Mail o zmianie terminu spotkania: 16 wzorów z uprzejmymi sformułowaniami

Przekładanie spotkań to normalna część pracy. Kalendarze się nakładają, ludzie chorują, priorytety się zmieniają. Ludzie nie zapamiętują tego, że przesunąłeś spotkanie, tylko to, jak to zrobiłeś. Szybka, jasna wiadomość z nowymi terminami jest wyrazem szacunku. Mętne „coś mi wypadło, znajdźmy inny termin” zrzuca na drugą osobę dodatkową robotę i zostawia spotkanie w zawieszeniu.

Poniższe wzory obejmują sytuacje, które naprawdę się zdarzają, od choroby po spotkanie z klientem, które musisz przesunąć, a także to, co odpisać, gdy to druga strona prosi o zmianę. Każdy ma temat maila, wskazówkę, kiedy go użyć, i wyjaśnienie, dlaczego działa. Kliknij Kopiuj, uzupełnij [nawiasy] swoimi danymi i wyślij.

Wzory maila o zmianie terminu spotkania

1. Ogólna prośba o zmianę terminu

Użyj go, gdy musisz przesunąć spotkanie i masz co najmniej dzień zapasu.

Dzień dobry [imię],

przepraszam, ale muszę przesunąć nasze spotkanie zaplanowane na [dzień tygodnia], godz. [godzina]. [Krótki powód, na przykład: przyspieszył się termin oddania projektu.]

Czy pasowałby Ci któryś z tych terminów? Wszystkie godziny podaję w strefie [strefa czasowa].
1. [dzień tygodnia], [data], godz. [godzina]
2. [dzień tygodnia], [data], godz. [godzina]
3. [dzień tygodnia], [data], godz. [godzina]

Jeśli tak będzie łatwiej, możesz też wybrać dowolny wolny termin tutaj: [link do rezerwacji]

Dziękuję za wyrozumiałość
[Twoje imię]

Cześć [imię], przepraszam, muszę przesunąć nasze spotkanie w [dzień tygodnia]. Może być [dzień tygodnia] o [godzina] albo [dzień tygodnia] o [godzina]?

Dlaczego to działa: jedne przeprosiny, jedno zdanie powodu i konkretne terminy. Druga osoba może odpowiedzieć jednym słowem, zamiast zaczynać poszukiwania nowego terminu.

2. Zmiana terminu spotkania z klientem

Użyj go, gdy spotkanie jest z klientem albo kimkolwiek spoza Twojej firmy. Zacznij od jego czasu, nie od swojego problemu.

Dzień dobry [imię],

chcę mieć pewność, że poświęcimy [temat] tyle uwagi, na ile zasługuje, a w [dzień tygodnia] o godz. [godzina], jak planowaliśmy, nie będę w stanie tego zapewnić. Przepraszam za zmianę.

Czy moglibyśmy przenieść spotkanie na jeden z tych terminów? Wszystkie godziny podaję w strefie [strefa czasowa].
1. [dzień tygodnia], [data], godz. [godzina]
2. [dzień tygodnia], [data], godz. [godzina]

Jeśli żaden nie pasuje, możesz wybrać dowolny dogodny termin tutaj: [link do rezerwacji]

Wszystko, co mieliśmy omówić, idzie zgodnie z planem, a agendę prześlę ponownie razem z nowym zaproszeniem.

Z poważaniem
[Twoje imię i nazwisko]
[firma]

Dlaczego to działa: mówi klientowi, że praca idzie zgodnie z planem, więc przesunięte spotkanie nie wygląda na zaniedbanie.

3. Zmiana terminu w ostatniej chwili

Użyj go, gdy musisz przesunąć spotkanie tego samego dnia. Wyślij też SMS albo wiadomość na czacie, bo druga osoba może nie zobaczyć maila na czas.

Dzień dobry [imię],

bardzo przepraszam, że piszę tak późno, ale nie dam rady dziś przyjść na nasze spotkanie o [godzina]. [Krótki powód.]

