Oprogramowanie do planowania round robin dla zespołów
Planowanie round robin (rotacyjne), które sprawiedliwie rozdziela spotkania z klientami w Twoim zespole. Klienci widzą więcej wolnych terminów, a każda rezerwacja trafia do wolnego gospodarza.
Wypróbuj round robin za darmo
Zaufany przez wiodące marki, od szybko rozwijających się startupów po duże przedsiębiorstwa.
zcal to aplikacja do planowania spotkań dla osób i zespołów, a jej linki round robin rozdzielają spotkania za Ciebie. Round robin to planowanie rotacyjne: spotkania trafiają do członków zespołu po kolei. Udostępniasz jeden link do rezerwacji dla całego zespołu, klienci wybierają dowolny termin, w którym ktoś ma czas, a zcal przekazuje spotkanie właściwej osobie. Bez arkusza z kolejką i bez leadów, które czekają.
Spis treści
Jak to działa
1. Dodaj swój zespół
Utwórz zespół w zcal i zaproś osoby, które prowadzą te spotkania. Każda z nich łączy własny kalendarz Google, Outlook lub Apple, więc zcal zawsze wie, kto ma czas.
2. Wybierz gospodarzy i ich priorytet
Wybierz, kto prowadzi spotkania, i nadaj każdej osobie niski, średni lub wysoki priorytet. Gospodarze z wysokim priorytetem dostają spotkania jako pierwsi, gdy tylko mają czas, a pozostali dzielą się resztą.
3. Udostępnij jeden link
Umieść link zespołu na swojej stronie internetowej, w e-mailach lub w wiadomościach po rozmowach sprzedażowych. Klienci widzą każdy termin, w którym ma czas którykolwiek gospodarz, więc szybko znajdują termin.
4. zcal wybiera gospodarza
Gdy klient zarezerwuje termin, zcal przydziela spotkanie wolnemu gospodarzowi i dodaje je do jego kalendarza, z jego własnym linkiem do wideorozmowy. Klient dostaje zaproszenie i przypomnienia, a Twój zespół nigdy nie musi ustalać, kto jest następny.
Jak zcal decyduje, kto dostanie spotkanie
Sprawiedliwie nie znaczy losowo. Oto jak jeden link zespołu z trzema gospodarzami rozdziela pierwsze rezerwacje. Alex ma wysoki priorytet, a Jordan i Sam średni.
| Rezerwacja | Wolni w tym terminie | Kto dostaje spotkanie | Dlaczego |
|---|---|---|---|
| 1. | Alex, Jordan, Sam | Alex | Alex ma najwyższy priorytet |
| 2. | Jordan, Sam (Alex jest zajęty) | Jordan | Jordan i Sam mają ten sam priorytet i żaden z nich nie miał jeszcze spotkania |
| 3. | Jordan, Sam | Sam | Sam nie miał jeszcze spotkania |
| 4. | Jordan, Sam | Jordan | Jordan miał ostatnią rezerwację dawniej niż Sam |
| Przełożenie | — | Ten sam gospodarz | Przełożone spotkanie zostaje u swojego gospodarza |
Klienci nic z tego nie widzą. Widzą jedną stronę z każdym terminem, w którym ktoś ma czas, i rezerwują.
Round robin, wydarzenie zbiorowe czy wydarzenie grupowe?
Wszystkie trzy umieszczają więcej niż dwie osoby na jednym linku, ale służą do czegoś innego:
- Round robin: każde spotkanie trafia do jednego gospodarza z Twojego zespołu. Użyj go do prezentacji sprzedażowych, rozmów z obsługą klienta i pierwszych rozmów kwalifikacyjnych. Nasz poradnik wyjaśnia, jak działa planowanie round robin.
- Wydarzenie zbiorowe: każde spotkanie ma kilku gospodarzy, a klienci widzą tylko terminy, w których wszyscy mają czas. Użyj go do spotkania inauguracyjnego lub rozmowy z panelem rekrutacyjnym.
- Wydarzenie grupowe: jeden gospodarz, wielu gości w tym samym terminie. Użyj go do zajęć, warsztatów i webinarów.
Wszystkie trzy obok siebie znajdziesz w sekcji planowanie grupowe.
Dlaczego warto użyć zcal do round robin
Więcej terminów dla Twoich klientów
Klient widzi każdy termin, w którym ma czas którykolwiek gospodarz, a nie tylko kalendarz jednej osoby. Więcej wolnych terminów oznacza więcej rezerwacji i mniej leadów, które się poddają.
Sprawiedliwie od razu
Bez priorytetów zcal po prostu działa po kolei: następne spotkanie dostaje gospodarz, który najdawniej miał rezerwację. Nikt nie musi prowadzić rachunku.
Priorytety, gdy ich potrzebujesz
Chcesz, aby Twoi najlepsi handlowcy byli na każdej prezentacji, na którą mają czas? Nadaj im wysoki priorytet. Nowi pracownicy z niskim priorytetem przejmują nadmiar, gdy się wdrażają.
Kalendarz każdego gospodarza sprawdzony
Każdy gospodarz łączy własne kalendarze. zcal sprawdza je wszystkie, zanim zaproponuje termin, więc nikt nie zostanie zapisany na spotkanie, na które nie może przyjść.
