Round robin: czym jest planowanie rotacyjne i jak działa

Jeśli Twój zespół dzieli jedną skrzynkę z prośbami o demo, rozmowami z supportem czy rekrutacjami, znasz ten problem: jedna osoba tonie w spotkaniach, druga nie ma co robić, a ktoś traci czas na ustalanie, czyja teraz kolej. Round robin to rozwiązuje. Ten poradnik wyjaśnia, jak działa, na jakie sposoby narzędzie może wybrać kolejną osobę, kiedy warto go używać i jak go skonfigurować.

Szukasz czegoś innego? W informatyce round robin to sposób dzielenia czasu procesora: każde zadanie po kolei dostaje taki sam przedział czasu. „Spotkanie round robin” może też oznaczać dyskusję, w której każdy zabiera głos po kolei. Piszemy o tym na końcu. Ten poradnik dotyczy spotkań z klientami.

Czym jest planowanie round robin?

Nazwa round robin oznacza po prostu „po kolei”. Planowanie round robin to sposób rozdzielania rezerwacji w grupie osób, jedna po drugiej. Udostępniasz jeden link dla całego zespołu. Klient wybiera dowolny termin, w którym ktoś z zespołu jest wolny, a spotkanie trafia do osoby, której przypada kolej.

Zespoły używają go do:

• Prezentacji sprzedażowych: każdy lead szybko trafia do wolnego handlowca.
• Rozmów z supportem i wdrożeń: nikt nie dźwiga całego obciążenia sam.
• Pierwszych etapów rekrutacji: kandydaci rezerwują dowolny wolny termin w całym zespole rekrutacyjnym.
• Agencji i gabinetów: klienci rezerwują „konsultanta” lub „specjalistę”, a nie jedną konkretną osobę.

Jak round robin wybiera kolejną osobę

Nie każde narzędzie przydziela kolejkę w ten sam sposób. Oto 4 popularne metody:

Większość zespołów chce połączenia: kolejności, pomijania osób zajętych i możliwości nadania niektórym priorytetu przez menedżera. Tak właśnie działa zcal.

Przykład krok po kroku

Oto jak zcal rozdziela pierwsze 6 rezerwacji na nowym linku zespołu z 3 gospodarzami. Wszyscy troje mają ten sam priorytet, a Alex jest pierwszy na liście gospodarzy.

W praktyce liczą się jeszcze dwie zasady:

• Odwołana rezerwacja się nie liczy. Gdy klient odwoła spotkanie, ten gospodarz wraca wyżej w kolejce.
• Przełożone spotkanie zostaje u tego samego gospodarza. Klient wybiera nowy termin z kalendarza tej osoby, więc nikt nie musi powtarzać wstępu.

Round robin, spotkanie zbiorowe czy jeden na jeden

Round robin daje klientom najwięcej wolnych terminów, bo wolny musi być tylko jeden gospodarz. Spotkanie zbiorowe daje ich najmniej, bo wolni muszą być wszyscy.

Zalety i wady planowania round robin

Zalety:

• Sprawiedliwie z założenia. Spotkania rozkładają się same, bez liczenia przez kogokolwiek.
• Więcej terminów dla klientów. Klient widzi każdy termin, w którym ktokolwiek jest wolny, więc rezerwuje szybciej.
• Szybsza reakcja na leady. Nowy lead od razu umawia się z handlowcem, zamiast czekać, aż ktoś go przydzieli.
• Mniej podwójnych rezerwacji. Dobre narzędzie sprawdza kalendarz każdego gospodarza i pomija osoby zajęte.

Wady:

• Klient nie wybiera osoby. Jeśli klient chce rozmawiać z konkretnym handlowcem, wyślij mu jego własny link do rezerwacji.
• Nie każde spotkanie jest równe. 5 spotkań jednego gospodarza może dotyczyć dużych kontraktów, a drugiego samych małych. Patrz na wyniki, nie tylko na liczbę.
• Wymaga połączenia wszystkich kalendarzy. Jeśli brakuje kalendarza któregoś gospodarza, dostanie on spotkania, na które nie może przyjść.

Nasze zdanie: jeśli 2 lub więcej osób prowadzi ten sam rodzaj spotkań, używaj round robin. Ręczne rozdzielanie spotkań jest wolne i zawsze ktoś czuje się pokrzywdzony.

Jak skonfigurować round robin w zcal

Ręcznie oznacza to arkusz z kolejnością i mnóstwo wiadomości w stylu „możesz wziąć to spotkanie?”. zcal, darmowa aplikacja do planowania spotkań, robi to za Ciebie na linku round robin:

1. Utwórz zespół i zaproś gospodarzy. Każda osoba łączy swój kalendarz Google, Outlook lub Apple, dzięki czemu zcal wie, kiedy jest zajęta.
2. Kliknij Nowy link, wybierz zespół, a potem „Zaproszenie karuzelowe”.

3. Wybierz gospodarzy i ich priorytet. Nadaj każdej osobie niski, średni lub wysoki priorytet. Gospodarze z wysokim priorytetem dostają każde spotkanie, na które są wolni, a reszta dzieli się pozostałymi.

4. Ustaw długość, godziny i miejsce. Wybierz aplikację wideo każdego gospodarza, aby każde spotkanie dostało link do Zoom, Google Meet lub Microsoft Teams od osoby, która je prowadzi.
5. Udostępnij link. Umieść go na stronie, w e-mailach lub w wiadomościach po rozmowach sprzedażowych. Klienci widzą jedną stronę ze wszystkimi wolnymi terminami.

Round robin jest częścią zcal Pro, od $7 za użytkownika miesięcznie, oraz Business, od $12. Oba plany mają 14-dniowy darmowy okres próbny. Zobacz, jak to działa, na stronie planowanie rotacyjne.

Wskazówki, aby round robin działał sam

• Utrzymuj połączenie wszystkich kalendarzy. Round robin jest tak dobry, jak kalendarze, na których się opiera.
• Oszczędnie używaj priorytetów. Jeden lub dwóch gospodarzy z wysokim priorytetem w zupełności wystarczy. Jeśli wszyscy mają wysoki priorytet, to nikt go nie ma.
• Dodaj bufor. 10–15 minut przerwy daje każdemu gospodarzowi czas na notatki przed kolejną rozmową.
• Utwórz osobny link dla każdej długości spotkania. 30-minutowe demo i 60-minutowa szczegółowa rozmowa działają lepiej jako 2 linki niż jako jeden.
• Co miesiąc sprawdzaj liczby. Zobacz, kto dostał jakie spotkania, i zmień priorytety, jeśli ktoś zostaje w tyle.

Spotkania round robin, w których każdy mówi po kolei

„Spotkanie round robin” ma też drugie znaczenie: dyskusję, w której każdy zabiera głos po kolei, więc każdy zostaje wysłuchany. Ten format jest popularny przy statusach zespołu, burzach mózgów i retrospektywach.

Jak je poprowadzić:

1. Ustal jedno pytanie lub temat, na przykład „Co Cię w tym tygodniu blokuje?”
2. Ustal kolejność przed startem, na przykład alfabetycznie albo dookoła stołu.
3. Daj każdemu tyle samo czasu, na przykład 2 minuty, i użyj timera.
4. Bez przerywania. Pozostali zapisują pytania i zadają je po rundzie.
5. Domknij temat. Podsumuj najważniejsze punkty i uzgodnijcie kolejne kroki.

Często zadawane pytania