Wiem, że to ostatnia chwila, więc maksymalnie Ci to ułatwię: wybierz tutaj dowolny pasujący Ci termin, a będzie Twój: [link do rezerwacji]

Jeszcze raz przepraszam
[Twoje imię]

Dzień dobry [imię], tu [Twoje imię]. Bardzo przepraszam, nie dam rady na nasze dzisiejsze spotkanie o [godzina]. Przełożymy? Wybierz termin: [link do rezerwacji]

Dlaczego to działa: bierze odpowiedzialność za późne uprzedzenie i daje drugiej osobie pełną kontrolę nad nowym terminem. To uczciwa rekompensata za kłopot.

4. Choroba

Użyj go, gdy budzisz się chory. Pisz krótko. Nikt nie potrzebuje szczegółów.

Dzień dobry [imię],

jestem dziś chory(-a), więc muszę przesunąć nasze spotkanie o [godzina]. Przepraszam za zmianę w ostatniej chwili.

Spodziewam się wrócić do [dzień tygodnia]. Czy pasowałby Ci [dzień tygodnia] o [godzina] albo [dzień tygodnia] o [godzina]? Możesz też wybrać termin tutaj: [link do rezerwacji]

Dziękuję za wyrozumiałość
[Twoje imię]

Dzień dobry [imię], tu [Twoje imię]. Jestem dziś chory(-a) i muszę przesunąć nasze spotkanie o [godzina]. Przepraszam! Po powrocie podeślę nowe terminy.

Dlaczego to działa: „jestem chory” to wystarczający powód dla każdego, a nowe terminy pokazują, że nie zostawiasz drugiej osoby bez odpowiedzi.

5. Nagła sprawa osobista

Użyj go, gdy wypadnie coś pilnego i prywatnego. Nie musisz nikomu podawać szczegółów.

Dzień dobry [imię],

z powodu nagłej sprawy osobistej muszę przełożyć nasze spotkanie zaplanowane na [dzień tygodnia], godz. [godzina]. Przepraszam, że uprzedzam tak późno.

Do [dzień tygodnia] odezwę się z nowymi terminami. Jeśli wcześniej pojawi się coś pilnego, pomoże Ci [imię i nazwisko]: [e-mail].

Dziękuję za zrozumienie
[Twoje imię]

Dlaczego to działa: „nagła sprawa osobista” to szczera odpowiedź, która zamyka temat. Osoba kontaktowa na zastępstwo sprawia, że pilne sprawy nie stoją w miejscu.

6. Podwójna rezerwacja

Użyj go, gdy odkryjesz, że masz podwójną rezerwację: 2 sprawy o tej samej porze.

Dzień dobry [imię],

właśnie zauważyłem(-am), że na [dzień tygodnia], godz. [godzina] umówiłem(-am) dwa spotkania naraz, i bardzo za to przepraszam. Wolę przesunąć nasze spotkanie teraz niż je skracać.

Czy moglibyśmy spotkać się w [dzień tygodnia] o [godzina] albo w [dzień tygodnia] o [godzina]? Możesz też wybrać dowolny termin tutaj: [link do rezerwacji]

Dziękuję
[Twoje imię]

Dlaczego to działa: przyznaje się do błędu i zamienia go w dobry powód: chcesz poświęcić drugiej osobie całą uwagę, a nie jej połowę.

7. Przesunięte spotkanie zespołu

Użyj go, żeby podać grupie nowy termin. Gdy to Twoje spotkanie, ustal termin i poinformuj wszystkich, zamiast prosić 6 osób o zgodę.

Cześć wszystkim,

nasze spotkanie [nazwa spotkania] zostało przeniesione z [stary dzień tygodnia], godz. [stara godzina], na [nowy dzień tygodnia], [data], godz. [nowa godzina] [strefa czasowa].