Własny link do wideorozmowy każdego gospodarza
Ustaw jako miejsce spotkania aplikację wideo każdego gospodarza, a każde spotkanie dostanie link do Zoom, Google Meet lub Microsoft Teams od gospodarza, który je prowadzi.
Przełożenia zostają na miejscu
Gdy klient przesuwa spotkanie, zostaje ono u gospodarza, którego już poznał. Bez przekazywania i bez powtarzania przedstawiania się.
Przypomnienia, które ograniczają nieobecności
Każda rezerwacja dostaje przypomnienia e-mailem, a w planie Pro możesz też wysyłać klientom SMS-y. Na linkach zespołowych zcal pobiera kredyty SMS od gospodarza, który wykorzystał ich najmniej.
Kto korzysta z planowania round robin
Zespoły sprzedażowe
Umieść jeden link „Umów prezentację” na swojej stronie internetowej, a każdy lead szybko trafi do handlowca, który ma czas. Gorące leady nie czekają, aż ktoś je przydzieli.
Customer success i obsługa klienta
Rozdzielaj rozmowy wdrożeniowe i rozmowy z obsługą klienta w całym zespole, aby nikt nie dźwigał całego ciężaru sam.
Zespoły rekrutacyjne
Rozłóż wstępne rozmowy między rekruterów i pozwól kandydatom zarezerwować dowolny wolny termin, zamiast czekać na e-mail.
Agencje i firmy doradcze
Daj klientom jeden link do rozmowy strategicznej, a poprowadzi ją ten, kto ma czas.
Jak sprawić, by round robin działał sam
- Utrzymuj połączone wszystkie kalendarze. Round robin jest tylko tak dobry, jak kalendarze, na których się opiera. Poproś każdego gospodarza o połączenie każdego kalendarza, którego używa.
- Używaj priorytetów z rozwagą. Jeden lub dwóch gospodarzy z wysokim priorytetem w zupełności wystarczy. Jeśli wszyscy mają wysoki priorytet, to tak, jakby nie było priorytetów.
- Dodaj bufor. 10–15 minut przerwy między spotkaniami daje każdemu gospodarzowi czas na notatki przed następną rozmową.
- Używaj jednej długości spotkania na link. Utwórz jeden link na 30-minutową prezentację, a drugi na 60-minutową szczegółową rozmowę, aby każdy termin pasował do spotkania.
Więcej sposobów na planowanie w zespole
- Planowanie grupowe. Ankiety, wydarzenia grupowe, zbiorowe i round robin obok siebie.
- Strony rezerwacji. Daj każdej osobie w zespole własny link do rezerwacji.
- Przypomnienia SMS. Wyślij klientom SMS przed każdym spotkaniem, aby mniej z nich je opuściło.
- Ankiety spotkań. Znajdź termin wewnętrznego spotkania z całym zespołem.
Często zadawane pytania
Czym jest planowanie round robin?
Planowanie round robin rozdziela spotkania w zespole jedno po drugim, tak aby każdy dostał sprawiedliwą część. Klient rezerwuje termin na jednym linku zespołu, a spotkanie trafia do gospodarza, który ma wtedy czas. To popularne rozwiązanie przy prezentacjach sprzedażowych, rozmowach z obsługą klienta i wstępnych rozmowach rekrutacyjnych.
Jak zcal wybiera, kto dostanie spotkanie?
zcal sprawdza, którzy gospodarze mają czas w terminie wybranym przez klienta. Spośród nich pierwszeństwo mają gospodarze z najwyższym priorytetem. Wśród gospodarzy z tym samym priorytetem pierwszy jest gospodarz bez spotkań na tym linku, a potem spotkanie dostaje ten, kto najdawniej miał rezerwację.
Czy mogę dać niektórym członkom zespołu więcej spotkań?
Tak. Nadaj im wysoki priorytet, a dostaną każde spotkanie, na które mają czas. Gospodarze ze średnim lub niskim priorytetem biorą spotkania, których nie mogą wziąć gospodarze z wysokim priorytetem.
Czy klienci mogą wybrać, z kim się spotkają?
Na linku round robin gospodarza wybiera zcal. Jeśli klient chce konkretnej osoby, udostępnij mu zamiast tego własny link do rezerwacji tej osoby.
Co się dzieje, gdy klient przekłada spotkanie?
Spotkanie zostaje u tego samego gospodarza. Klient wybiera nowy termin spośród wolnych terminów tego gospodarza, a kalendarze innych się nie zmieniają.
Czy round robin działa z Kalendarzem Google i Outlookiem?
Tak. Każdy gospodarz łączy własne kalendarze Google, Outlook lub Apple, tyle, ile używa. zcal sprawdza je wszystkie, zanim zaproponuje termin, i dodaje każde spotkanie do kalendarza gospodarza.
Ile kosztuje planowanie round robin?
Round robin jest częścią zcal Pro, od $7 za użytkownika miesięcznie, i Business, od $12 za użytkownika miesięcznie. Pro obejmuje jeden zespół, a Business nie ma limitu zespołów. Oba mają 14-dniowy darmowy okres próbny.
