy termin wybierzesz tutaj: [link do rezerwacji].

Pozdrawiam
[Twoje imię]

Cześć [imię], szkoda, że minęliśmy się dziś o [godzina]. Wybierzesz nowy termin? [link do rezerwacji] [Twoje imię]

Jak zaplanować wysyłkę przypomnienia e-mailem lub SMS-em

Przypomnienie możesz napisać teraz, a wysłać później, więc nie musisz pamiętać o jego wysłaniu.

W Gmailu

1. Napisz e-mail.
2. Obok przycisku Wyślij kliknij strzałkę w dół.
3. Kliknij Zaplanuj wysłanie i wybierz godzinę albo Wybierz datę i godzinę.

Gmail trzyma e-mail w folderze Zaplanowane, dopóki nie zostanie wysłany, a zaplanowanych e-maili możesz mieć maksymalnie 100.

W Outlooku

W nowym Outlooku i w Outlooku w sieci Web kliknij strzałkę obok przycisku Send, wybierz Schedule send i ustaw godzinę. Do tego czasu e-mail czeka w folderze Drafts.

W klasycznym Outlooku dla systemu Windows kliknij małą strzałkę Message Options w grupie Tags, zaznacz Do not deliver before i ustaw datę oraz godzinę. Kliknij Close, a potem Send. Klasyczny Outlook wyśle wiadomość tylko wtedy, gdy o tej godzinie będzie otwarty i połączony z internetem.

Na iPhonie

1. Otwórz rozmowę w aplikacji Wiadomości.
2. Stuknij +, a potem Send Later.
3. Stuknij godzinę i wybierz, kiedy wysłać wiadomość.
4. Wpisz tekst i stuknij przycisk wysyłania.

Send Later działa tylko z iMessage, maksymalnie 14 dni naprzód, więc odbiorca musi mieć urządzenie Apple.

Na telefonie z Androidem

1. W Wiadomościach Google otwórz rozmowę i wpisz tekst.
2. Naciśnij i przytrzymaj przycisk Send.
3. Wybierz jedną z proponowanych godzin albo ustaw własną datę i godzinę.

Planowanie wysyłki sprawdza się przy jednym spotkaniu. Jeśli umawiasz spotkania co tydzień, szybko o którymś zapomnisz, a lepszym rozwiązaniem jest aplikacja do umawiania spotkań, która wysyła przypomnienia za Ciebie.

Wysyłaj przypomnienia automatycznie z zcal

Najlepsze przypomnienie to takie, o którego wysłaniu nie musisz pamiętać. zcal to darmowa aplikacja do umawiania spotkań, która wysyła je za Ciebie: ludzie wybierają termin na Twojej stronie rezerwacji, a każde zarezerwowane spotkanie dostaje przypomnienie dokładnie na czas.

• W darmowym planie każda rezerwacja dostaje automatyczne przypomnienie e-mail, domyślnie 1 dzień wcześniej. Zawiera nazwę spotkania, godzinę w strefie czasowej gościa, miejsce lub link do wideo oraz linki do zmiany terminu lub anulowania.
• W planie Pro, od $7 miesięcznie, możesz wysyłać do 5 przypomnień e-mail na każde spotkanie, pisać je własnymi słowami i dodać przypomnienie SMS. Imię gościa, nazwa spotkania, godzina i linki uzupełniają się same przy każdej rezerwacji.

Przypomnienia nadążają też za zmianami. Jeśli ktoś przełoży spotkanie, przypomnienie przesunie się na nowy termin. Jeśli ktoś je odwoła, przypomnienie nie zostanie wysłane. Konfigurujesz to raz i już nigdy nie wysyłasz ręcznie maila „tylko przypominam”.

Wypróbuj zcal za darmo albo zobacz, jak przypomnienia SMS ograniczają nieobecności. Przypomnienie działa najlepiej po jasnym zaproszeniu, więc zacznij od tych szablonów zaproszeń na spotkanie.

Często zadawane pytania