Zaproszenie w kalendarzu jest już zaktualizowane. Agenda i link się nie zmieniają: [link do spotkania wideo]

Jeśli nowy termin Ci nie pasuje, daj mi znać do [dzień tygodnia] i prześlij swoje informacje na piśmie.

Dzięki
[Twoje imię]

Uwaga: [nazwa spotkania] przeniesione z [stary dzień tygodnia] na [nowy dzień tygodnia], godz. [nowa godzina]. Zaproszenie zaktualizowane, link ten sam. Dajcie znać, jeśli to problem!

Dlaczego to działa: „Aktualizacja:” w temacie oraz stary i nowy termin obok siebie. Nikt nie pomyli tej wiadomości z pierwotnym zaproszeniem.

8. Przełożenie bez nowej daty

Użyj go, gdy jeszcze nie możesz wybrać nowego terminu, na przykład gdy czekasz na decyzję albo dostawę.

Dzień dobry [imię],

chciałbym (chciałabym) przełożyć nasze spotkanie zaplanowane na [dzień tygodnia], godz. [godzina]. [Powód, na przykład: wciąż czekamy na ostateczne liczby, a spotkanie będzie bardziej przydatne, gdy już je będziemy mieć.]

Nowe terminy prześlę do [data]. Do tego czasu usunąłem(-am) spotkanie z naszych kalendarzy, więc ten czas jest wolny.

Dziękuję za cierpliwość
[Twoje imię]

Dlaczego to działa: data kolejnego kroku („do piątku”) sprawia, że spotkanie nie znika po cichu.

9. Zmiana terminu wizyty klienta

Użyj go, gdy prowadzisz firmę usługową i musisz przesunąć wizytę klienta. Maksymalnie mu to ułatw.

Dzień dobry [imię],

przepraszam, ale muszę zmienić termin Twojej wizyty ([usługa]) zaplanowanej na [dzień tygodnia], godz. [godzina]. [Krótki powód.]

Wybierz dowolny nowy termin, który Ci odpowiada, tutaj: [link do rezerwacji]

Jeśli chcesz, mogę też zarezerwować dla Ciebie [dzień tygodnia], godz. [godzina]. Wystarczy, że odpiszesz na tego maila. Dziękuję za wyrozumiałość i przepraszam za kłopot.

Pozdrawiam
[Twoje imię]
[nazwa firmy]

[nazwa firmy]: Przepraszamy, [imię], musimy przesunąć Twoją wizytę w [dzień tygodnia]. Wybierz nowy termin: [link do rezerwacji]

Dlaczego to działa: klient sam wybiera nowy termin, więc nie musi czekać, aż go zaproponujesz.

10. Prośba o zmianę terminu rozmowy kwalifikacyjnej

Użyj go, gdy jesteś kandydatem i potrzebujesz nowego terminu. Poproś wcześnie i zaproponuj kilka opcji.

Dzień dobry [imię],

jeszcze raz dziękuję za zaproszenie na rozmowę na stanowisko [stanowisko]. Niestety w [dzień tygodnia] o godz. [godzina] [krótki powód, na przykład: mam zobowiązanie zawodowe, którego nie mogę przesunąć].

Stanowisko bardzo mnie interesuje i chętnie dostosuję się do kalendarza Państwa zespołu. Czy pasowałby któryś z tych terminów?
1. [dzień tygodnia], [data], godz. [godzina]
2. [dzień tygodnia], [data], godz. [godzina]
3. [dzień tygodnia], [data], godz. [godzina]

Przepraszam za wszelkie niedogodności.

Z poważaniem
[Twoje imię i nazwisko]

Dlaczego to działa: podkreśla Twoje zainteresowanie stanowiskiem, więc prośba nie brzmi jak jego brak. Więcej wzorów zaproszeń na rozmowę znajdziesz po stronie pracodawcy.

11. Zmiana terminu z linkiem do wyboru terminu

Użyj go, gdy nie chcesz grać w kalendarzowy ping-pong. Druga osoba wybiera termin, który jej pasuje.

Dzień dobry [imię],

muszę przesunąć nasze spotkanie zaplanowane na [dzień tygodnia], godz. [godzina]. Przepraszam za zmianę.

Żeby oszczędzić nam kilku maili, przesyłam link, który pokazuje wszystkie moje wolne terminy: [link do rezerwacji]

Wybierz ten, który najbardziej Ci pasuje, a nowe zaproszenie wyjdzie od razu.

Dziękuję
[Twoje imię]

Dlaczego to działa: zamienia wymianę 4 maili w jedno kliknięcie drugiej osoby.

12. Brak odpowiedzi na prośbę o zmianę terminu

Użyj go 1–2 dni po prośbie o zmianę terminu, jeśli nie masz odpowiedzi.

Dzień dobry [imię],

wracam do mojej wiadomości o przesunięciu naszego spotkania. Nadal chciałbym (chciałabym) znaleźć termin.

Czy pasuje Ci [dzień tygodnia] o [godzina]? Jeśli tak, wyślę zaproszenie. Możesz też wybrać inny termin tutaj: [link do rezerwacji]

Dziękuję
[Twoje imię]

Dlaczego to działa: na jeden konkretny termin łatwiej powiedzieć „tak” niż na całą listę.

13. Druga osoba nie przyszła na spotkanie

Użyj go, gdy druga osoba się nie pojawiła. Załóż najlepsze i ułatw ponowną rezerwację.

Dzień dobry [imię],

dziś o [godzina] czekałem(-am) na spotkaniu, ale wygląda na to, że się minęliśmy. Mam nadzieję, że wszystko w porządku.

Nadal bardzo chętnie porozmawiam. Czy chcesz wybrać nowy termin? [link do rezerwacji]

Pozdrawiam
[Twoje imię]

Dlaczego to działa: „minęliśmy się” jest życzliwe, pozwala zachować twarz i przynosi znacznie więcej odpowiedzi niż „nie przyszedłeś”.

Odpowiedzi, gdy ktoś prosi Cię o zmianę terminu

14. Zgoda i propozycja nowych terminów

Dzień dobry [imię],

żaden problem, takie rzeczy się zdarzają! Oto kilka terminów, które mi pasują:
1. [dzień tygodnia], [data], godz. [godzina]
2. [dzień tygodnia], [data], godz. [godzina]

Możesz też wybrać dowolny wolny termin tutaj: [link do rezerwacji]

Do usłyszenia
[Twoje imię]

15. Potwierdzenie nowego terminu

Dzień dobry [imię],

[nowy dzień tygodnia] o [nowa godzina] [strefa czasowa] bardzo mi pasuje. Zaktualizowałem(-am) zaproszenie w kalendarzu, a link się nie zmienia: [link do spotkania wideo]

Do zobaczenia
[Twoje imię]

Dzień dobry [imię], [nowy dzień tygodnia] o [nowa godzina] pasuje. Zaktualizowałem(-am) zaproszenie. Do zobaczenia! - [Twoje imię]

16. Stanowcza odpowiedź po kilku zmianach terminu

Użyj go po 2. lub 3. przesunięciu, żeby zachować dobrą relację i chronić swój czas.

Dzień dobry [imię],

żaden problem. Wiem, że masz teraz sporo na głowie.

Ponieważ kilka razy musieliśmy już przesuwać to spotkanie, proponuję wybrać termin, gdy sytuacja się uspokoi. Oto mój kalendarz, żebyś mógł (mogła) zarezerwować termin, którego na pewno dotrzymasz: [link do rezerwacji]

Gdy tylko będziesz gotowy(-a), chętnie się spotkam.

Pozdrawiam
[Twoje imię]

Jak uprzejmie przełożyć spotkanie

Żeby uprzejmie przełożyć spotkanie, powiedz o tym drugiej osobie jak najwcześniej, przeproś raz i podaj krótki powód. Zaproponuj 2 lub 3 konkretne nowe terminy albo link do wyboru terminu i zaktualizuj lub odwołaj pierwotne zaproszenie w kalendarzu, żeby nikt nie przyszedł o starej porze.

• Uprzedź co najmniej 24 godziny wcześniej, jeśli możesz. Im wcześniej poprosisz, tym mniej kosztuje to drugą osobę.
• Przeproś raz. Jedno „przepraszam za zmianę” jest uprzejme. Trzy brzmią jak kryzys.
• Podaj krótki powód. „Wypadło mi coś pilnego” albo „Jestem chory” wystarczy. Nigdy nie musisz nikomu zdradzać prywatnych szczegółów.
• Zaproponuj konkretne terminy. „Daj znać, kiedy masz czas” zrzuca robotę na drugą osobę. Na 2 lub 3 terminy ze strefą czasową albo na link do Twojego kalendarza łatwiej odpowiedzieć.
• Popraw kalendarz. Zaktualizuj pierwotne zaproszenie albo je odwołaj i wyślij nowe, żeby w niczyim kalendarzu nie zostało „widmo” spotkania.
• Przypomnij się po 1–2 dniach, jeśli nie masz odpowiedzi.
• Nie rób z tego nawyku. Dwukrotne przesunięcie tego samego spotkania jest OK. Przesunięcie go 4 razy mówi ludziom, na którym miejscu Twojej listy się znajdują.

Wybierz właściwy kanał

Sformułowania do maila o zmianie terminu spotkania

Łącz te zwroty dowolnie w każdej części wiadomości:

Tematy maila o zmianie terminu

• Prośba o zmianę terminu: [nazwa spotkania], [dzień tygodnia]
• Nowy termin naszego spotkania: [nazwa spotkania]?
• Aktualizacja: [nazwa spotkania] przeniesione na [nowy dzień tygodnia], godz. [nowa godzina]
• Na razie przekładamy: [nazwa spotkania]
• Potwierdzone: [nazwa spotkania], [nowy dzień tygodnia], godz. [nowa godzina]

W każdym temacie podaj nazwę spotkania i dzień, żeby maila nie dało się pomylić z pierwotnym zaproszeniem na spotkanie.

Pozwól innym samodzielnie zmieniać termin z zcal

Nawet najlepszy mail o zmianie terminu uruchamia łańcuch: proponujesz terminy, druga osoba sprawdza kalendarz, odpisuje, Ty wysyłasz nowe zaproszenie. Pomnóż to przez każdego klienta, co tydzień. zcal, darmowa aplikacja do planowania spotkań, pomija ten łańcuch: gdy ktoś rezerwuje spotkanie z Tobą przez Twoją stronę rezerwacji, może sam przesunąć spotkanie kilkoma kliknięciami.

• Link do zmiany terminu w każdej wiadomości. Mail z potwierdzeniem i przypomnienie każdej rezerwacji zawierają link do zmiany terminu lub odwołania. Gość wybiera nowy termin z Twojej aktualnej dostępności, a spotkanie przesuwa się w obu kalendarzach. Bez żadnych maili.
• Gdy to Ty musisz przesunąć spotkanie, zmień termin na liście wydarzeń, a zcal wyśle gościowi mail z nowym terminem. Możesz też wysłać wzór 11 z linkiem do rezerwacji i pozwolić gościowi wybrać.
• Przypomnienia idą za nowym terminem. Gdy spotkanie się przesuwa, jego przypomnienia przesuwają się razem z nim. Gdy zostaje odwołane, żadne przypomnienie nie wychodzi.

Strona rezerwacji, potwierdzenia, przypomnienia i linki do zmiany terminu są dostępne w darmowym planie zcal. Wypróbuj zcal za darmo. Wiadomości wysyłane przed spotkaniem znajdziesz w naszych wzorach przypomnień o spotkaniu.

Często zadawane pytania